9 Réunions Facilitation Skills for Managers

Les réunions peuvent être des occasions de partager des idées, de discuter des défis et de définir des plans d'action, ou elles peuvent finir par devenir des gaspilleurs de temps improductifs. Malheureusement, les gestionnaires sont souvent les principaux contributeurs au dysfonctionnement du processus de réunion.

Cet article propose des idées pour les gestionnaires de tous les niveaux afin de renforcer leurs compétences en matière de facilitation des réunions afin d'améliorer la productivité des réunions.

Là où les gestionnaires se trompent avec les réunions

De nombreux managers pensent savoir "diriger" une réunion.

Ils établissent l'ordre du jour, font tout le monde et prennent toutes les décisions. Bien que cela puisse sembler facile et efficace pour les gestionnaires, c'est souvent un gaspillage du temps des gens, et cela ne tire pas parti du potentiel créatif de l'équipe. En fait, cela a l'effet contraire, car les employés ont tendance à se retirer, renvoyant au gestionnaire qui veut clairement être en charge.

Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles les gestionnaires n'impliquent pas davantage leurs employés dans les réunions, y compris:

• Peur de se laisser aller.
• La fausse croyance que parce qu'ils sont en charge, ils doivent fournir toutes les réponses.
• Un manque de confiance dans les capacités ou les compétences de résolution de problèmes de leurs employés.
• Un manque de compétences en animation de réunion.

Alors que les trois premiers éléments sont des comportements de mauvais gestionnaires, le dernier, les compétences de facilitation, peut être appris et renforcé avec la pratique.

Renforcer vos capacités de facilitation de réunion

Par définition, faciliter les moyens, Pour rendre plus facile ou moins difficile; aidez . «Pour qu'un gestionnaire puisse animer une réunion (au lieu de la gérer), il doit être prêt à abandonner son pouvoir et être ouvert à différents résultats et approches.

La facilitation d'une réunion appropriée consiste à impliquer tout le monde dans l'identification et la résolution des problèmes. Les équipes développeront presque toujours des solutions meilleures et plus créatives que n'importe quel autre gestionnaire et seront plus susceptibles de soutenir la mise en œuvre des solutions.

Voici neuf compétences requises pour animer une réunion, qui peuvent toutes être apprises et améliorées avec la pratique:

1. Planification de l'ordre du jour. Une réunion de collaboration commence par la planification de l'agenda. Sélectionner les sujets qui invitent à la participation, i. e. , un problème à résoudre est beaucoup plus engageant que les sujets "informatifs". Cependant, il faut prévoir suffisamment de temps pour permettre la participation du groupe.
2. Environnement et climat. La logistique compte! Lorsque les gens sont mal à l'aise, ne peuvent pas se voir, ne peuvent pas entendre ou ont faim, les résultats de la réunion en souffriront. Apprenez à utiliser la logistique comme moyen d'encourager la participation et d'éliminer les obstacles.
3. Poser des questions. Les bonnes questions stimulent la discussion.L'article «70 questions de coaching génial utilisant le modèle GROW» offre des outils de discussion exceptionnels
4. Écoute active Lorsqu'un manager paraphrase, vérifie la compréhension et pose des questions de suivi, il encourage une plus grande participation et Dans «Comment devenir un meilleur auditeur», je partage des idées sur le renforcement de vos capacités d'écoute active.
5. Brainstorming La plupart des gens pensent qu'ils savent déjà comment faire un brainstorming. Dans un trop grand nombre de contextes, l'efficacité du remue-méninges est réduite par une mauvaise gestion des processus, de fortes pressions sociales ou politiques et de piètres capacités de facilitation: beaucoup de gens n'ont jamais vraiment expérimenté le pouvoir d'une séance de brainstorming bien menée. une séance de remue-méninges "pour ce qu'il ne faut pas faire - alors faites le contraire!
6. Conscience-building skills Le consensus ne signifie pas que tout le monde doit être d'accord avec une décision. a eu l'occasion de partager leurs points de vue et de proposer des idées. Une facilitation appropriée guidera le groupe du partage d'idées à l'élaboration d'une décision efficace. Atteindre un consensus prend plus de temps, mais gagnera généralement plus d'adhésion du groupe dans son ensemble. Cependant, rappelez-vous que le consensus n'est pas le but ultime. Une décision efficace pour le problème en question est la question la plus importante. Voir un Cadre de prise de décision par consensus en six étapes pour en savoir plus sur la façon de diriger une équipe grâce à un processus décisionnel consensuel.
7. Résolution de conflits. Chaque fois qu'il y a beaucoup de gens impliqués dans la résolution d'un problème, le conflit est inévitable. En fait, le conflit sur la tâche ou le problème est considéré par les chercheurs de l'équipe comme faisant partie du processus de prise de décision efficace. Un manager doit apprendre à exploiter la puissance du conflit de manière positive. Voir: "Résolution de conflits pour les petits groupes".
8. Compétences en communication non verbale. Alors que les chercheurs se disputent sur les pourcentages exacts, la plupart seraient d'accord que plus de 50% de la communication est non verbale. Un gestionnaire doit être capable de lire le ton et le langage corporel du groupe afin d'évaluer son niveau d'engagement, sa franchise et son engagement.
9. Enregistrement. La facilitation de groupe habile implique de savoir quand se tourner vers un tableau de conférence ou un tableau blanc pour capturer ce que les gens disent. Ce faisant, les gens ont l'impression que leurs idées sont entendues et sont valorisées, et constituent un dossier précieux à utiliser pour la planification et le suivi des actions.

The Bottom Line:

Le temps est un atout précieux dans la vie et au travail. Efforcez-vous de gérer les réunions pour une efficacité et une efficacité optimales. Apprendre, pratiquer et appliquer les neuf compétences de facilitation identifiées ci-dessus est un excellent point de départ.

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Mis à jour par Art Petty