Compétences de base en gestion pour les débutants

Le niveau 1 de la pyramide des compétences en gestion montre les compétences de base que tout débutant doit maîtriser. C'est le fondement de la pyramide des compétences de gestion, qui montre les compétences qu'un gestionnaire doit maîtriser pour réussir et montre comment ces compétences de gestion se construisent les unes sur les autres vers le succès.

Compétences de base en gestion

Il existe quatre compétences de base en gestion que tout le monde doit maîtriser pour réussir dans un poste de gestion.

Ces quatre compétences de base doivent planifier, organiser, diriger et contrôler et sont discutées séparément dans le détail ci-dessous.

Plan

La planification est la première et la plus importante étape de toute tâche de gestion. C'est aussi l'étape la plus souvent négligée ou délibérément sautée. Bien que la quantité de planification et les détails requis varient d'une tâche à l'autre, sauter cette tâche revient à inviter un certain nombre de personnes, sauf par chance aveugle. C'est ce qui nous donne l'adage des 6 P de la planification (ou 7 P selon la façon dont vous comptez).

Bien que la plupart des gens associent le terme planification à la planification générale des activités, il existe également différents niveaux de planification:

• Planification stratégique
• Planification tactique
• Planification opérationnelle

Et il existe différents types de planification:

• Planification des sinistres
• Planification de la relève
• Planification de la crise
• Planification de la rémunération

Organiser

Un manager doit être capable d'organiser des équipes, des tâches et des projets afin que le travail de l'équipe se fasse le plus efficacement possible.

En tant que gestionnaire débutant, vous organisez peut-être une petite équipe de travail ou une équipe de projet. Ces mêmes compétences seront nécessaires plus tard dans votre carrière lorsque vous devrez organiser un département ou une nouvelle division de l'entreprise.

Clairement, il y a beaucoup de chevauchement entre la planification du travail et son organisation. Lorsque la planification se concentre sur ce qui doit être fait, l'organisation est plus opérationnelle et se concentre davantage sur la façon de faire le meilleur travail.

Lorsque vous organisez le travail, vous devez:

• déterminer les rôles nécessaires,
• affecter des tâches aux rôles,
• déterminer la meilleure ressource (personnes ou équipement) pour le rôle,
• obtenir les ressources et les affecter aux rôles, et
• assigner des ressources aux rôles et leur déléguer l'autorité et la responsabilité.

Que vous ayez été affecté à une petite équipe ou à un projet à gérer, les directeurs débutants doivent également être en mesure d'organiser des bureaux et des systèmes de données.

Vous ne pourrez peut-être pas déplacer physiquement les gens pour former votre équipe, mais vous devriez le considérer. D'un autre côté, vous devrez peut-être déplacer plusieurs personnes dans un petit espace et vous devrez organiser les choses pour que l'équipe puisse travailler efficacement dans cet espace. Plus tard dans votre carrière, vous devrez peut-être organiser un bureau pour accueillir les équipes de plusieurs départements différents et leurs besoins spécifiques.

Vous devrez également être en mesure d'organiser tous les systèmes qui géreront les données que votre équipe doit collecter ou distribuer. Ces jours-ci, ce sont probablement des systèmes informatiques. Vous devez décider si, par exemple, vous devez configurer des pages Web partagées sur l'intranet de l'entreprise ou simplement un dossier partagé sur le serveur de fichiers. Comment allez-vous organiser les systèmes pour que tout le monde qui a besoin d'information y ait accès (et qu'il ne soit pas accessible à ceux qui ne devraient pas le voir, comme vos concurrents)?

Si votre équipe a besoin ou produit quelque chose d'autre que de l'information, vous devez vous organiser pour que votre équipe obtienne ce dont elle a besoin, quand elle en a besoin et qu'elle communique à d'autres ce que votre équipe produit au bon moment.

N'oubliez pas de vous organiser. Nous irons là-dessus à un niveau supérieur au niveau 3 de la pyramide des compétences en gestion, mais même en tant que gestionnaire débutant, vous devez être capable de vous organiser vous-même, votre temps et votre espace pour être plus efficace.

Voici quelques articles qui peuvent vous aider à vous gérer efficacement.

