Créer un système de gestion de documents

La gestion des documents est le processus de traitement des documents de manière à ce que les informations puissent être créées, partagées, organisées et stockées de manière efficace et appropriée. En tant que tel, apprendre à créer un système de gestion de documents est essentiel pour les entreprises.

Pour de nombreuses entreprises, la gestion des documents se concentre sur l'organisation et le stockage des documents. Ils veulent être en mesure de stocker des documents de manière organisée et sécurisée, ce qui permet de trouver des documents facilement.

Cet article va vous montrer comment créer un système de gestion de documents qui fait exactement cela.

Si vous saisissez "gestion de documents" dans un moteur de recherche, vous obtiendrez de longues listes de "solutions" de gestion de documents, dont beaucoup présentent des logiciels ou des applications faisant la promotion des avantages d'un bureau sans papier.

Les applications ou logiciels de gestion de documents sont conçus pour améliorer le traitement des fichiers électroniques dans votre entreprise. Le problème est que beaucoup de petites entreprises doivent composer avec des données démodées sur papier et des fichiers électroniques - et dans certains cas, la proportion de données papier est beaucoup plus grande.

Une solution au problème d'avoir un environnement de données mixtes serait d'utiliser un système d'imagerie documentaire pour convertir tous les documents de votre entreprise en format électronique. Mais c'est trop cher et trop long pour de nombreuses petites entreprises.

Les bonnes nouvelles sont que vous pouvez mettre les bases d'un système de gestion de documents en place sans avoir à acheter un logiciel spécial ou passer par l'imagerie documentaire de gros.

Le système n'a pas besoin d'être complexe. il suffit d'investir du temps dans la planification et la mise en œuvre.

Comment créer un système de gestion de documents

La configuration d'un système de gestion de documents comporte trois étapes;

• création d'un plan de gestion des documents,
• implémentation du plan de gestion des documents,
• et suivi.

La première étape, la création du plan, implique de répondre à ces quatre questions:

1. Quelles sont les règles pour créer des documents?

Factures, lettres de rappel de paiement, brochures de vente, e-mail, bilans, feuilles de calcul, rapports - Toutes les entreprises créent une variété de documents dans le cadre de la réalisation et du suivi des affaires. Et pour garder les choses organisées, toutes les entreprises doivent établir des règles sur la création de documents.

Par exemple, existe-t-il des modèles internes pour certains de vos documents commerciaux standard, tels que les lettres et les factures, et où se trouvent-ils?

Existe-t-il un guide de style interne à suivre?

De nouveaux documents devraient-ils être datés et / ou horodatés?

Quelles procédures doivent être suivies pour partager ou réviser des documents?

Pour certaines petites entreprises, le seul aspect important de la création de documents est l'emplacement des modèles de documents commerciaux et leur utilisation.Mais si la création de documents au sein de votre entreprise implique la collaboration de personnes différentes, la révision ou la mise à jour de documents, vous devrez prendre le temps de décider comment ces choses doivent être faites pour assurer l'efficacité et la cohérence.

2. Comment allons-nous stocker les documents?

Il y a deux aspects à cette question.

Le premier concerne les aspects physiques du stockage. Même si votre petite entreprise stocke des documents dans des classeurs, il y a des coûts associés au stockage; pas seulement le coût des classeurs eux-mêmes, mais le coût du temps lorsque vous et / ou vos employés déposer des documents ou aller les récupérer. En fait, le coût le plus élevé associé au stockage, pour la plupart des petites entreprises, est probablement le coût du temps perdu lorsque les gens recherchent des documents.

Le deuxième aspect du stockage des documents est organisationnel; comment les documents seront-ils déposés? La clé du classement des documents est de suivre de bonnes pratiques de gestion de fichiers. Jill Chongva explique comment mettre en place un système de classement pour un dépôt rapide et efficace dans la maîtrise de votre système de classement tandis que 10 conseils de gestion de fichiers explique comment garder les fichiers sur votre système informatique organisé et à jour.

Vous devez également savoir comment archiver les documents. Comment allez-vous gérer les fichiers qui sont périmés ou juste prêts à être déplacés vers l'arrière dans votre système de gestion de documents?

Près du début de chaque année, par exemple, je parcours les différents fichiers liés au travail sur mon ordinateur, en supprimant ceux qui ne sont plus à jour et en créant de nouveaux dossiers étiquetés par année et / ou sujet, en déplaçant les fichiers nécessaire.

La même chose peut être faite avec des fichiers papier; il n'est pas difficile de retirer les vieux documents d'un dossier de fichiers et d'en créer un nouveau avec "Old" dans le titre. Certains logiciels offrent des options d'archivage automatique. Microsoft Outlook, par exemple, vous permet d'archiver les anciens e-mails.

