Liste de contrôle pour les déclarations de revenus des nouveaux déclarants

C'est votre première année en affaires et le temps des impôts est arrivé. Comment un nouveau propriétaire d'entreprise se prépare-t-il à produire ces déclarations avec précision, en temps opportun et de manière à obtenir le maximum de remboursement de l'impôt des sociétés possible?

Voici sept facteurs clés à prendre en compte lors du dépôt de votre première déclaration de revenus d'entreprise.

1. Examinez complètement le formulaire

Jetez d'abord un coup d'œil à la copie de la déclaration de revenus que vous allez produire pour voir quels éléments de la déclaration vous devrez remplir avec les montants.

De plus, si des questions sont posées dans la déclaration, assurez-vous d'avoir les réponses à ces questions. Ceux-ci pourraient inclure la nature de l'entreprise, est-il votre première année en affaires, et votre lieu d'affaires.

Assurez-vous que votre plan comptable comporte les catégories de revenus et de dépenses qui conviennent pour gérer votre entreprise et produire correctement vos déclarations. Bien que toutes les entreprises doivent tenir des registres complets et exacts, bon nombre d'entre elles n'atteignent pas ce mandat sans un effort pour s'assurer qu'elles se conforment à la loi.

2. Base comptable

Une décision que le propriétaire doit prendre est de savoir s'il faut préparer les déclarations de revenus sur la base de la comptabilité de caisse ou de comptabilité d'exercice. Selon la méthode de la comptabilité de caisse, les produits sont constatés lorsqu'ils sont perçus et les charges sont constatées lorsqu'elles sont payées. Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, le revenu est comptabilisé lorsqu'il est gagné et les charges sont comptabilisées lorsqu'elles sont engagées. Bien que les prêteurs préfèrent généralement voir les états financiers selon la méthode de la comptabilité d'exercice, les déclarations de revenus peuvent toujours être établies selon la comptabilité de caisse, même si les états financiers sont préparés selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

Une nouvelle entreprise pourrait avoir plus de dépenses impayées que le revenu non recouvré à la fin de l'année, et pourrait donc envisager de prendre ces dépenses nettes additionnelles en déduction. Cela se ferait en sélectionnant la base de comptabilité d'exercice. Toutefois, dans les années ultérieures où l'entreprise est rentable, les débiteurs devraient être supérieurs aux créditeurs, et l'entreprise enregistrerait donc un revenu net supplémentaire et paierait plus d'impôts si elle avait choisi la base d'exercice au lieu de la comptabilité de caisse.

Une fois que vous aurez pris la décision sur quelle base utiliser, vous resterez avec elle tout au long de la vie de votre entreprise, bien que les changements soient autorisés. Certaines entreprises, y compris celles dont les revenus ou les stocks sont plus élevés, doivent choisir la base de comptabilité d'exercice.

3. Méthode d'amortissement

La prochaine décision à prendre en compte est la méthode d'amortissement à utiliser. L'Internal Revenue Service permet une déduction de la première année de jusqu'à 100 000 $ pour la plupart des meubles et de l'équipement, au lieu de déduire le coût sur cinq ou sept ans. Ainsi, la plupart des propriétaires d'entreprise choisissent généralement de prendre la première année radier.

Cependant, les entreprises sans profits ne peuvent pas déduire la déduction pour amortissement de la première année, bien qu'elles puissent la reporter sur les années rentables.Une entreprise à ses débuts pourrait envisager de prendre le chemin d'amortissement plus lent de sorte que la plupart des déductions seront disponibles lorsque l'entreprise a un revenu et est une tranche d'imposition plus élevée que dans la phase de démarrage.

4. Déduction pour bureau à domicile

Les propriétaires uniques d'entreprises à domicile devraient envisager de déduire une partie de leur résidence comme déduction d'entreprise. Pour réussir dans ce domaine très contesté, le secteur d'activité utilisé à la maison doit être utilisé exclusivement pour les entreprises.

Le propriétaire de l'entreprise mesurait à la fois la superficie de la maison utilisée pour les affaires et la superficie totale de la maison. Le pourcentage résultant de l'utilisation commerciale serait appliqué aux frais de bureau à domicile pour déterminer le montant à déduire. Si l'entreprise a subi une perte, la déduction pour entreprise à domicile n'est pas permise mais peut être reportée.

