5 Façons d'éviter les problèmes juridiques avec les bénévoles

Les bénévoles sont formidables et même essentiels à votre charité. Mais, si les choses tournent mal avec un volontaire, cela peut être une mauvaise nouvelle pour votre organisation.

Par exemple, que se passe-t-il si un volontaire a un accident pendant qu'il sert avec vous? Que faire si le volontaire enfreint la loi ou blesse quelqu'un d'autre? Votre organisation pourrait être responsable.

Voici cinq façons de réduire les risques de problèmes avec vos bénévoles.

Certains d'entre eux peuvent sembler onéreux, mais prenez le temps de bien les faire et de protéger à la fois votre organisation et vos bénévoles.

1. Développer des politiques et procédures volontaires.
Consultez un avocat ou un spécialiste des bénévoles pour vous assurer qu'ils sont adéquats. Les politiques devraient énoncer les devoirs des bénévoles et aborder des questions telles que la discrimination, le harcèlement et d'autres comportements éventuellement illégaux.

En bannissant explicitement les comportements malveillants, votre organisation peut être protégée de toute responsabilité. Assurez-vous également d'inclure des protections pour le volontaire contre les abus de l'organisation et de son personnel.

2. Rédiger des descriptions d'emploi pour tous les postes de bénévoles.
Expliquez clairement les attentes du volontaire et ce qu'il peut ou ne peut pas faire. Expliquez tout risque possible pour le volontaire et demandez une décharge signée de sa responsabilité. Une description de poste complète et concise peut aider à protéger l'organisation de toute responsabilité si le bénévole va au-delà de ce qu'il est autorisé à faire.

Voici quelques éléments à inclure dans les descriptions d'emploi:

• le but de votre organisme à but non lucratif
• formation requise pour ce poste
• les tâches attendues du bénévole
• le temps nécessaire la tâche
• l'endroit où le bénévole effectuera le travail

3. Demander à chaque volontaire de remplir une demande.

La plupart du temps, c'est payant d'exiger une demande.

Cependant, parfois avec des projets de groupe qui impliquent un «appel de bétail» pour les volontaires, vous pouvez simplement demander aux volontaires de remplir une décharge qui libère l'organisation de toute responsabilité.

La complexité de l'application dépendra de la position. Si le volontaire travaille avec des personnes vulnérables telles que des enfants ou des personnes âgées, la barre devrait être plus haute. Pour les tâches subalternes avec peu de risque pour quiconque, une application plus courte serait appropriée. Veillez à avoir différentes applications pour différents travaux. Il n'y a aucun sens à décourager certains bénévoles avec une forme longue si ce n'est pas nécessaire.
Voici des éléments à inclure dans une demande, le cas échéant:

• Renseignements personnels comme adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, personne à contacter en cas de maladie ou d'accident, permis de conduire, preuve d'assurance personnelle, etc.
• Qualifications requises pour l'emploi, telles que compétences spéciales ou niveau d'instruction.
• Références pouvant attester du bon caractère ou de l'éthique de travail du candidat. Les références peuvent provenir d'un membre de la communauté, d'une autre organisation à but non lucratif où le candidat s'est porté volontaire ou d'un employeur.
• Permission écrite de faire une vérification des antécédents, essentielle si les bénévoles travaillent avec des enfants ou d'autres populations à risque
• Renonciation à la confidentialité afin que vous puissiez recueillir l'information dont vous avez besoin et la partager de façon appropriée.

4. Mener un dépistage approprié.

Faites attention ici. Le dépistage est particulièrement important pour les bénévoles qui peuvent être en contact avec des personnes vulnérables ou qui doivent conduire en faisant du bénévolat ou en effectuant d'autres types de travail dangereux.
Cependant, 31% des organismes sans but lucratif n'effectuent pas de dépistage volontaire selon une étude. Les organismes sans but lucratif pensent souvent qu'ils peuvent eux-mêmes surveiller leurs bénévoles et négliger de vérifier les antécédents. Mais cela peut laisser l'organisation ouverte à la responsabilité. Pensez au dépistage dans le cadre de vos procédures de sécurité et de la gestion des risques.
Le dépistage devrait toujours être respectueux et protéger autant que possible la vie privée des bénévoles. Obtenez un consentement écrit pour le dépistage avant de continuer.

Également à l'écran de temps en temps par mesure de précaution.
Le dépistage peut être aussi simple qu'une entrevue personnelle, ou peut inclure:

• vérifications des antécédents criminels
• dossiers de conduite et permis
• confirmation d'assurance
• dépistage des problèmes de santé ou demande de preuve de certains vaccins
• vérification des titres de compétences tels qu'un certificat d'enseignement ou des évaluations de compétences spéciales

5. Fournir une excellente formation et gestion.
Ne relâchez jamais un volontaire sans entraînement adéquat. Les bénévoles apprécient d'être formés, donc ils savent quoi faire et quand. Entraînez-vous en groupes ou en tête-à-tête. Élaborer des documents écrits que les bénévoles peuvent emporter avec eux et s'entraîner sur leurs tâches spécifiques. Assignez le volontaire à un membre du personnel pour la surveillance.
La formation peut inclure:

• le code de conduite de votre organisation
• comment agir quand vous représentez l'organisation
• comment identifier et signaler un abus
• comment maintenir la confidentialité de l'organisation et des personnes qu'elle sert
• ce que vous attendez spécifiquement du volontaire
• comment signaler tout problème
• qui est responsable et comment l'atteindre

Enfin, soyez prêt à renvoyer un volontaire s'il enfreint l'une des règles, difficile de s'entendre, sont peu fiables ou abusifs de quelque façon que ce soit. Développer une procédure écrite pour le personnel s'il doit laisser partir un volontaire.
Informez toujours le volontaire de la raison pour laquelle vous l'avez laissé partir, puis documentez le licenciement, comme vous le feriez avec un membre du personnel rémunéré. Avoir une procédure, la suivre et enregistrer l'action vous aidera si le volontaire décide de déposer une plainte auprès de votre direction ou si vous tentez de revenir vers vous.
N'oubliez pas d'avoir des politiques pour votre personnel qui traitent de la façon de traiter les bénévoles.Décrivez ce qu'est le harcèlement et comment l'éviter. Mettre en place une procédure de réclamation que les volontaires peuvent utiliser pour signaler tout abus.

Les volontaires veulent faire du bien et sont reconnaissants quand une organisation est prête à travailler avec eux. Ils veulent de bonnes politiques et une bonne formation et gestion. Garder des bénévoles exige non seulement de la gratitude de votre part, mais aussi une approche organisée qui protège à la fois les bénévoles et votre but non lucratif.

Ressources recommandées:

Bénévoles: Équilibrer les risques et les récompenses (Nonprofits Insurance Alliance Group)

Filtrage des bénévoles - d'Energize, un centre d'expertise bénévole.