ÉValuation de la proposition et sélection du fournisseur

L'évaluation des propositions pour le processus de sélection des fournisseurs pour les petits projets et les produits sera relativement simple. Pour les projets plus importants, les parties complexes ou les services à multiples facettes, l'évaluation des propositions et la recherche d'un consensus seront plus impliquées. L'objectif principal de cette phase est de minimiser l'émotion humaine et le positionnement politique afin d'arriver à une décision qui soit dans le meilleur intérêt de l'entreprise.

Faites preuve d'une grande rigueur dans votre enquête, demandez l'avis de toutes les parties prenantes et utilisez la méthodologie suivante pour guider l'équipe vers une décision de sélection de fournisseur unifiée.

1. Examen préliminaire de toutes les propositions de fournisseurs

Avant que l'équipe de sélection des fournisseurs ne commence son processus d'évaluation et de sélection, toutes les propositions doivent être examinées pour s'assurer qu'elles sont complètes et claires. Les omissions et ambiguïtés évidentes doivent être clarifiées par le fournisseur soumissionnaire. Cela assurera que le processus d'évaluation et de sélection, une fois commencé, sera efficace et complet.

2. Enregistrer les exigences métier et les besoins du fournisseur

Dans une feuille de calcul, dressez la liste des exigences métier, puis des exigences du fournisseur qui ont été compilées à la première étape, Analyser les besoins métier. Une liste complète et détaillée de toutes les exigences est essentielle afin de parvenir à une décision juste et équitable.

3. Attribuer une valeur d'importance à chaque exigence

Pour chacune des exigences, attribuez une «valeur d'importance» en utilisant une échelle de un à dix; où 1 est extrêmement peu important et 10 est extrêmement important.

Si l'équipe de sélection du fournisseur ne peut s'entendre sur une valeur d'importance, alors accumulez la valeur individuelle de chacun et calculez une «moyenne» pour tous les membres. Si un membre de l'équipe estime qu'il n'est pas qualifié pour exprimer une opinion sur une exigence donnée, il peut s'abstenir de soumettre une valeur. Utilisez le score moyen de toutes les valeurs soumises par l'équipe comme valeur d'importance pour cette exigence.

Si une exigence est dichotomique au point où vous voudriez éliminer le fournisseur immédiatement si elle ne peut pas répondre à l'exigence, alors marquez cette exigence comme «Réussite / Échec». Par exemple, si votre compagnie d'assurance exige que tous les entrepreneurs externes qui effectuent des travaux dans des zones sécurisées soient «cautionnés et assurés», alors tout fournisseur qui ne répond pas à cette exigence sera immédiatement éliminé de tout examen ultérieur.

4. Affectation d'une valeur de performance pour chaque exigence

Cette étape peut être le processus le plus long et le plus fastidieux de l'ensemble du processus de sélection du fournisseur. L'équipe devra attribuer une «valeur de performance» qui, selon eux, est attribuée à chaque fournisseur pour chacune des exigences. Pour les projets plus importants, vous devrez peut-être donner à chaque membre de l'équipe le temps d'évaluer chaque proposition afin d'obtenir un score de performance pour chaque objectif.

Encore une fois, si l'équipe n'arrive pas à s'entendre sur une valeur de performance, alors accumulez la valeur individuelle de chacun et calculez une «moyenne» pour tous les membres. Si un membre de l'équipe estime qu'il n'est pas qualifié pour exprimer une opinion sur une exigence donnée, il peut s'abstenir de soumettre une valeur. Utilisez le score moyen de toutes les valeurs soumises par l'équipe comme valeur de performance pour cette exigence pour ce fournisseur individuel.

Si une exigence est indiquée comme étant «réussite / échec» et que l'équipe convient que le fournisseur individuel n'a pas satisfait à l'exigence, ce fournisseur peut être immédiatement retiré de toute considération ultérieure.

5. Calculer un score de performance total

Maintenant que vous avez une «valeur d'importance» pour chaque exigence et une «note de performance» pour chaque fournisseur pour chaque exigence, vous pouvez calculer un score de performance total pour chaque fournisseur. Calculez le score de performance totale en multipliant la valeur d'importance individuelle par la valeur de performance du fournisseur. Additionnez la somme de toutes les performances d'un fournisseur individuel pour obtenir un score de performance total pour le fournisseur.

6. Sélectionnez un fournisseur gagnant

Le score total de performance n'est pas censé être une valeur absolue de détermination de la proposition d'un fournisseur. Il doit être utilisé comme un guide pour mettre en évidence les différences entre les fournisseurs et déclencher une discussion significative entre les membres de l'équipe.

Les propositions dont les ordres de grandeur sont inférieurs aux meneurs peuvent être éliminées si l'équipe est d'accord.

Étape suivante: Négociation du contrat