Façons de réduire au minimum le temps de travail des employés

La chose la plus simple qu'un gestionnaire puisse faire est de blâmer ses employés pour avoir perdu du temps au travail à cause d'une mauvaise gestion du temps qui se traduit par des erreurs de qualité et des délais manqués. Cela se traduit par un service client médiocre, des relations internes tendues et, en fin de compte, une perte d'activité.

Si rien n'est fait, cela devient un cauchemar pour le directeur des ressources humaines d'une entreprise qui est débordé par des problèmes de performance et de discipline, un chiffre d'affaires supérieur à la normale et un recrutement continu pour combler les postes vacants.

C'est comme être sur un manège qui ne s'arrête jamais.

Où va le temps?

Dans les enquêtes consécutives menées par Salary. En 2012 et 2013, environ Wasting Time at Work , on a découvert ce qui suit:

• 64% (en 2012) à 70% (en 2013) des répondants ont admis avoir perdu du temps au travail base. Le temps perdu variait de 30 minutes à plusieurs heures chaque jour.
• Les principales activités de perte de temps étaient les suivantes: 43% de conversations avec des collègues, 34% d'activités en ligne et 4% chacune pour des appels textuels et personnels.
• Les principales raisons invoquées par les travailleurs pour expliquer pourquoi ils perdaient leur temps étaient les suivantes: 35% n'étaient pas suffisamment contestés, 32% estimaient qu'il n'y avait pas d'incitation à travailler plus fort, 30% ne recevaient aucune satisfaction et 23% juste carrément ennuyé.

Parfois, le temps perdu par les employés est évident

Dans les enquêtes de 2012 et de 2013, les employés ont identifié

trop de réunions comme la plus grande perte de temps dans leur milieu de travail. D'autres réponses intéressantes à la question du sondage, «Quelle est la plus grande distraction dans votre lieu de travail? "Étaient: Collègues inefficaces: 17%

• Autres collègues: 17%
• Politique de bureau: 13%
• Travail occupé: 13%
• Autre: 11%
• Et enfin, Mon Patron: 8%

Blâmer vos employés est peut-être le moyen le plus simple d'expliquer le gaspillage de temps. Mais, vous devez vous demander, que faites-vous (ou ne faites-vous pas) qui les autorise ou les encourage à perdre du temps?

Les réponses et solutions peuvent exister sous votre nez. Voici 5 possibilités.

Réduire le temps à perdre commence avec le leadership

Un leader efficace est aussi bon que l'équipe qu'il développe (s'entraîner correctement) et qu'il dirige (établir les attentes et les objectifs). Si le leader n'est pas efficace, l'équipe ne sera pas performante sur une base régulière.

Si le leader ne définit pas les attentes de l'équipe, alors l'équipe établira la sienne et fera ce qu'elle veut - y compris en gaspillant autant de temps que possible.

La plupart des gens ne font que ce qu'on leur demande de faire. Si on ne leur demande pas de faire quelque chose de précis ou si les instructions sont trop vagues ou trop vagues, il n'est pas surprenant qu'ils perdent du temps et ne parviennent pas à atteindre un niveau de productivité satisfaisant.

Il n'est pas étonnant que lorsqu'on les interroge sur la raison pour laquelle ils perdent du temps, ils donnent des réponses comme «pas assez contesté», «pas d'incitation à travailler plus fort» ou «manque de satisfaction au travail». "Les dirigeants sont payés pour produire des résultats grâce aux efforts combinés des membres de leur équipe. Lorsque le leader fait un mauvais travail de direction, l'équipe décide ce qu'elle va faire et quand elle a envie de le faire.

Au début: le temps perdu à perdre du temps

La solution au problème du temps perdu commence au moment de l'embauche.

Si un dirigeant n'a pas une vision claire de l'avenir de son organisation, alors il ne peut pas engager les bonnes personnes.

Pourquoi? Parce qu'il ne connaît pas la personne idéale qu'il devrait embaucher en termes de compétences, de capacités et d'adéquation culturelle nécessaires pour faire de la vision une réalité.

Ainsi, sans la vision, le leader augmente les chances d'embaucher les mauvaises personnes - ceux qui ont tendance à perdre du temps ou à ne donner que le strict minimum en termes de performance. Les dirigeants doivent avoir une vision claire et spécifique, avec une description définitive des emplois nécessaires et le type de personnes pour remplir ces emplois pour avoir une équipe productive.

Les membres de l'équipe ont besoin d'attentes claires

Une fois les employés recrutés, assurez-vous que chacun des membres de votre équipe sait précisément

ce qu'ils sont censés faire et comment et quand ils sont censés le faire. Plus important encore, chaque membre de l'équipe doit comprendre pourquoi

ils font ce qu'ils font. Ils ont besoin de savoir comment ils s'intègrent dans la vision que vous créez. Quand les gens voient comment ce qu'ils font contribue à l'effort total, il leur est plus facile de se rallier à la cause et de voir leur but. Les équipes qui ont un but, et perçoivent leur contribution à l'objectif, ont tendance à ne pas se laisser distraire et à perdre du temps au travail. Définir, communiquer et mesurer les attentes en matière de performances

Le responsable doit savoir comment définir et communiquer des attentes de performance réalistes pour ce qui doit être fait. Une fois défini et communiqué, le leader doit suivre et tenir l'équipe responsable de répondre à ces attentes.

Les attentes vous permettent de mesurer les résultats. Si vous ne pouvez pas mesurer les résultats, vous ne pouvez pas gérer le processus pour atteindre les résultats souhaités. En l'absence d'attentes ou de tout effort pour tenir les personnes responsables de les rencontrer, l'équipe établira ses propres attentes et ne rencontrera que celles qu'elle s'est fixées.

Si les employés savent que leur performance est mesurée de façon objective, cohérente et constructive, ils sont moins susceptibles de se perdre et de perdre leur temps.

Ce n'est jamais une question de gestion du temps

Comme je l'ai mentionné au tout début, la solution pour combattre les employés qui perdent du temps au travail commence par vous, le leader, et les attentes et les responsabilités que vous établissez. Soyons clairs, la solution n'a rien à voir avec la gestion du temps car on ne peut pas gérer le temps - ça continue à avancer.

Ce que vous pouvez gérer est

vous,

et comment vous utilisez le temps disponible au travail. Je l'appelle gestion. Passez du temps à enseigner à votre équipe environ votre gestion en conjonction avec tout ce qui est discuté ici, puis reculez et laissez-les faire ce dont ils ont besoin et ce qu'ils veulent faire.