ÉTapes vers la création d'un calendrier de subventions

Si vous êtes un écrivain de subvention, votre vie est probablement fou de délais et de feuilles de calcul. Mais il y a une façon de le rendre beaucoup plus facile.

Concevez un calendrier de rédaction de demandes de subvention qui vous permettra de rester concentré, ponctuel et responsable de tous les détails.

Année après année, un calendrier de subventions peut s'avérer un excellent outil qui vous aidera à trouver le financement le mieux adapté à vos programmes et à vous aider à rester en bons termes avec les bailleurs de fonds.

Développer un calendrier de propositions de subventions aujourd'hui et construire une carte pour le succès futur des collectes de fonds.

La création d'un programme complet de subventions prend du temps et peut-être un peu de compulsivité. Cependant, un peu de travail à l'avance vous permettra d'économiser d'innombrables heures et ressources au cours de l'année. Vous pourriez même vous détendre un peu.

Voici quelques étapes simples pour vous aider à démarrer votre calendrier de subvention.

1. Choisissez un modèle pour votre calendrier de proposition de subvention

Le format que vous choisissez dépend de vos besoins organisationnels, de votre équipe et de votre style de travail individuel. Pour de nombreuses organisations, une feuille de calcul, divisée mensuellement, fonctionne assez bien. D'autres préfèrent le plus grand détail fourni par le logiciel de gestion de projet.

Quel que soit le format, chaque calendrier de subvention devrait vous donner un aperçu du mois, des dates limites, des actions nécessaires pour compléter la proposition et du statut de l'application. Vous pouvez trouver un modèle de calendrier de subvention ici.

Votre emploi du temps devrait également inclure une section de tâches. Vous pouvez lister les tâches directement sur le calendrier ou sur un onglet distinct. Si vous travaillez sur des subventions avec d'autres personnes, utilisez un logiciel collaboratif tel que Google Docs pour éviter la duplication et vous assurer que tout le monde reste à jour.

2. Passez en revue vos subventions passées

Consultez vos subventions de l'année dernière. Décidez de ceux pour lesquels vous postulerez à nouveau. Considérez:

• Le montant du financement reçu
• Combien de temps l'application a duré
• Et la probabilité de recevoir à nouveau le financement

Assurez-vous de revoir toutes les lignes directrices chaque année, car les priorités de financement changent.

3. Recherche et renouvellement de nouvelles subventions

Commencez par trouver toutes les subventions auxquelles vous êtes admissible. Ne perdez pas de temps à demander des subventions que vous ne recevrez jamais.

Vérifiez minutieusement chaque nouvelle subvention qui, selon vous, pourrait fonctionner pour votre programme. Tenez compte des priorités des bailleurs de fonds, des types et de la valeur des subventions accordées, ainsi que de la quantité de travail que chaque application demandera.

4. Considérez le calendrier officiel de votre organisme de bienfaisance

Avez-vous une grande collecte de fonds qui prend beaucoup de votre temps? L'un de vos employés prévoit-il des vacances prolongées? Pensez au personnel de votre organisme de bienfaisance et aux engagements de temps, mois par mois. Gardez ces contraintes à l'esprit lors de la création de votre calendrier de planification des subventions.

5. Remplissez les dates limites

Une fois que vous avez décidé des subventions à appliquer, remplissez votre feuille de calcul avec les subventions qui ont des limites de temps difficiles. Puisque ceux-ci ne changent pas, ils fournissent un squelette sur lequel vous pouvez organiser le reste des soumissions.

6. Remplissez les échéances glissantes

Une fois que vous avez une photo de l'année à venir et que vous avez rempli les échéances, il est temps de respecter les délais. Si vous demandez des programmes de dons d'entreprise, placez-les plus tôt dans l'année car ces sources peuvent manquer d'argent. Si vous savez quand une Fondation ou d'autres bailleurs de fonds examinent les demandes de subvention, vous pouvez prévoir d'envoyer vos demandes bien avant cette date.

7. Remplissez la section de tâche

Pensez à chacune des tâches nécessaires pour compléter une proposition. Vos données sont-elles à jour? Avez-vous besoin d'une approbation interne?

Pensez à chacune des tâches. Ensuite, travaillez en arrière avec des dates limites pour chaque action. Une fois que vous avez terminé les échéanciers de la tâche, vous devrez peut-être mélanger certaines de vos échéances.

La section des tâches est également un excellent endroit pour prendre des notes sur le processus de demande, y compris les conversations que vous avez eues avec les bailleurs de fonds et les leçons apprises.

Vous pouvez ensuite vous reporter à ces notes l'année suivante lorsque vous postulez à nouveau.

8. Soyez réaliste

Il est préférable de demander dix subventions solides et pertinentes que de soumettre une vingtaine de candidatures.

Soyez réaliste en ce qui concerne la quantité de travail que chaque soumission va prendre et le temps dont vous disposez. Laissez tomber les subventions qui vous semblent improbables ou qui dépassent la portée de vos services.

9. Continuer à améliorer

Un calendrier de subvention n'est pas un document statique. Si vous entendez parler de nouvelles possibilités de financement, ajoutez-les. Si votre programme ou vos priorités de financement changent, modifiez l'horaire. Au minimum, votre calendrier de subventions devrait être examiné chaque année.

Assurez-vous de consacrer du temps à chaque année pour revoir votre calendrier, réfléchir à vos réussites et planifier votre stratégie pour l'année suivante.

L'établissement d'un calendrier de subvention prend du temps, mais une fois que vous avez effectué le travail initial, vous êtes sur la bonne voie pour une stratégie de subvention réussie.

Kerri Drumm aide les organisations à but non lucratif en matière de facilitation, de formation, de développement organisationnel et de rédaction de demandes de subvention.