Déduction faite des avantages sociaux hors caisse pour les cadres supérieurs

Les avantages sociaux (avantages sociaux) sont souvent déductibles pour les employeurs et parfois imposables pour les employés. Les entreprises sont très créatives pour trouver des moyens de rémunérer les cadres et les employés bien rémunérés avec une variété de ces avantages «marginaux». Cet article fournit une liste des avantages sociaux hors caisse communs pour les cadres et les décisions de l'IRS sur la capacité de l'entreprise à les déduire comme des dépenses d'entreprise, ainsi que si elles sont imposables pour les employés.

L'IRS dit que tout avantage ou paiement fourni aux cadres qui n'est pas fourni à d'autres employés peut être soumis à l'impôt à l'employé.

En examinant cette liste d'avantages sociaux hors caisse, on discute de deux facteurs:

• L'avantage est-il ou peut-il être déductible pour l'employeur à titre de dépense d'entreprise? Afin d'être déductible, vous devez être en mesure de démontrer à l'IRS que la dépense était «ordinaire et nécessaire» à l'entreprise.
• L'avantage est-il imposable en tant que rémunération (rémunération) pour l'employé?

Si une prestation est imposable pour l'employé, la valeur est le montant que l'employé devrait payer pour cette prestation dans une transaction sans lien de dépendance.

Boxes sur un site sportif

Si une entreprise achète ou loue une skybox ou une boîte de luxe sur un site sportif, l'entreprise ne peut déduire que le prix du même nombre de sièges réguliers sur ce site. Les autres dépenses associées (restauration, par exemple), doivent être «ordinaires et nécessaires» à l'entreprise pour être déductibles à titre de frais de représentation.

Une boîte achetée ou louée au bénéfice d'un dirigeant peut être un revenu imposable.

Récompenses / bonus

Les récompenses ou primes sont considérées comme une compensation. Veillez à fournir des paiements non en espèces "au nom des" dirigeants. Si ces paiements semblent personnels, ils ne sont pas déductibles pour l'entreprise et sont imposables pour l'exécutif.

Adhésions au club ou cotisations de club

Les adhésions de clubs ou de clubs de toutes sortes ne sont pas déductibles, sauf si elles ont un but commercial spécifique (un groupe de commerce, par exemple). Cela inclut les clubs sociaux, sportifs, sportifs, de repas, aériens et hôteliers. Le but du club («affaires liées») pas le nom contrôle. Si le coût est déductible, il s'agit d'un revenu imposable pour l'exécutif.

Cartes de crédit d'entreprise

De nombreuses entreprises permettent aux employés d'utiliser des cartes de crédit pour acheter des articles pour l'entreprise. Certaines entreprises émettent des cartes de crédit aux cadres et paient les factures sans exiger que l'exécutif démontre son intention d'affaires. Les dépenses personnelles payées par l'entremise de ces cartes de crédit aux cadres sont considérées comme des avantages sociaux imposables et ne peuvent être déduites à titre de dépenses d'entreprise.

Salle à manger exécutive

Les repas fournis dans les locaux de l'employeur et pour la commodité de l'employeur peuvent être exclus du revenu du cadre si le coût satisfait au critère «de minimis marginaux» à exclure du revenu des employés.

Prêts à des cadres

L'IRS supposera qu'un prêt à un dirigeant est vraiment une compensation à moins qu'il puisse être démontré que le prêt est de bonne foi. Les facteurs qui démontrent qu'un prêt est de bonne foi sont (1) l'existence d'un billet à ordre, (2) les paiements en espèces selon un échéancier précis, (3) les frais d'intérêt et (4) la garantie.

Le prêt devrait être inscrit comme une créance sur les livres de la société, et le taux d'intérêt devrait être au taux du marché. Les prêts personnels aux dirigeants et administrateurs de sociétés publiques sont interdits par la loi Sarbanes-Oxley de 2002.