Afin de tenir correctement compte de l'utilisation professionnelle de la maison, le propriétaire de l'entreprise doit d'abord déduire le pourcentage des taxes foncières et des intérêts hypothécaires qui seraient autrement pris en déduction détaillée. S'il reste des profits, les autres dépenses de la maison, comme l'aménagement paysager, et les réparations résidentielles générales seront attribuées à la partie affaires et personnelle, et une déduction sera accordée pour la partie affaires.

Enfin, s'il y a encore un bénéfice, l'amortissement sur la maison est autorisé sur la partie affaires.

Pour calculer l'amortissement, le coût de la maison doit être réparti entre le coût du terrain (qui n'est pas déductible) et le bâtiment. Le bâtiment doit ensuite être réparti entre les parties affaires et personnelles selon le pourcentage calculé précédemment. La déduction pour amortissement qui en résulte est ensuite radiée sur une période de près de quarante ans, et la dépense d'amortissement annuelle réelle ne dépasse habituellement pas quelques centaines de dollars.

5. Rémunération des non-employés

Une autre partie des déclarations de revenus de fin d'année est l'examen des entrepreneurs indépendants que vous avez payés pour voir si le gouvernement doit être informé de la rémunération des non-employés. Vos employés reçoivent un formulaire W-2 pour identifier leur revenu et leur retenue à la source. De même, vos entrepreneurs qui gagnent 600 $ (à compter de l'année d'imposition 2004) ou plus recevront le formulaire 1099-MISC de votre part, et les gouvernements fédéral et des États recevront également une copie.

Les entrepreneurs qui sont des sociétés sont exemptés de recevoir ce formulaire, mais les sociétés de personnes et les sociétés à responsabilité limitée comptant plus d'un membre doivent les recevoir. Si vous attendez la fin de l'année pour obtenir le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'identification de l'employeur, vous pourriez ne pas obtenir les informations requises. Demandez à vos entrepreneurs de remplir le formulaire W-9 pour vous donner les informations nécessaires.

6. Frais d'automobile

Les frais d'automobile peuvent représenter une dépense importante pour une entreprise nouvelle ou existante. Le propriétaire de l'entreprise devrait tenir un journal automatique pour savoir où et quand il s'est rendu, qui a été vu et s'il y avait un but commercial dans le voyage.Bien que certaines personnes effectuent un suivi de l'utilisation des affaires, je recommande de conserver le registre de toutes les dépenses automobiles, puisque celles qui détaillent leurs déductions peuvent également déduire le transport comme frais médicaux et comme déduction de contribution de bienfaisance si elles sont actives dans un organisme de bienfaisance. Les déclarations d'impôt des entreprises voudront savoir quand vous avez placé le véhicule en service, et le montant de l'entreprise, les trajets quotidiens et les miles personnels pour chaque véhicule pour l'année.

7. Impôt sur le travail indépendant

Les entrepreneurs individuels rentables sont parfois surpris de constater que l'impôt sur le travail indépendant (sécurité sociale et assurance-maladie pour les travailleurs autonomes) peut être négligé et peut représenter une partie importante de leur facture fiscale totale. Assurez-vous de calculer ces taxes dans le cadre de vos impôts totaux estimés lorsque vous payez des estimations trimestrielles. Aussi, préparez-vous à la surprise du 15 avril. Non seulement le solde est dû pour les impôts de l'année dernière, mais il est également dû au premier trimestre de l'impôt de l'année suivante. Les flux de trésorerie doivent être surveillés pour que ces fonds soient disponibles.

Cette liste ne couvre que quelques-uns des nombreux éléments qu'un nouveau propriétaire d'entreprise devrait prendre en compte pour préparer la déclaration de taxe professionnelle initiale. Ceux qui travaillent avec les préparateurs de la taxe professionnelle devraient également consulter avec eux pour déterminer dans quel format les données de l'entreprise doivent être transmises à eux pour la préparation de vos déclarations.
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Joseph L. Rosenberg est expert-comptable agréé à Florham Park, New Jersey, spécialisé dans le travail avec les entrepreneurs et les propriétaires de petites entreprises. Il peut être contacté au (973) 443-4332 ou josephlrosenbergcpa @ consultant. com.