Easy Systèmes de classement des entreprises

Même dans ce monde numérique, il est surprenant de voir combien de papier une entreprise à domicile peut accumuler. En outre, il ya tellement de choses à suivre dans les affaires à domicile, à partir de vos comptes financiers, stratégies de marketing, projets, clients, et plus encore. Il est essentiel de développer des systèmes organisationnels au début de votre entreprise pour vous assurer de pouvoir trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Ce que vous devez sauvegarder et organiser

Dans une certaine mesure, les éléments dont vous aurez besoin pour développer un système de dépôt dépendra beaucoup de votre entreprise.

Par exemple, si vous vendez un produit tangible, vous aurez besoin de quelque chose qui suit votre inventaire. Cependant, voici une liste générale des éléments dont vous aurez besoin pour suivre votre entreprise à domicile:

• Plans d'affaires et de marketing.
• Documents légaux (c.-à-d. Documents de LLC, licence commerciale et enregistrements de propriété intellectuelle, contrats)
• Contacts (professionnels, clients, fournisseurs, fournisseurs de services, etc.)
• Informations financières (bilans, bilans, comptes payables / recevables)
• Taxes
• Dépenses d'entreprise (recettes)
• Projets

Avec cette liste, vous voudrez ajouter des éléments spécifiques à votre entreprise.

Systèmes d'organisation de votre entreprise à domicile

Les chances sont que vous utiliserez une variété de méthodes pour stocker et gérer vos papiers et autres informations importantes. Le facteur clé est de choisir la méthode qui vous convient le mieux. Chacun a une façon différente de penser et d'organiser. Par exemple, pour certaines personnes, il est plus logique d'organiser les fichiers par ordre alphabétique, mais pour d'autres, il est plus facile de les organiser par date.

Si vous n'êtes pas sûr de ce qui fonctionnera le mieux pour vous, essayez-en un, et si vous avez du mal à le maintenir, adoptez un système différent.

Voici trois façons d'organiser vos fichiers et vos informations:

Système de classement simple:

Pour les petites entreprises qui ne génèrent pas trop de paperasse, le système de reliure est un bon choix.

Il est également idéal pour les personnes qui aiment tout avoir en un seul endroit ou qui ont besoin que leurs informations soient mobiles. Le système de liant utilise un grand liant à trois anneaux, des protecteurs de feuille et des diviseurs de section. Utilisez les diviseurs de section pour organiser les catégories de votre entreprise telles que les commandes en attente, les commandes terminées, les copies principales de différents formulaires, etc. À partir de là, vous commencerez à collecter les fichiers dans les protecteurs de feuilles.

Une fois le liant plein - à la fin de la semaine, du mois ou des trois mois - il sera temps de purger. Vous transférez simplement les fichiers de commandes clients et autres documents historiques dans un système de classement traditionnel qui reflète fidèlement l'organisation de votre relieur.

Système de classement traditionnel:

Les systèmes de classement traditionnels utilisent un classeur, des dossiers suspendus et des dossiers Manila. Presque chaque entreprise aura finalement besoin de ce type de dépôt que leur entreprise se développe.Il y a trop de paperasse générée au fil du temps pour n'en pas avoir. Et puisque les dossiers fiscaux doivent être conservés pendant sept ans, vous avez besoin d'un endroit pour stocker tous ces dossiers. Les systèmes de classement traditionnels sont idéaux pour les articles qui doivent être conservés, mais qui ne sont pas consultés régulièrement, comme les taxes et permis d'exploitation de l'année précédente. Voici quelques conseils pour réussir votre système de classement traditionnel:

• Pensez au type de système que vous allez utiliser. Vous pouvez devenir fou en achetant des fournitures de bureau fraîches et concevoir le système de classement le plus élaboré et coloré au monde, mais si cela ne correspond pas à votre style de travail, ce sera une perte de temps et d'argent.
• Créez un système de gestion de votre papier permettant le moins de «touches». Vous voulez éviter de construire des piles de papier, et de traiter chaque pièce plusieurs fois. Au lieu de cela, travaillez pour prendre des décisions sur l'endroit où un morceau de papier doit aller la première fois que vous le touchez.
• Prévoyez du temps pour le dépôt. Il est facile d'éviter cette tâche comme la peste, mais il est nécessaire et aidera votre entreprise à fonctionner beaucoup plus en douceur. En particulier, les reçus et autres articles utilisés au moment des impôts, le fait de garder ces choses organisées rend le dépôt de vos impôts beaucoup plus facile.

Système de classement électronique:

Le monde numérique n'a pas complètement éliminé le besoin de stockage de papier, mais il a rendu l'information de stockage beaucoup plus facile. Les systèmes numériques peuvent créer, envoyer et gérer des factures, et il peut suivre les finances de votre entreprise à domicile, puis être importé dans un logiciel d'impôt pour le dépôt électronique. Vous pouvez scanner les reçus et les conserver dans un fichier sur votre ordinateur (bien que vous devriez probablement conserver la version papier). Les systèmes électroniques peuvent stocker vos clients, clients et prospects dans un système de gestion de la relation client pour un accès facile, l'envoi de courriels, la facturation et plus encore. Les systèmes en ligne peuvent être utilisés pour sauvegarder vos idées, vous aider à gérer des projets, organiser des informations ou des recherches.

Mais comme les systèmes de fichiers papier, votre système de classement numérique doit avoir une structure organisationnelle, en utilisant des dossiers et des fichiers stockés sur votre ordinateur ou dans le nuage. Pour une gestion plus simple, utilisez la même structure et les mêmes noms de fichier dans votre système numérique que dans votre système papier.

Pour protéger vos fichiers numériques, sauvegardez-les sur un disque dur séparé ou sur un système de stockage en ligne.

Combinaison de toutes les

précédentes Vous aurez probablement besoin de plus d'un système pour gérer toutes les données et le matériel que vous devez stocker dans votre entreprise. Vous devez d'abord décider de ce qui vous convient le mieux, puis l'implémenter. Par exemple, vous pouvez avoir un système de classeur pour vous aider à organiser la gestion quotidienne de votre entreprise, comme votre emploi du temps, votre marketing et des copies de vos formulaires. Votre système traditionnel peut contenir tous vos documents à long terme tels que les taxes des années antérieures, les permis et les licences commerciales, et les enregistrements de propriété intellectuelle. Vous pouvez utiliser un système numérique pour stocker vos idées, comme Evernote, et suivre les projets.

D'autre part, vous pouvez être aussi numérique que possible, en utilisant une liste et un calendrier en ligne, en numérisant tous les reçus sur votre ordinateur et en utilisant un logiciel ou des services en ligne pour tous vos autres besoins de gestion. Même ainsi, vous voulez toujours un système pour gérer le papier qui est généré. La clé est de trouver le système qui vous convient le mieux et de trouver l'information dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.

Mise à jour septembre 2016 Leslie Truex