Exigences pour la tenue de registres de paie pour les employés

La Division du salaire et de l'horaire du Département du travail et la Loi sur les normes du travail équitables tiennent des registres de salaire et autres documents de l'employé. Les employeurs doivent garder une trace de la rémunération et des congés, et l'Internal Revenue Service exige également que vous gardez les dossiers de paie pour tous les employés actuels pour un minimum de six ans après la fin de l'emploi.

Quels documents Paycheck les employeurs doivent-ils conserver?

Normalement, vous conservez la plupart des documents exigés par la loi dans le cadre de vos activités commerciales, de sorte que la conformité ne devrait pas exiger beaucoup d'étapes ou de travaux supplémentaires.

Passez en revue les enregistrements que vous avez déjà pour vous assurer que vous êtes en ligne avec les exigences IRS et FLSA.

Les enregistrements peuvent être conservés sous n'importe quelle forme, y compris par voie électronique. Les éléments suivants doivent être conservés pour tous les employés non exemptés et ceux qui sont couverts par le salaire minimum:

• Renseignements personnels, y compris nom, domicile, profession, sexe et date de naissance de l'employé s'il a moins de 19 ans
• Heure et jour où commence sa semaine de travail
• Nombre total d'heures travaillées chaque jour de travail et chaque semaine de travail
• Rémunération totale quotidienne ou hebdomadaire
• Rémunération horaire normale pour toute semaine de travail supplémentaire
• Rémunération totale des heures supplémentaires pour la semaine de travail
• Total des salaires payés pour chaque période de paie > Date de paiement et période de paye couverte.

Les employés non exemptés doivent être payés au moins au salaire minimum et recevoir des heures supplémentaires pour toute heure travaillée supérieure à 40 heures par semaine. Un employé peut être exonéré s'il est rémunéré au moins 455 $ par semaine sur une base salariale et s'il exerce certaines fonctions, généralement administratives, de direction ou de gestion.

Le salaire horaire est celui qui est gagné pendant les 40 premières heures d'une semaine de travail.

Les dossiers requis pour les employés exemptés diffèrent de ceux des travailleurs non exemptés, et des renseignements spéciaux sont requis pour les employés du ménage, les employés qui travaillent selon des modalités de rémunération peu communes, les employés qui reçoivent un logement ou d'autres installations et éducation.

Si l'un de vos travailleurs tombe dans ces catégories, consultez un avocat.

Formulaires à conserver

Outre les fiches de paie, vous devez conserver quelques autres documents pour chaque employé.

Une copie signée de son formulaire W-4 indiquant une retenue fédérale. Ce formulaire peut être changé plusieurs fois, alors assurez-vous de conserver le formulaire le plus récent.

• Une copie de toute forme de déduction de salaire, y compris des avantages et des dons spéciaux comme Centraide ou d'autres organismes caritatifs
• Une copie du formulaire original de demande de l'employé et des documents à l'appui, comme un curriculum vitae ou des transcriptions.
• Enregistre les changements dans les niveaux de rémunération, y compris les promotions ou les rétrogradations, et les raisons de ces actions.
• Quelle est la meilleure façon de conserver les enregistrements Paycheck?

Les dossiers de paye, y compris ceux qui documentent toutes les heures travaillées, les changements de statut de rémunération et les taux de rémunération, doivent être conservés dans un fichier séparé.

Vous devez également tenir un registre de tous les changements apportés à la rémunération et aux avantages sociaux des employés, y compris les consentements des employés. Vous devez avoir un consentement écrit au dossier pour toute déduction de la paie d'un employé à l'exception des taxes et saisies-arrêts FICA.

Susan Heathfield, experte en ressources humaines, a des informations plus détaillées sur ce qui devrait être conservé dans le dossier personnel d'un employé.

Qui est autorisé à consulter les dossiers des employés?

La plupart des entreprises tiennent des registres d'employés dans une zone réglementée et n'autorisent l'accès qu'aux personnes qui pourraient avoir besoin de consulter les dossiers en raison de leur rang ou de leur poste. Les enregistrements d'employés ne doivent jamais être supprimés de la salle d'enregistrement. Si vous avez plus de quelques employés, vous pouvez configurer une politique d'accès aux fichiers personnels afin que les employés des ressources humaines sachent comment répondre aux demandes.

Les employés devraient être autorisés à voir leurs propres enregistrements. Vous voudrez peut-être que quelqu'un reste dans la pièce avec un employé pendant qu'il consulte son propre dossier.

• Désigner les employés de l'entreprise qui peuvent voir les enregistrements des employés. L'accès est généralement réservé aux employés du service des ressources humaines et aux gestionnaires et cadres supérieurs à un certain niveau.
• Divers auditeurs fédéraux et étatiques peuvent avoir accès aux dossiers des employés aux fins de vérification. Vous pouvez demander un mandat avant d'autoriser un auditeur à accéder aux dossiers des employés.
• Les avocats représentant les employés dans les procès peuvent être autorisés à accéder à certains cas spécifiques. Un officiel de haut niveau ou l'avocat de l'entreprise doit vérifier la demande de l'avocat avant de permettre la visualisation des documents.