Lignes directrices pour la rédaction de lettres et de courriels professionnels

Quelle est la meilleure façon d'écrire une lettre? Les lettres papier fonctionnent-elles encore ou le courriel est-il une meilleure option? Il n'y a pas un meilleur moyen de communiquer. Dans certains cas, il est logique de communiquer par e-mail, à d'autres moments, vous devrez peut-être envoyer des lettres traditionnelles dactylographiées, imprimées et signées.

Le choix dépend de la personne avec qui vous communiquez et du but de votre correspondance. Le courrier électronique est plus rapide et plus simple, mais certains courriels ne s'ouvrent jamais et, selon la personne à qui vous écrivez et la raison pour laquelle vous écrivez, vous pouvez être obligé de poster une lettre dactylographiée et signée ou de la télécharger en ligne.

Lignes directrices pour la rédaction de lettres et de courriels professionnels

Peu importe la façon dont vous communiquez, les lettres bien écrites comprennent plusieurs sections, ce que vous incluez dans chaque section et la façon dont le document est formaté envoyer une lettre dactylographiée ou un message électronique.

Voici des lignes directrices pour écrire des lettres et des courriels, y compris comment écrire, mettre en forme et relire vos lettres, avec des exemples de divers types de lettres commerciales.

Ce qu'il faut inclure dans une lettre ou un courriel

Ce guide d'écriture des lettres comprend ce qui doit figurer dans chaque partie d'une lettre, comment traiter et signer les communications dactylographiées et par courriel, les formats de lettre et mises en page, et exemples et modèles.

Parties d'une lettre

• Coordonnées
• Salutations
• Corps de lettre
• Fermeture
• Signature

Informations de contact
La façon dont vous incluez vos informations de contact sera différente en fonction de la manière dont vous envoyez votre lettre. Lorsque vous envoyez un e-mail, vos coordonnées figurent à la fin du message au lieu du haut de la page.

Voici ce qu'il faut inclure et des exemples pour les lettres et les courriels dactylographiés.

Exemples de salutations
La salutation est la section d'accueil de votre lettre. Voici une liste d'exemples de formules de salutation qui fonctionnent bien pour la correspondance professionnelle.

Corps de la lettre

Le corps de votre lettre comprendra plusieurs paragraphes.

Le premier paragraphe devrait inclure une introduction et une brève explication de votre raison d'écrire. Le deuxième paragraphe (et les paragraphes suivants) devrait expliquer davantage vos raisons pour écrire. Le dernier paragraphe devrait soit demander une action au lecteur, si vous demandez quelque chose, ou indiquer comment vous allez faire un suivi.

Assurez-vous que le but de votre lettre est clair. Le lecteur devra savoir ce que vous demandez et comment il peut vous aider. Ou, si vous offrez des services ou de l'aide que vous pouvez fournir au lecteur.

Fermeture
Une lettre est fermée avec un terme tel que «Cordialement» ou «Sincèrement» suivi d'une virgule, puis de votre signature si vous envoyez une lettre dactylographiée.Si vous envoyez un message électronique, tapez simplement votre nom après la fermeture. Voici une liste d'exemples de lettres de clôture qui conviennent à la correspondance liée aux affaires et à l'emploi.

Signature

La signature de votre lettre est votre signature, qui, dans un courriel, comprendra vos coordonnées.

• Comment signer une lettre
• Comment configurer une signature électronique

Comment adresser une lettre
Il est important de s'adresser à la personne que vous écrivez officiellement, à moins que vous ne les connaissiez très bien. Voici comment adresser une lettre incluant des informations génériques que vous pouvez utiliser si vous n'avez pas de contact dans l'entreprise.

Formatage de votre correspondance

Maintenant que vous avez toutes les informations à inclure, vérifiez le format standard à utiliser pour les lettres et les e-mails:

• Format lettre
• Format message email

L'étape suivante consiste à polir votre lettre, il y a donc beaucoup d'espace entre les paragraphes et le haut et le bas de la page. Vous voudrez également choisir un style lisible et professionnel et la taille de la police. Ce que vous dites dépendra de la raison pour laquelle vous écrivez, alors assurez-vous d'adapter votre lettre à votre situation personnelle et professionnelle.

Voici des guides pas à pas pour écrire différents types de lettres, y compris les marges de page, les polices, l'espacement et les détails des éléments à inclure, ainsi que des exemples de chacun.

• Comment écrire une lettre d'affaires
• Comment écrire une lettre d'accompagnement
• Comment écrire une lettre d'application d'emploi
• Comment écrire une lettre de référence
• Comment écrire une lettre de démission
• Comment rédiger une lettre de remerciement
• Guide des messages et des invitations LinkedIn
• Consignes relatives aux messages électroniques professionnels

Exemples et modèles

L'utilisation d'un modèle est un excellent moyen de commencer votre lettre ou votre message électronique. le format de base en place. Remplissez simplement vos informations dans la section appropriée de la lettre.

La recherche d'exemples est également utile, car vous aurez des idées sur ce qu'il faut dire dans votre propre correspondance.

Échantillons de lettres
Échantillons de lettres commerciales, lettres d'accompagnement, lettres de remerciement, lettres de suivi, lettres d'acceptation et de refus d'emploi, lettres de démission, lettres d'appréciation, lettres d'affaires et autres modèles.

Exemples de messages électroniques
Exemples d'emploi, de recherche d'emploi et de messagerie électronique professionnelle, modèles d'e-mail, exemples de message formatés, ligne d'objet, messages d'accueil et exemples de signatures.

Relecture et vérification orthographique

Enfin, avant d'imprimer ou de télécharger votre lettre ou d'envoyer votre message électronique, vérifiez l'orthographe, vérifiez la grammaire et corrigez-la. Un conseil pour s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs est de le lire à haute voix. Vous pouvez remarquer des erreurs que vous n'avez pas détectées en les examinant en les recherchant.

Articles connexes: Salutations de lettres et salutations