En quoi la facilitation est-elle utile aux employeurs?

La facilitation est un processus que les formateurs, les bâtisseurs d'équipe, les responsables de réunions, les gestionnaires et les communicateurs utilisent pour ajouter du contenu, des processus et une structure aux besoins d'une personne, d'un groupe ou d'une équipe. Dans une description générale, la facilitation est utilisée pour aider un groupe de personnes à atteindre leur objectif, la raison pour laquelle ils organisent la réunion.

La facilitation est assurée par une personne, appelée facilitatrice, qui dirige des paires de personnes ou de groupes pour obtenir des connaissances et de l'information, travailler en collaboration et atteindre leurs objectifs.

Un facilitateur devrait ajouter une grande valeur à toute séance ou réunion de planification de groupe car le facilitateur garde le groupe sur la tâche, se déplaçant ensemble dans la même direction et s'assure de la participation de chaque membre du groupe.

Facilitation de groupe

La facilitation pour les groupes ou les équipes est assurée par des personnes internes ou externes qualifiées en:

• Présenter le contenu et l'information,
• Concevoir et formuler un processus qui aide un groupe à atteindre ses objectifs,
• Fournir une structure appropriée pour une réunion, une séance de formation ou de team building, ou un autre travail événement, afin que la mission du groupe soit accomplie pendant la session,
• Promouvoir la responsabilité partagée pour les résultats de la réunion, et,
• tirer des participants les réponses à leurs questions, les décisions nécessaires et les solutions aux problèmes .

Facilitation individuelle

Avec des objectifs similaires à ceux de la facilitation de groupe, la facilitation pour les individus est le plus souvent fournie lorsque deux employés ou plus sont confrontés à un conflit, un désaccord, un besoin de se fixer des objectifs mutuels ou le désir de débriefer un projet, un processus ou une expérience.

Un facilitateur qualifié peut fournir la structure, le contenu et le processus requis par les employés pour parvenir à une solution mutuellement satisfaisante de leurs problèmes.

Caractéristiques des personnes qui facilitent la facilitation

La facilitation est une compétence apprise qui convient le mieux aux personnes qui présentent des caractéristiques telles que:

• Fortes aptitudes en leadership de groupe,
• Connaissance approfondie des processus et structures de groupe, > Connaissance de la dynamique de groupe et interpersonnelle et compréhension de la communication verbale et non verbale,
• Capacité de présenter de façon créative le contenu de la formation et du travail d'équipe de façon à encourager la participation des participants,
• Empathie pour les personnes et leurs situations, Capacités d'écoute et de communication puissantes, et
• Capacité de structurer des interventions de groupe et des événements pour produire les résultats souhaités pour le groupe.
• La facilitation est un outil puissant qui aide les individus et les groupes à atteindre plus efficacement leur objectif.Sous la direction d'un animateur qualifié (celui qui fournit des services de facilitation), les réunions, les séances de consolidation d'équipe et les cours de formation donnent des résultats impossibles sans la facilitation.
• Laissés à eux-mêmes, les participants de groupe et d'équipe manquent souvent des compétences, de la permission et du soutien nécessaires pour faciliter efficacement leurs propres processus de travail.

Traiter des conversations contradictoires dans des réunions en utilisant une facilitation efficace

Vous voulez développer des relations de travail efficaces avec les gens au travail? Une interaction efficace avec les gens dans les réunions d'affaires peut contribuer à des relations de travail efficaces.

La facilitation de groupe efficace dans les réunions gère l'interaction des personnes difficiles qui tiennent des conversations concurrentes.

Les conversations hors sujet entre deux ou plusieurs membres de la réunion perdent du temps, inhibent les progrès du groupe et limitent les contributions des individus à la réunion d'équipe dans son ensemble.

Ils sont source de distraction pour les participants aux réunions qui souhaitent participer à toutes les interactions de l'équipe. Les gens commencent à sentir que les réunions sont une perte de temps si les conversations secondaires sont autorisées à continuer et cela devient une prophétie auto-réalisatrice. Ils cessent de se préparer pour des réunions dont ils savent qu'ils vont sortir du sujet et être dispersés.

De plus, des conversations contradictoires dans plusieurs petits groupes, même lorsqu'elles sont sur le sujet, privent les membres de l'équipe de la perspicacité ou des connaissances dont discutent les membres de l'équipe. Non seulement cela peut entraîner des idées limitées, mais vous pouvez vous ouvrir à des accusations de discrimination raciale et de genre.

Si les personnes ayant des conversations parallèles sont d'une race ou d'un sexe différent de ceux qui attendent que la réunion revienne sur le sujet, les participants peuvent croire qu'une discrimination est en train de se produire.

Que vous soyez le responsable de la réunion, un responsable ou un membre du groupe, vous pouvez utiliser les idées suivantes pour rassembler le groupe lorsque les membres du groupe organisent plus d'une discussion à la fois.

Recommandations pour la gestion des conversations concurrentes

Utilisez une communication non verbale:

Regardez un moment les participants. Soulevez vos sourcils en regardant ou faites signe aux participants. Arrêtez la personne qui a la parole pendant une minute pendant que les autres participants rejoignent le groupe. N'ayez pas peur de le faire. Cela fait partie du travail d'un gestionnaire ou d'un chef d'équipe de contrôler les réunions.

• Posez une question. Appelez l'un des membres du groupe participant à la conversation en cours. Avec un bref résumé de la discussion qui a eu lieu au cours de la réunion dans son ensemble, demandez son opinion. Demandez-lui de partager ses idées avec le reste des participants à la réunion.
• Dis, "Je crois que nous serions tous intéressés par vos pensées sur cette question, John." Cela peut être un peu inconfortable pour vous, mais il sert deux objectifs: il amène la conversation parallèle à la conversation principale et il fait savoir à tout le monde que le comportement n'est pas permis. Personne ne peut se plaindre que le patron a posé une question, ou dire que vous les avez réprimandés. Intervient verbalement.
  Demandez directement aux membres du groupe participant à la conversation en compétition de rejoindre la discussion de groupe, sans utiliser le sarcasme ou la colère. Dire, "J'ai peur que nous manquions de bonnes idées quand tout le monde parle à la fois Je sais que je ne peux pas garder une trace de toutes ces pensées." En général, il est préférable d'utiliser cette tactique comme deuxième ou troisième tentative pour attirer les gens. C'est direct et très efficace, mais cela peut embarrasser les membres de l'équipe.
• Établir un signal de groupe. Le signal de groupe rappelle aux participants de tenir une discussion à la fois. Un signal qui fonctionne efficacement consiste à faire un signe de non-verbal suivi d'un index pour indiquer une réunion. S'il y a une bonne relation entre les membres de l'équipe, une blague peut aussi être un outil efficace. "Hey, John et Jane, arrête d'essayer de planifier ta prise de contrôle du monde et reviens à la réunion! "
• Conclusion sur les conversations concurrentes dans les réunions d'affaires Les gens passent des heures de leur semaine de travail à assister à des réunions d'affaires, il est de votre responsabilité en tant que manager ou responsable de réunion de s'assurer qu'ils utilisent bien leur temps. Le contrôle des conversations secondaires peut garantir que la réunion reste sur le sujet et produit un travail de qualité.

Une gestion efficace des réunions préserve leur temps. Gérer des conversations contradictoires dans les réunions permet d'établir des relations de travail positives. Les collègues estiment que leur temps et leurs contributions sont appréciés et respectés lorsque les relations interpersonnelles dans les réunions sont bien gérées.