Réductions

Les réductions sur les biens ou services fournis aux clients doivent être fournies à tous les employés sur une base non discriminatoire. L'IRS ne permet pas de rabais d'entreprise pour les administrateurs et les entrepreneurs indépendants. Il n'est pas clair à partir de cet article IRS si ces réductions sont imposables pour les employés ou si la valeur de ces réductions est une dépense d'entreprise déductible pour les employeurs.

Assurance-vie pour conjoint / personne à charge

La valeur du conjoint ou de l'assurance-vie dépendante doit être incluse dans le revenu du dirigeant. Comme il n'y a pas de but commercial pour cet avantage, il n'est probablement pas déductible pour l'entreprise.

Transport / voiture pour l'employé

Si un employeur fournit une voiture ou un autre véhicule à l'usage d'un cadre, le montant peut être exclu du revenu jusqu'à concurrence du montant qui serait admissible à titre de frais professionnels déductibles si le cadre payé pour son utilisation. L'utilisation personnelle du véhicule par le dirigeant est taxable.

Stationnement payé par l'employeur

Les laissez-passer de stationnement et de transport en commun ne sont pas imposables pour l'employé si les limites mensuelles spécifiques ne sont pas dépassées. Vérifiez auprès de votre conseiller fiscal.

Utilisation par l'employé d'une propriété répertoriée

Propriété répertoriée comme les ordinateurs portables et les téléphones portables. Si vous fournissez un ordinateur portable à un cadre, tenez des dossiers détaillés pour établir l'utilisation commerciale des ordinateurs qui peuvent être ramenés à la maison ou gardés à la maison par les cadres supérieurs. Il n'y a aucune exception de conservation d'enregistrements comme "aucune utilisation personnelle" disponible pour les ordinateurs.

Les téléphones cellulaires et les téléphones de voiture fournis aux cadres peuvent également être exclus du revenu d'un dirigeant si des registres détaillés sont conservés montrant la documentation de l'utilisation commerciale pour l'achat et l'exploitation.

Réinstallation

Les frais de réinstallation payés par les employeurs sont habituellement considérés comme un revenu imposable pour les employés. Seuls les frais de déménagement des objets personnels et de déplacement vers le nouvel emplacement sont déductibles. Les coûts tels que les repas et l'hébergement dans des logements temporaires ne sont pas déductibles. En outre, les autres coûts payés par l'employeur, tels que les frais de courtage, les taxes foncières, l'assurance, les frais d'aménagement et le remboursement des pertes liées à la vente de la maison précédente sont inclus dans le revenu brut de l'employé.

Vacances

Si vous payez des vacances pour un cadre (hôtels, billets d'avion et autres dépenses), la valeur des vacances est considérée comme personnelle et doit être incluse dans le revenu brut du dirigeant.La valeur n'est pas non plus déductible pour l'employeur en tant que dépense d'entreprise.

Conjoint / personne à charge / autre personne voyageant avec un dirigeant

Les paiements pour un conjoint, une personne à charge ou toute autre personne avec un dirigeant ne sont pas des dépenses d'entreprise déductibles, sauf si: a) le particulier est un employé; (c) les dépenses seraient autrement déductibles par le particulier. Pour justifier ces exceptions, conservez de bons dossiers sur l'objet du voyage et sur le temps consacré par ce dernier à des fins professionnelles.

Planification financière, gestion de patrimoine

Les services de planification financière ou de gestion de patrimoine fournis aux cadres sont considérés comme un avantage accessoire imposable. Il est douteux qu'ils seraient considérés comme des dépenses d'entreprise déductibles.

Services de planification de la retraite qualifiés

Si vous avez un régime de retraite admissible, vous pouvez fournir à vos employés des services de planification de la retraite; ces services ne sont pas considérés comme un revenu pour les employés. Votre entreprise ne peut pas faire preuve de discrimination en faveur de cadres hautement rémunérés dans la prestation de ces services.