Qu'est-ce que les taux quotidiens et comment sont-ils établis?

Que sont les taux journaliers?

Per diem (du latin "par jour") est une indemnité journalière pour deux frais de voyage spécifiques. Le taux journalier américain comprend deux éléments: l'hébergement, les repas et les frais accessoires. L'IRS dit per diem est le taux le plus élevé autorisé par le gouvernement américain aux employés fédéraux qui voyagent loin de la maison. Même si le tableau des taux a été conçu à l'origine pour les employés fédéraux, l'IRS l'utilise pour les employeurs privés qui veulent fournir aux employés un budget quotidien pour les voyages.

Si vous utilisez des indemnités journalières pour les voyages des employés, tout ce que vous payez aux employés au-delà du taux quotidien est imposable pour l'employé.

Détermination des taux journaliers

Aux États-Unis, la General Services Administration (GSA) fixe le tarif journalier pour chaque ville et état des États-Unis et pour les voyages à l'étranger.

Les taux quotidiens changent chaque année, généralement le 1er octobre. Le ministère de la Défense et d'autres organismes fédéraux utilisent le tableau des taux quotidiens de la GSA. Vous pouvez consulter les tarifs journaliers actuels en vous rendant sur cette page Web de l'administration générale des services: // www. gsa. gov / voyage / plan-livre / par-diem-taux.

Les taux journaliers sont importants pour les employeurs, car les remboursements aux employés qui excèdent les taux quotidiens admissibles sont imposables aux employés à titre de revenu. Les employeurs doivent avoir un plan comptable pour les dépenses de remboursement des employés afin de se conformer aux règlements de l'IRS concernant les dépenses quotidiennes.

Comment lire le tableau des taux quotidiens

Tableau des taux journaliers des GSA ( CONUS se réfère à la zone continentale des États-Unis, OCONUS fait référence aux États-Unis continentaux) les employés du gouvernement, mais il peut être utilisé par des employeurs privés qui veulent utiliser les taux quotidiens.

La table des per diem est maintenant consultable.

Vous pouvez effectuer une recherche par état et ville ou par code postal. Vous verrez une ventilation des taux d'hébergement par mois et le per diem pour les repas et les frais accessoires à droite. Certains mois peuvent être différents. Notez qu'il s'agit du taux d'hébergement "maximum par mois, taxes comprises." Les taux payés au-delà du maximum sont imposables aux employés comme revenu.

Vous pouvez également voir la répartition repas par repas du lien Repas et dépenses accessoires. Cette page montre la répartition du petit déjeuner, du déjeuner et du dîner, ainsi que les dépenses accessoires.

Veillez à utiliser la bonne table; la CONUS pour les États-Unis continentaux et l'OCONUS pour l'extérieur des États-Unis continentaux. Vous ne pouvez pas utiliser les per diems pour les voyages internationaux.

Taux journaliers et taxes

L'IRS affirme que les remboursements de per diem ne sont pas imposables, même s'ils dépassent les dépenses réelles, mais pas s'ils dépassent le taux fédéral.Par exemple, si un employé est à Tampa pour une conférence en mai 2016, cet employé peut obtenir l'indemnité journalière de 106 $, plus 54 $ pour les repas et les frais accessoires.

Si vous souhaitez utiliser les indemnités journalières pour les employés, vous devez les utiliser pour toute l'année civile, mais vous pouvez rembourser les dépenses réelles ou utiliser les repas et les frais accessoires pour des emplacements spécifiques.

Vous pouvez également utiliser uniquement les repas et les frais accessoires si vous payez un hébergement directement, fournissez l'hébergement en nature, remboursez les dépenses réelles d'hébergement.

Vous pouvez également utiliser les indemnités journalières pour les repas et les frais accessoires pour les excursions d'une journée sans frais d'hébergement.

Plus de détails, restrictions et qualifications de l'IRS

Comme d'habitude avec l'IRS, il y a beaucoup plus de détails que vous devez savoir si vous voulez utiliser les indemnités journalières pour les voyages des employés. En savoir plus sur les taux journaliers dans la publication IRS 463: Frais de voyage, de divertissement, de cadeau et de voiture.