Ce que les organismes sans but lucratif doivent faire pour se conformer à la CAN-SPAM ACT

Email, à ses débuts, était comme le Far West. Presque tout est arrivé.

Heureusement, la loi CAN-SPAM est devenue loi en 2004 pour réduire les courriels trompeurs.

Depuis lors, les destinataires d'e-mails sont généralement tenus de s'inscrire deux fois, de se désinscrire des listes facilement et de recevoir beaucoup moins d'e-mails avec des lignes d'objet décevantes.

Savez-vous ce que signifie CAN-SPAM? C'est un twister de la mâchoire. Le nom complet de cette loi est «Loi sur la maîtrise de la pornographie et de la commercialisation de matériel non sollicité». "Dieu merci, ils l'ont raccourci!

Alors qu'est-ce que cela a à voir avec les organisations à but non lucratif?

CAN-SPAM s'applique principalement aux e-mails commerciaux. Mais les organismes sans but lucratif pourraient tomber sous son parapluie si votre organisation commercialise des produits (articles de boutique de cadeaux, livres, séminaires par exemple) que les gens achètent. Ou si un sponsor d'entreprise est impliqué dans tout ce que votre organisation envoie par e-mail.

En outre, l'ACT ne contient aucune exemption spécifique pour les organismes sans but lucratif. Vous aussi, vous pourriez vous retrouver avec une grosse amende si vous franchissez la ligne.

En pratique, nous devrions tous suivre les règles CAN-SPAM. Ils sont devenus les meilleures pratiques pour le courrier électronique et fonctionnent incroyablement bien.

Ce qu'un organisme sans but lucratif devrait faire pour se conformer à la norme CAN-SPAM

• Fournir un avis clair et visible sur la possibilité de se désengager. L'avis doit figurer dans chaque message électronique et doit être fourni à toutes les personnes qui reçoivent le message.
• Fournissez une option de désactivation dans chaque message électronique, telle qu'une adresse e-mail de retour ou une autre fonction Internet. N'envoyez pas d'offres subséquentes plus de dix jours ouvrables après qu'un destinataire a demandé de ne plus recevoir de courriels. Si le destinataire a opté pour un retrait, l'expéditeur ne peut pas louer, échanger ou autrement transférer ou libérer l'adresse e-mail du destinataire.

• Indiquez une adresse postale physique valide de l'expéditeur.
• S'il y a une publicité dans votre courriel, vous devez être clair que l'email est un. Utilisez des expressions telles que «vous pourriez être particulièrement intéressé par cette offre» dans la copie du corps de l'e-mail.
• Fournissez une ligne "de" indiquant clairement et clairement l'expéditeur. Cela rassure les supporters et les donateurs que l'email provient d'une organisation de confiance.
• Utilisez une ligne d'objet qui n'est pas trompeuse sur ce qui est contenu dans l'e-mail.
• Les organismes sans but lucratif, en particulier, devraient s'assurer que chaque abonné a opté, de préférence deux fois. Cela signifie envoyer à l'abonné un moyen de confirmer son abonnement. C'est sûr, et certaines personnes ne réussiront pas la deuxième étape. Fais-le quand même. Les abonnés sont moins susceptibles de se plaindre qu'ils ne se sont jamais inscrits.

Heureusement, toutes les entreprises légitimes de marketing par courriel (où vous pouvez stocker votre liste, concevoir des appels de collecte de courriels et des bulletins d'information, et envoyer des courriels de masse) sont configurées pour vous aider à vous conformer à CAN-SPAM.

Travaillez avec les exigences de votre fournisseur d'email et vous devriez être en sécurité. Si votre revendeur de courrier électronique n'exige pas des choses qui suivent CAN-SPAM, comme demander votre adresse physique à mettre à la fin de vos emails, trouvez un fournisseur qui se conformera. Si votre fournisseur glisse, vous êtes responsable.

Que signifie "Opt-In"?

