Clés de Business Phone Greetings

Parlez des premières impressions. les salutations téléphoniques sont critiques. Les perspectives sont de décider de faire ou non des affaires avec vous. Les clients d'Irate décident à quel point vous êtes utile et compétent. Pourtant, de nombreuses entreprises convoluent le message d'accueil téléphonique au point que les employés détestent le dire et que les clients et les prospects redoutent de l'écouter.

Quand il s'agit de salutations téléphoniques, il y a de la puissance dans la simplicité. Pour de meilleurs résultats, incorporez trois éléments faciles dans vos salutations de téléphone d'affaires: plaisanterie, brièveté, et sincérité.

Les salutations téléphoniques doivent être agréables

Un accueil téléphonique agréable est essentiel à la réussite d'un appel car il ouvre la voie sur le plan émotionnel. En général, les auditeurs ont tendance à refléter ou «attraper» les états émotionnels des locuteurs. C'est un principe de communication qui est vrai que l'on parle à un groupe de 1000 personnes, à une petite réunion de 10 personnes ou à un seul client par téléphone.

En d'autres termes, les gens répondent en nature. Si nous répondons au téléphone brusquement, il y a de fortes chances que l'appelant devienne bourru. Si nous répondons agréablement au téléphone, il est probable que l'appelant sera agréable et nous savons tous à quel interlocuteur il est plus facile de travailler.

Imaginez que vous êtes un client qui appelle un établissement. Le professionnel à l'autre bout du téléphone semble irrité. Quelle est votre réponse à une salutation téléphonique comme ça?

Quand je suis un client, ma réaction a tendance à être irritante. Je commence à me dire: «Eh bien, vous pensez que vous êtes irrité maintenant?

Attendez que vous en ayez fini avec moi, alors vous saurez ce qu'est l'irritation! Je n'étais même pas irrité quand j'ai appelé la compagnie. J'ai simplement attrapé l'irritation du professionnel.

J'ai aussi eu l'expérience inverse en tant que client. Je suis irrité, très irrité. Je veux vraiment laisser quelqu'un l'avoir. J'appelle la compagnie, mais la personne qui répond au téléphone est si gentille et professionnelle que je ne peux pas me résoudre à leur crier dessus.

Je déteste quand ça arrive. Cette fois j'ai attrapé leur professionnalisme.

L'un des moyens les plus faciles d'atteindre rapidement un état émotionnel, comme être agréable, est d'utiliser le langage corporel. Une recherche menée par John Grinder et Richard Bandler suggère que le langage corporel aide à créer des états émotionnels. Si nous nous portons avec les épaules affaissées, le visage froncé, la tête inclinée, les yeux détournés et la respiration superficielle, nous nous sentirons probablement déprimés. Si nous sourions, respirons profondément, ramenons nos épaules et regardons droit devant, nous nous sentirons probablement bien. Comment vous portez-vous toute la journée au travail?

Je recommande aux professionnels d'établir un rituel avant de répondre au téléphone. Afin de paraître agréable, nous devons nous comporter en conséquence. Mon rituel de salutation téléphonique est de m'asseoir sur le bord de mon siège, de reculer les épaules, de respirer profondément, de sourire, de faire sonner deux fois le téléphone, puis de répondre.Je ne réponds jamais à mon téléphone à moins d'avoir suivi mon rituel. Mon entreprise est trop importante.

Il m'arrive parfois de rester debout avant de répondre au téléphone si j'ai besoin d'une énergie supplémentaire. Tenez-vous sur votre tête. Faites des jacks de saut. Faites tout ce qui est nécessaire pour atteindre un état agréable avant de répondre au téléphone. (Dans les limites bien sûr.)

Les salutations téléphoniques doivent être sincères

Aucun script. Je suis contre les salutations de téléphone de scripting parce qu'elles sonnent sincèrement, irritent des appelants, et découragent des employés. "Salut, c'est une belle journée ici à la compagnie XYZ."

Maintenant, je me fiche de l'endroit où vous travaillez. Ça ne peut pas être aussi bon toute la journée. À un moment donné, dire: «C'est une belle journée …» va être un étirement ou non sincère. L'autre risque est que l'appelant est furieux. Un employé d'une entreprise de meubles m'a confié qu'elle détestait répondre au téléphone, "C'est une belle journée …" parce que les appelants furieux reviendraient, "Eh bien ce n'est pas un beau jour où je suis et viens ici pour réparer ça!" Est-ce une merveille pourquoi les employés et les clients détestent les salutations scénarisées?

Vous voulez que le message d'accueil soit naturel, ce qui rend également plus facile de sonner agréablement.

Les éléments clés d'un message d'accueil téléphonique sont le nom de votre département ou de votre entreprise, votre nom et une offre d'assistance, comme dans ces exemples de message d'accueil.

Un exemple de message d'accueil téléphonique téléphonique peut ressembler à ceci: "XYZ Company. C'est bob. Comment puis-je diriger votre appel? "

Une salutation de quelqu'un dans le département de la comptabilité pourrait ressembler à ceci," Comptabilité. C'est bob. Comment puis-je vous aider? "

Indiquez le nom de l'entreprise ou du service pour que les clients et prospects sachent qu'ils sont au bon endroit. appelez uniquement pour vous rendre compte que l'appelant serait mieux servi dans un autre service?

Indiquez toujours votre nom, car il s'agit d'un signe d'autorité, votre nom implique que vous êtes responsable, il crée également une touche personnelle. message d'accueil téléphonique avec une question exprimant votre désir de servir l'appelant (voir 8 Règles pour un bon service client.)

Les salutations téléphoniques doivent être brèves

Gardez-le court J'ai entendu des salutations téléphoniques qui sont si longues, je craignais que la personne qui répondait au téléphone allait faire de l'hyperventilation et faire un arrêt cardiaque en essayant de le sortir d'un souffle.

Les salutations excessivement longues ne sont pas professionnelles pour de nombreuses raisons. Cela ne semble pas agréable ou sincère car techniquement, ils sont impossibles à exécuter. ces sentiments viennent à travers. Les appelants les détestent parce qu'ils perdent leur temps. Heureusement, en suivant les directives ci-dessus, la brièveté est assurée.

Sommaire

Les salutations téléphoniques sont un élément important de la conduite des affaires. Pour réussir, gardez les salutations téléphoniques simples. Pratiquez un rituel pour être agréable. Rester non enregistré. Soit bref.

Voir aussi Conseils de gestion du temps pour les appels téléphoniques sortants et Conseils de gestion du temps pour les appels téléphoniques entrants.