Enfin, souvenez-vous qu'il est rarement suffisant d'organiser les choses une fois. Avec des changements constants dans les ressources, les objectifs et les facteurs externes, vous devrez généralement vous réorganiser pour les ajuster.

Direct

La direction est l'étape de l'action. Vous avez planifié et organisé le travail. Maintenant, vous devez diriger votre équipe pour faire le travail.

Commencez par vous assurer que le but est clair pour tous les membres de l'équipe. Est-ce qu'ils savent tous quel est le but? Est-ce qu'ils savent tous quel est leur rôle dans l'atteinte de l'objectif? Ont-ils tout ce dont ils ont besoin (ressources, autorité, temps, etc.) pour faire leur part?

Tirez, Ne poussez pas

Vous serez plus efficace pour diriger l'équipe vers votre but si vous tirez (conduisez-les) plutôt que de pousser (asseyez-vous et donnez des ordres). Vous voulez motiver les gens de votre équipe et les aider et les inspirer vers les objectifs de l'équipe.

Contrôle

Certains auteurs essaient de "ramollir" cette compétence en l'appelant "coordonnée" ou des termes similaires. Je préfère le terme plus fort, contrôle, car il est essentiel que le manager puisse contrôler les activités de l'équipe.

Dans les étapes ci-dessus, vous avez planifié le travail, organisé les ressources pour que cela se produise le plus efficacement possible et dirigé l'équipe pour qu'elle commence à travailler. Dans l'étape de contrôle, vous surveillez le travail en cours. Vous comparez les progrès réels au plan. Vous vérifiez que l'organisation fonctionne telle que vous l'avez conçue.

Si tout va bien, vous n'avez pas besoin de faire autre chose que surveiller. Cependant, cela arrive rarement. Quelqu'un tombe malade, le tri de base de données prend plus de temps que prévu, un concurrent clé baisse ses prix, un incendie détruit le bâtiment d'à côté et vous devez évacuer pendant plusieurs jours, ou un autre facteur affecte votre plan. L'étape du contrôle dicte maintenant que vous devez prendre des mesures pour minimiser l'impact et ramener les choses à l'objectif souhaité le plus rapidement possible.

Souvent, cela signifie retourner à l'étape de la planification et ajuster les plans.Parfois, cela peut nécessiter un changement dans l'organisation. et vous devrez rediriger tout le monde vers les nouveaux objectifs et les inspirer. Ensuite, bien sûr, vous contrôlez le nouveau plan et ajustez si nécessaire. Ce cycle continue jusqu'à ce que vous ayez terminé la tâche.

Outils de contrôle des gestionnaires

Au cours de l'étape de contrôle, vous définissez des normes de performance et de qualité, puis vous contrôlez leur conformité. Il y a autant d'outils disponibles que de choses à surveiller.

• Outils de planification - un certain nombre d'outils logiciels vous permettent de saisir votre emploi du temps et de mettre à jour régulièrement les progrès. Le programme mettra en évidence les changements dans le calendrier afin que vous puissiez identifier les mesures correctives à prendre.
• Contrôles financiers - en tant que gestionnaire, vous aurez généralement un budget. Les rapports du département des finances vous permettront de savoir comment vos dépenses (sur les personnes et les autres ressources) correspondent au plan.
• Contrôle des personnes - vous devez vous assurer que toutes les personnes de votre équipe fonctionnent comme prévu. Si ce n'est pas le cas, vous devez trouver et corriger la cause. Ne comprennent-ils pas le but? Ne disposent-ils pas de ressources ou de compétences dont ils ont besoin? La tâche est-elle trop importante pour eux et doit-elle être modifiée ou affectée à une ressource différente? Votre travail en tant que gestionnaire consiste à donner aux membres de votre équipe des commentaires sur la façon dont leur performance est conforme au plan. Quand ce n'est pas le cas, vous devez prendre des mesures correctives. Voici comment donner une rétroaction négative aux membres de votre équipe d'une manière productive.

Pyramide des compétences en gestion intégrale

La pyramide des compétences en gestion montre toutes les compétences qu'un gestionnaire doit maîtriser pour réussir et montre comment ces compétences en gestion se renforcent mutuellement vers le succès.

Niveau 1
Compétences de base en gestion pour les directeurs débutants

Niveau 2
Compétences en gestion pour développer votre équipe

Niveau 3
Compétences en gestion pour vous développer