3. Comment les documents de récupération peuvent-ils être simplifiés?

Cette question est au cœur de votre système de gestion de documents. Selon un sondage mené par Léger Marketing pour Xerox Canada, les propriétaires et les gestionnaires de PME canadiennes ont déclaré en moyenne 2 152 $ par année pour gérer et stocker les documents et environ une heure par jour pour rechercher ces documents (globeandmail.com).

Une fois de plus, de bonnes pratiques de dépôt peuvent faire beaucoup pour résoudre le problème. Parcourir les articles de gestion des données sur ce site vous aidera à démarrer. Si vous faites des choses telles que suivre les conventions de nommage des fichiers décrites dans 10 façons de conserver vos fichiers numériques organisés, par exemple, les documents seront beaucoup plus faciles à trouver.

Et que vous soyez un propriétaire unique ou un propriétaire d'entreprise avec des employés, je recommande de créer une liste d'emplacements de fichiers , qui rappellera aux utilisateurs les types de fichiers particuliers - et où trouver documents particuliers. Si votre entreprise ressemble à la plupart des autres, n'oubliez pas d'indiquer si le fichier se trouve sur votre ordinateur, sur un serveur interne, dans le cloud ou sur papier dans un emplacement physique tel qu'un classeur.Par exemple, supposons que vous utilisiez des images, des vidéos ou même des photos papier dans mon entreprise. Une entrée dans votre liste des emplacements de fichiers peut être:

Images numériques / vidéo: ordinateur (ou serveur) - lecteur E: / photos - fichier dans le dossier sujet approprié
Photos papier: classeur 3 - Photos - alpha par sujet

Les lecteurs réseau ou cloud partagés doivent être étiquetés en fonction du contenu, de même que les tiroirs classeurs.

4. Comment pouvons-nous faire / garder nos documents sécurisés?

La première ligne de défense pour la sécurité des documents est la sécurisation physique des locaux commerciaux eux-mêmes. Toutes les entreprises doivent avoir des systèmes de sécurité, tels que des systèmes d'alarme, installés - même des entreprises à domicile.

Les entreprises peuvent également avoir besoin ou vouloir investir dans d'autres dispositifs de sécurité, tels que des barres / grilles de fenêtre, des caméras de sécurité et / ou des services de patrouille. Vous pouvez passer tout votre temps à créer des mots de passe et à crypter des fichiers pour tenter de protéger vos fichiers électroniques, mais peu importe si quelqu'un peut se promener et voler votre ordinateur et le disque dur qui l'accompagne.

Tous les classeurs devraient être verrouillables et verrouillés après les heures d'ouverture (et verrouillés à l'heure du déjeuner si personne de fiable ne se trouve à proximité).

Les procédures générales de sécurité pour les documents électroniques impliquent la sauvegarde régulière de documents et la conservation de documents ailleurs que sur le même disque dur où se trouvent les documents originaux. Il est préférable de se tenir à l'écart du site pour éviter que les données de votre entreprise ne soient anéanties par des catastrophes naturelles - une autre raison pour laquelle le cloud est idéal pour les entreprises. Pour plus d'informations sur la configuration et l'utilisation d'un système de sauvegarde efficace, consultez la rubrique Procédure de configuration d'un système de sauvegarde performant.

Les petites entreprises ayant des collègues ou des employés partageant le même réseau informatique peuvent également vouloir restreindre l'accès de certains utilisateurs afin qu'ils puissent uniquement utiliser ou consulter certaines ressources du réseau. Par exemple, vous pouvez avoir un répertoire de partage de réseau ou de cloud appelé "Accounting" dont l'accès est limité à la gestion uniquement. Même si un utilisateur est autorisé à accéder à une ressource, telle qu'une application, des documents particuliers peuvent être protégés par mot de passe. Le contenu des documents peut également être chiffré, ce qui les rend accessibles uniquement à ceux qui possèdent la clé de chiffrement requise.

Le vol des employés constitue une autre menace pour la sécurité des données. Les petites entreprises avec des employés devraient faire de la vérification des faits et des vérifications des antécédents sur les employés une question de politique.

Implémentation de votre système de gestion de documents

Une fois que vous avez créé votre plan de gestion des documents en répondant aux questions ci-dessus, vous êtes prêt à le mettre en œuvre. suivre les procédures appropriées lors de la création, du stockage et de la récupération de documents.

Vous devez également vous assurer que toutes les personnes qui accèdent aux documents et les utilisent au sein de votre organisation le font, notamment en nommant et en stockant les documents de manière appropriée. Vérifiez régulièrement si des fichiers particuliers peuvent être facilement trouvés et évitez les erreurs.

Vous pouvez configurer un système de gestion de documents en un jour, mais sa mise en œuvre constante au fil du temps sera la clé de son succès. Les récompenses sont énormes - être capable de trouver ce que vous voulez trouver quand vous le voulez et la tranquillité d'esprit.