Avant de lancer un programme de collecte de fonds par publipostage

Même si nous parlons sans cesse de dons en ligne ces jours-ci, le fait est que la collecte de fonds par publipostage n'est pas encore morte.

Il est vrai que le publipostage est coûteux. La plupart des grands organismes sans but lucratif investissent dans le personnel, les consultants experts et la technologie coûteuse pour réaliser leurs publipostages complexes et sophistiqués. Ce n'est pas quelque chose qui arrive rapidement ou facilement.

Néanmoins, la collecte de fonds par le biais de sites Web et de courriels est loin d'être parfaite, et une organisation à but non lucratif ne peut atteindre tout le monde de cette façon.

La philanthropie reste pour l'essentiel la philanthropie des chéquiers.

Mais, avant qu'un petit organisme sans but lucratif n'entreprenne une collecte de fonds par publipostage, il devrait établir des procédures de base et des envois réguliers. Appelez ça un échauffement pour de plus grandes choses.

Les experts en publipostage suggèrent les actions suivantes pour une organisation à but non lucratif commençant tout juste à collecter des fonds:

1. Votre nouveau meilleur ami: un bulletin périodique.

Développer et poster un bulletin d'information plusieurs fois par an. Il existe de nombreuses preuves qu'un bulletin envoyé par la poste est beaucoup plus efficace pour recueillir des fonds que des bulletins envoyés par courrier électronique. Alors investissez dans une lettre d'information par courrier avant de sauter en ligne. Pour obtenir des conseils sur la façon de procéder, consultez les bulletins d'information des donateurs qui permettent aux donateurs de revenir.

Incluez toujours une invitation à faire un don dans chaque bulletin (il peut s'agir d'une bannière au bas de chaque page ou d'une boîte sur la première page) et joignez une enveloppe de retour à l'imprimante.

Un petit organisme de bienfaisance a récemment envoyé sa lettre annuelle de collecte de fonds avec un bulletin d'information, plutôt que de les poster séparément. Les gens aiment lire les bulletins d'information, et cette tactique pourrait augmenter le lectorat de l'appel à la collecte de fonds.

Faites des articles dans votre bulletin sur ce que les dons de votre donateur ont aidé votre organisation à accomplir.

Rendez-le centré sur les donateurs en omettant la lettre du directeur exécutif et tout autre questionnement organisationnel. Écrivez des histoires sur les personnes que vous servez si bien avec l'aide des donateurs.

Si vous avez un site Web (et vous devriez le faire) avec un moyen pour les gens de faire un don en ligne, incluez cette information dans le bulletin. Beaucoup de gens qui aiment lire un bulletin imprimé ou un appel de publipostage vont maintenant en ligne pour faire leurs dons. Facilitez-les pour qu'ils traversent les canaux de cette manière.

Un bulletin d'information est une méthode éprouvée pour faire connaître votre organisme sans but lucratif, établir votre liste d'amis et encourager les dons.

2. Clouer l'art de la lettre de remerciement

Chaque fois que vous recevez un don, même s'il n'est pas sollicité, envoyez un remerciement personnel. Consultez nos 10 conseils pour les lettres de remerciement et nos échantillons de lettres de remerciement que les donateurs adoreront.

La lettre ne devrait pas être une lettre type. Il devrait plutôt être personnalisé pour le donateur particulier et se référer au bien que son don spécifique fera. Demandez au président du conseil d'administration ou au chef de la direction de votre organisation de signer la lettre.

Les experts ne sont pas d'accord pour inclure ou non une enveloppe de retour avec cette lettre, mais si vous ne demandez pas une autre contribution dans votre lettre.

Laissez l'enveloppe de réponse juste être un signal subtil. Vous pourriez être surpris par le nombre de contributeurs qui enverront un autre don soit bientôt ou plus tard.

Même si le donateur fait un don via votre site Web, assurez-vous que votre courriel est un bon message, et envisagez également d'envoyer une lettre de remerciement par la poste.

3. Remplir une exigence IRS, aider le donateur, et augmenter votre ligne de crédit

Au début de chaque nouvelle année, envoyer une lettre qui est à la fois un reçu aux fins de l'impôt et une lettre de remerciement sincère pour le soutien du donateur. l'année précédente.

L'IRS exige qu'un donateur prouve que les contributions de 250 $ ou plus sont de bienfaisance (données à un organisme de bienfaisance 501 (c) (3)). Envoyez cette lettre même aux donateurs de moins de 250 $. Ce sera un enregistrement de bienvenue du don et une autre occasion de rappeler le donateur de votre organisation.

Consultez les exigences pour une telle lettre à Éléments d'une lettre d'accusé de réception.

S'assurer que vous excellez dans ces tâches préparera votre organisation à de futures collectes de fonds par publipostage, comme une campagne annuelle de collecte de fonds. Vous développerez une bonne liste de diffusion et mettrez en place la discipline, la bonne volonté et les systèmes qui deviendront l'infrastructure pour de futures collectes de fonds.