Votre petite entreprise devrait-elle se passer de paperasse?

De plus en plus de petites entreprises se passent de papier. Une technologie nouvelle et changeante nous a donné les outils dont nous avons besoin pour faire passer les classeurs débordants dans un format numérique organisé. Mais cela ne signifie pas qu'il est facile de se passer du papier, ou que c'est la bonne décision pour chaque petite entreprise.

Voici un aperçu des avantages et des inconvénients d'un bureau sans papier pour vous aider à décider si le fait de ne pas avoir de papier est une décision judicieuse pour votre petite entreprise.

Les avantages d'un bureau sans papier

1. Respectueux de l'environnement - Selon Daily Green , le papier représente 25% des déchets mis en décharge, et si les États-Unis réduisaient de 10% l'utilisation du papier de bureau, cela empêcherait l'émission de 1. 6 millions de tonnes de gaz à effet de serre. Et c'est seulement pour le papier, ne tenant pas compte de la production et de l'élimination des cartouches d'encre et de l'énergie utilisée par les imprimantes. Aller sans papier est une décision soucieuse de l'environnement.

2. Rentable - Tout comme il y a des avantages d'un bureau sans papier pour l'environnement, il y a aussi des avantages pour le budget des petites entreprises. Pensez à combien vous dépensez chaque mois en papier, en encre, en frais de port et autres fournitures qui supportent un bureau lourd. Ensuite, considérez l'espace nécessaire pour stocker toutes vos fournitures physiques et vos documents. Cela peut être très coûteux. Au fil du temps, sans papier pourrait entraîner d'énormes économies pour votre petite entreprise.

3. Accès facile - Étant sans papier, tous vos documents importants sont numérisés. Vous pouvez les sauvegarder sur le Cloud ou y accéder via une application de bureau à distance, ce qui vous permet de travailler à partir d'un bureau mobile ou n'importe où et de rester productif.

4. Organisation des fichiers - Si vous avez déjà perdu du temps à fouiller dans un classeur désorganisé ou des piles de papier pour trouver ce que vous cherchez, vous savez à quel point les documents papier encombrants peuvent être gérés.

Lorsque vous créez un bureau sans papier, vous créez un système de fichiers numérique plus facile à organiser, à rechercher et à modifier au fil du temps. Cela rend ce qui était autrefois un processus pénible de trouver un document aussi facile que de mener une recherche.

Les inconvénients d'un bureau sans papier

1. Défaillance du système - Le numérique peut être un accès rapide, mais aussi une perte rapide. Considérez ce qui arriverait à tous vos documents d'affaires qui sont sauvegardés localement sur votre ordinateur si votre système tombe en panne. Tu pourrais tout perdre. Il est important pour toutes les petites entreprises, et en particulier celles qui n'ont pas de papier, d'avoir un système de sauvegarde et de protection des données hors site.

2. Sécurité - Les fichiers numériques ne peuvent pas être protégés par un verrou sur un classeur ou sur la porte du bureau, de sorte que la sécurité des documents et des informations sensibles est une préoccupation sérieuse pour les bureaux sans papier.Les solutions comprennent le cryptage, les serveurs locaux et l'accès restreint, qui ont tous leurs propres coûts et avantages. De plus, il est important de prendre en compte la nature de certaines entreprises et la sensibilité des matériaux manipulés quotidiennement (pensez à votre comptable) ne se prête tout simplement pas à la dématérialisation.

3. Processus de réorganisation - Une partie de la transition vers un bureau sans papier implique l'examen de tous vos processus opérationnels actuels et la recherche de solutions de rechange adéquates.

Par exemple, vous devrez peut-être commencer à utiliser un service de signature électronique, des services de facturation et de paiement en ligne et d'autres applications qui remplacent le besoin de documents physiques. Tout votre personnel devra également être formé au nouveau système une fois celui-ci en place.

4. Temps Intensif - Passer au papier n'est pas un processus du jour au lendemain; il y a beaucoup de facteurs à considérer. Il faut du temps pour prendre en compte toutes les implications de l'abandon du monde du papier et tout aussi longtemps pour mettre en œuvre tous les changements à vos opérations qui supportent le fait d'être sans papier.

La décision de passer au sans papier varie d'une entreprise à l'autre, et ce n'est certainement pas une décision universelle qui convient à chaque entreprise. La partie la plus importante de prendre la décision d'aller sans papier est de faire votre recherche afin que vous puissiez décider si les avantages l'emportent sur les défis.

Ensuite, créez un processus systématique qui vous offrira non seulement les avantages d'être sans papier, mais aussi d'améliorer votre productivité en même temps.