Guide pas-à-pas de la masse salariale pour les petites entreprises

Calculer la masse salariale correctement peut représenter un défi, surtout si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise. Votre expertise réside dans l'entrepreneuriat - pas nécessairement dans le suivi des différentes lois du travail et des impôts qui s'appliquent à chacun de vos employés. Que vous ayez un seul travailleur ou un personnel important, la mise en place d'un système de paie précis et fiable évitera de graves problèmes pour vos employés et votre entreprise.

Demander un numéro d'identification d'employeur (EIN)

Votre numéro EIN est un numéro unique attribué spécifiquement à votre entreprise aux fins de l'IRS. Ce numéro identifie votre entreprise lorsque vous communiquez des informations sur vos employés aux agences gouvernementales fédérales et étatiques. Des exemples de cette information comprennent le revenu total et les taxes payées en leur nom. Vous pouvez entendre le numéro EIN désigné sous le nom de formulaire SS-4 ou d'identification fiscale - ce sont les mêmes que le numéro EIN.

Appliquez votre EIN via l'IRS directement. Le moyen le plus pratique de réaliser cette transaction est de faire une demande en ligne. Cependant, les demandes sont également acceptées par fax et courrier.

Vérifiez les réglementations nationales et locales pour connaître les exigences EIN supplémentaires

Bien que de nombreux États et localités acceptent votre EIN fédéral pour identification, certains exigent des numéros distincts à des fins fiscales. Les exemples incluent New York, le Massachusetts et la Caroline du Sud. Vous pouvez déterminer votre ville et / ou les règlements d'état en visitant le site Web de petite entreprise de l'état approprié.

Comprendre la différence entre l'entrepreneur indépendant et l'employé

Que vous ayez recours à des entrepreneurs ou à des employés indépendants a une incidence considérable sur le revenu, l'assurance-maladie, la sécurité sociale et l'impôt sur le chômage. Entre les deux.

Le test de base se résume aux trois questions suivantes:

L'employeur contrôle-t-il quand, où et comment le travail est terminé? Si oui, le travailleur est probablement un employé.

• L'employeur contrôle-t-il les aspects financiers du travail? Par exemple, les dépenses sont-elles remboursées? L'employeur fournit-il des outils liés au travail, tels que des ordinateurs? Si oui, le travailleur est probablement un employé.
• La relation est-elle en cours, ou le travailleur est-il employé pour un projet spécifique sans attente d'un emploi continu? L'employeur offre-t-il des avantages, tels que l'assurance-maladie et les congés payés, au travailleur? Si la relation est en cours et / ou si des avantages sont offerts, le travailleur est probablement un employé.
• Obtenir les formulaires d'employé requis

Une fois que vos propres documents sont en ordre, vous êtes prêt à embaucher vos employés. Assurez-vous de rassembler les informations relatives à l'impôt et à la paie au cours des premiers jours d'emploi afin de vous assurer qu'ils reçoivent leur premier chèque de paie en temps voulu.Vous pouvez encourager les employés à utiliser le dépôt direct pour accélérer les paiements.

Chaque employé doit remplir un formulaire de retenue d'impôt fédéral W-4, qui vous permet de calculer la retenue d'impôt appropriée. Les employés doivent également remplir un formulaire I-9 pour vérifier qu'ils sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis.

Choisissez votre période de paie

Moins vous avez de périodes de paie, plus il est facile de remplir votre liste de paie. Cependant, certains états exigent que les employés soient payés selon un certain calendrier, par exemple, hebdomadaire ou bihebdomadaire. Si vous souhaitez gérer la masse salariale moins d'une fois par semaine, contactez votre département du travail pour déterminer si la période de paie que vous proposez est conforme aux réglementations de l'État.

Créer des processus liés à la paie

Avant de pouvoir émettre des chèques de paie précis, vous devez disposer d'une méthode de suivi des heures des employés. De nombreux outils sont disponibles à cet effet, depuis les feuilles de connexion de base jusqu'aux plates-formes qui suivent l'activité des employés sur les téléphones ou les ordinateurs. Il est également important de mettre en place des politiques pour les congés payés si vous prévoyez de l'offrir, le paiement des heures supplémentaires et d'autres avantages.

De l'autre côté, vous devez avoir mis en place un processus pour vous assurer que les retenues pour les avantages, les taxes et autres frais similaires sont versées aux fournisseurs et organismes appropriés au nom de vos employés.

Sélectionnez une plate-forme de paie

Si vous envisagez de traiter la paie à l'interne, assurez-vous que vous ou votre comptable êtes à l'aise avec les nuances de cette tâche. Il existe plusieurs plates-formes de paie de haute qualité disponibles pour faciliter les choses. Cependant, la plupart des petites entreprises préfèrent les services de contrôleur externalisés, car ces professionnels ont les connaissances et l'expérience nécessaires pour produire des états de paie précis et à temps.

Produisez votre paie

Une fois que vous ou votre contrôleur avez entré les renseignements personnels des employés dans votre système de paie, vous êtes prêt à produire votre première paie. En utilisant les outils de chronométrage que vous avez en place pour les travailleurs horaires (non exemptés), entrez ou notifiez le nombre d'heures pour chacun. Les travailleurs salariés (exonérés) n'ont pas à déclarer leurs heures de travail. Ils sont payés le même montant chaque semaine.

Remarque: Si vous effectuez un calcul des coûts de travail dans votre comptabilité, vous souhaiterez toujours que les salariés fassent le suivi de leurs heures de travail. Cela ne tiendra pas compte de leur rémunération hebdomadaire, mais vous voudrez être en mesure d'attribuer avec précision le temps consacré aux tâches pour comprendre les coûts. Envisagez d'utiliser un programme de suivi du temps qui se synchronise avec votre logiciel de comptabilité générale pour produire ces rapports. Beaucoup auront une synchronisation avec votre paie ainsi vous pouvez les utiliser pour les employés salariés et horaires.

Conserver les enregistrements requis

Certains enregistrements relatifs à la paie doivent être conservés pour les besoins de l'IRS. En règle générale, vous devez conserver tous les dossiers pour les personnes qui sont actives, peu importe la durée de leur mandat. De nombreux enregistrements doivent être conservés pendant une certaine période après la fin de l'emploi. Par exemple, les dossiers d'impôt sur l'emploi doivent être conservés pendant au moins quatre ans.Des instructions spécifiques sont disponibles via l'IRS.

Calculez et payez les impôts sur la masse salariale fédéraux et étatiques

Enfin, en tant qu'employeur, vous êtes responsable du paiement des cotisations sociales et de la production de certains rapports. Généralement, les rapports sont dus tous les trimestres ou tous les ans. Utilisez les ressources disponibles à travers l'IRS et votre bureau des impôts de l'Etat pour s'assurer que toutes les taxes et les rapports sont traités de manière appropriée.

Une masse salariale précise et à temps est l'une des responsabilités les plus importantes de votre entreprise. Tout d'abord, les erreurs de paie sont un moyen infaillible de déranger les employés. Deuxièmement, les erreurs fiscales peuvent entraîner des amendes et des pénalités importantes. Étudiez attentivement la façon dont votre paie sera traitée pour vous éviter les pièges les plus courants.