Il est important que les organismes sans but lucratif comprennent «opt-in» pour éviter les ennuis. Il existe deux types:

Autorisation express - Un bon exemple de permission expresse est quand quelqu'un vous donne son adresse e-mail parce qu'il veut recevoir un e-mail de votre part. Cela se produit le plus souvent lorsque quelqu'un visite votre site Web et laisse son adresse e-mail dans votre boîte d'inscription pour recevoir votre newsletter par e-mail.

La meilleure pratique consiste à envoyer immédiatement un e-mail et à demander à l'abonné de vérifier qu'il a accepté de répondre à cet e-mail.

Autorisation implicite - Des exemples de ce type de permission seraient quand un donateur fait un don via votre page de don et partage son adresse e-mail avec vous sur ce formulaire. Ou lorsque vous échangiez des cartes de visite entre vous lors d'un événement.

Qu'il y ait une permission expresse ou une permission implicite, n suppose toujours quelque chose . Toujours préciser sur quel formulaire est rempli qu'en laissant une adresse e-mail les destinataires acceptent de recevoir des courriels de votre part. Vous devriez le faire, par exemple, sur votre formulaire de don ou sur tout formulaire qu'un bénévole remplit sur votre site.

Il existe de nombreuses façons d'obtenir ce type d'autorisation. Réfléchissez bien à la façon dont vous configurez les formulaires, inscrivez des boîtes et gérez l'échange de courriels lors d'événements.

Bloomerang [GUIDE] Lorsque votre organisme sans but lucratif peut et ne peut pas envoyer un courriel a quelques excellents exemples pour vous aider à comprendre quoi faire et quand.

Le SPAM peut vous blesser même si vous jouez selon les règles

Même si votre courrier électronique est conforme aux réglementations antipourriel, votre courrier électronique peut toujours se retrouver dans les dossiers SPAM que tout le monde a dans ses courriels.

Une étude de EveryAction (2016) a révélé que le taux de spam mensuel pour les courriels envoyés par 55 organisations sans but lucratif était de 7,03%. L'étude a mis un montant en dollars sur toutes ces opportunités perdues. L'étude estime que «chaque pourcentage de courriels envoyés au pourriel entraîne une perte de 1 052 $ par année.»

Lorsqu'un courriel de votre organisme sans but lucratif ne s'affiche jamais, beaucoup moins ouvert, les actions que vous aviez espérées et prévues si soigneusement ne jamais avoir lieu. Alors que le courrier électronique est relativement peu coûteux par rapport au publipostage, il a un coût. Vous payez des frais aux entreprises qui envoient l'e-mail et le temps de votre personnel a été gaspillé.

Contrairement aux SPAM illégaux qui sont réglementés par le gouvernement, la boîte mail spam est créée par les personnes qui se sont inscrites pour recevoir votre email! L'étude par e-mail EveryAction suggère d'être assigné au dossier SPAM à propos de trois choses:

• Vous n'avez pas facilité la désinscription pour que le destinataire marque votre email comme SPAM. Le traitement?Toujours fournir un lien de désinscription en un clic dans votre courriel.
• Votre liste de diffusion est périmée . Il est difficile de suivre ces jours-ci. Les gens bougent, changent leur programme de courrier électronique ou tout simplement, sans raison apparente. La réponse? Nettoyez votre liste d'email tous les 6 mois ou plus. S'il n'y a aucun signe de vie (ouverture, réponse) d'une adresse, déposez-le.
• Vous envoyez un e-mail non pertinent . L'absence de toute forme d'engagement signifie que votre e-mail ne répond pas aux attentes du destinataire lors de son inscription. Segmentez votre liste et personnalisez-en davantage pour mieux vous engager.

Ressources:
Le guide de conformité CAN-SPAM Act, FTC

Le CAN-SPAM Act et vous, Idealware.

Etude sur la délivrabilité des e-mails pour les organisations à but non lucratif 2016, EveryAction