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Les événements d'entreprise sont amusants à planifier, et les idées et les lieux de réflexion apportent un niveau de créativité que de nombreux organisateurs d'événements d'entreprise apprécient. Malheureusement, ces idées peuvent s'arrêter net une fois que les chiffres du budget ont été atteints et que la réalisation de votre budget d'événement ne correspond pas à la vision de l'événement.
Cependant, la créativité ne s'arrête pas au processus de planification d'un événement. Il est également nécessaire de planifier un événement réussi avec un budget limité.
Voici quelques conseils pour les planificateurs d'événements d'entreprise:
1. Connaissez votre budget
Avant de planifier votre événement d'entreprise, déterminez votre budget. Aucun sens de passer votre temps à rassembler des idées et des lieux potentiels que vous ne pouvez pas vous permettre. Doter les coûts alloués pour:
- Restauration
- Divertissement
- Lieu
- Conférenciers invités
- Décorations
- Autres accessoires
Le savoir avant de commencer à planifier vous aidera à rester dans vos limites.
2. Ne négligez pas ces éléments budgétaires
Lors de la planification d'un événement d'entreprise, veillez à inclure les coûts pour les éléments suivants:
- Impression de documents, présentations
- Coûts de signalisation et bannières
- Coûts marketing et promotionnels < Services d'inscription sur place
-
Le champagne a-t-il un goût pour le budget de la bière? Ne désespère pas. Épargnez-vous la frustration d'essayer de planifier un grand événement budgétaire avec un petit budget d'événement. Acceptez le budget que vous avez. Au lieu d'être frustré par le manque de ressources, faites preuve de créativité.
Il existe de nombreuses façons pour les planificateurs d'événements d'entreprise de planifier des événements réussis et mémorables avec des fonds limités.
4. Soyez flexible lorsque vous négociez votre lieu
Si possible, soyez flexible lorsque vous négociez avec un lieu. Considérez quelques dates potentielles pour votre événement d'entreprise et demandez si l'hôtel a des ouvertures au cours de cette période.
Les hôtels offrent souvent des prix réduits pour remplir une période autour de votre date cible et vous pouvez négocier de meilleurs tarifs si vous pouvez contourner leurs heures de pointe.
De plus, s'il y a plusieurs endroits dans la région qui correspondent à vos besoins, utilisez-le à votre avantage. Lors de la compétition pour les affaires de votre entreprise, les sites peuvent négocier sur le prix et sous-louer d'autres installations dans la région pour gagner votre entreprise.
5. Évitez les repas assis
Si vous servez de la nourriture lors de votre événement corporatif, il est beaucoup plus rentable de servir un repas de type buffet plutôt qu'un repas assis. Les buffets non seulement éliminent le coût des serveurs et du service de table, mais vous pouvez également réduire l'argent dépensé pour la nourriture elle-même.
Si vous voulez que les invités se rencontrent et se rencontrent, pensez à servir des amuse-gueules et à réduire la quantité d'espace pour s'asseoir et manger.Lorsque les invités sont debout et ont de petites assiettes, ils mangent moins et passent plus de temps à discuter.
Les bars complètement ouverts peuvent vous couper le fil de votre budget, alors pensez à limiter la barre à la bière, au vin, au soda et au jus.
6. Réservez des conférenciers dès le début
Comme les billets d'avion et les chambres d'hôtel, les frais de conférencier ont tendance à grimper au fur et à mesure que vous vous rapprochez de l'engagement. Réservez tôt pour obtenir le meilleur taux.
Faites un peu de recherche et voyez s'il y a un conférencier approprié qui sera déjà dans votre région à ce moment-là. Ils peuvent offrir un taux réduit et vous pouvez économiser sur les frais de transport et d'hébergement.
7. Envisagez d'utiliser des sponsors
Dans le monde d'aujourd'hui, il y a des sponsors partout, des arènes et des salles de concert aux événements sportifs eux-mêmes. Envisagez d'utiliser des sponsors pour vous aider à compenser les coûts de votre événement. Les sociétés étroitement liées à votre entreprise ou à votre secteur d'activité peuvent souhaiter la possibilité de promouvoir leur nom auprès de votre audience. Assurez-vous qu'il correspond bien à votre entreprise et à la clientèle lors de votre événement d'entreprise, et explorez ce qu'ils offriront en échange de l'exposition.
8. Soyez vigilant dans le suivi de vos dépenses
Dans la planification d'événements d'entreprise, vous aurez probablement une équipe composée de plusieurs personnes responsables de tâches individuelles.
Gardez un oeil sur toutes ces personnes concernant leurs dépenses. Communiquez clairement vos directives budgétaires et faites preuve de diligence dans le suivi des dépenses. Demandez des rapports réguliers sur les achats effectués et établissez des lignes directrices pour lesquelles les dépenses doivent être approuvées par vous avant d'être faites. C'est un domaine de la planification d'événements d'entreprise où le contrôle est essentiel pour maintenir vos dépenses dans le budget de votre événement.
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