Comment déduire les dépenses non remboursées des employés

Il peut sembler injuste que vous deviez dépenser de l'argent pour gagner de l'argent, surtout lorsque vous n'êtes pas travailleur autonome. L'Internal Revenue Service est d'accord avec vous, au moins dans une certaine mesure. Les employés qui engagent des dépenses liées à l'emploi peuvent potentiellement déduire ces coûts dans leurs déclarations de revenus fédérales - sauf, bien sûr, ce n'est jamais aussi facile lorsqu'il s'agit de taxes fédérales.

C'est une déduction détaillée

Les dépenses liées à l'emploi entrent dans la catégorie des déductions diverses.

Cela signifie que vous devez détailler dans votre déclaration de revenus pour les réclamer, de sorte que vous devrez passer en revue tous les dossiers, calculs et autres ennuis que cela implique. Il vous faudra plus de temps pour préparer votre déclaration de revenus, et si vous embauchez quelqu'un pour le préparer pour vous, cela vous coûtera probablement plus cher. Cela n'a pas pour but de vous décourager, mais assurez-vous que vous avez suffisamment de dépenses non remboursées pour les employés que vous serez toujours en avance lorsque vous comprendrez ce que cela vous coûtera en temps et en argent pour les réclamer.

La mise en page signifie également que vous ne pouvez pas demander la déduction standard pour votre statut de dépôt. Si le total de toutes vos déductions détaillées n'excède pas la déduction standard à laquelle vous avez droit, il n'est généralement pas dans votre intérêt de détailler - vous finirez par payer plus en argent des contribuables. Donc, bien qu'il puisse être gratifiant d'utiliser ces dépenses pour rayer un smidgen de votre obligation fiscale, vous feriez mieux de demander à votre employeur de vous rembourser pour ce que vous avez dépensé à la place.

Admissibilité à la déduction pour frais d'entreprise des employés

«Non remboursé» est le mot clé ici. Assurez-vous que votre employeur ne vous a pas remboursé pour ce que vous avez dépensé. Il ne vous a pas avancé d'avance sur ces coûts ni d'une indemnité pour les payer. Si l'une de ces circonstances s'applique, vous ne pouvez pas demander la déduction.

Si vous deviez rendre compte à votre employeur, en expliquant exactement à quoi l'argent était consacré, c'était probablement une avance ou une allocation, surtout si vous deviez rendre l'argent qui vous restait. Non seulement ces dépenses ne sont pas déductibles, mais l'argent qui vous est donné peut apparaître dans la case 12 de votre W-2 comme un revenu sur lequel vous devez payer des impôts. Cependant, plusieurs critères doivent être remplis avant que cet argent ne vous soit imputé comme revenu.

Une autre règle stipule que les dépenses que vous dépensez doivent être des dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires pour votre employeur. "Ordinaire" signifie que la plupart des gens dans votre secteur d'activité - ou leurs employeurs - dépensent également de l'argent pour la même chose. Nécessaire "signifie que l'achat ou la dépense était plus ou moins partie intégrante de la conduite des affaires. Par exemple, il ne serait pas considéré comme ordinaire ou nécessaire pour un artiste de scène d'acheter une trousse à outils, alors qu'un machiniste pourrait être tenu d'en avoir un pour réparer des problèmes sur le plateau.

Types de dépenses d'entreprise pouvant être déduites

Les employés peuvent engager une grande variété de dépenses liées à leur emploi, mais ces cinq grandes catégories de dépenses d'emploi déductibles d'impôt sont souvent réclamées:

• Dépenses liées aux véhicules: < Ces frais comprennent les coûts associés à l'utilisation de votre véhicule personnel pour des raisons liées au travail. Vous pouvez soit déduire une partie de vos dépenses de conduite réelles en fonction de votre kilométrage lié au travail, ou vous pouvez utiliser le taux de kilométrage standard fixé par l'IRS chaque année. Le taux est de 53,5 cents par mille à compter de 2017. Les milles permis sont limités à aller d'un lieu de travail à un autre, visiter des clients ou des clients, aller à une réunion d'affaires loin de votre lieu de travail habituel lorsque vous avez un ou plusieurs lieux de travail habituels. Le navettage est non inclus. La publication IRS 463, chapitre 4 donne une explication détaillée de ces règles. Frais de stationnement, de péage et de transport local:
• Ces frais sont distincts des frais de véhicule comme le carburant, le pétrole, l'assurance et la maintenance. Ils comprennent les autres coûts de déplacement comme le stationnement, les péages, les tarifs d'autobus ou les tarifs de train. Et encore, certaines dépenses sont interdites. Si vous devez payer pour garer votre véhicule sur votre lieu de travail, ceci n'est pas déductible. Aussi longtemps que vous conduisez à des fins commerciales et non pour faire la navette, ces coûts peuvent être déduits. Frais de voyage:
• Ces frais comprennent le coût des hôtels, des billets d'avion, de la location de voiture et des frais similaires si vous devez voyager à l'extérieur de votre domicile au moins la nuit. Frais de repas et de représentation:
• Si vous prenez un repas avec des clients, des clients, des associés ou des employés, ces frais sont déductibles s'ils sont directement liés à la conduite des affaires. Cela signifie que le but de la réunion était de faire des affaires, que vous avez effectivement fait des affaires et que vous-ou, plus précisément, votre employeur-avez eu toutes les raisons de croire que l'événement entraînerait des revenus. Habituellement, seulement la moitié du coût des repas et des divertissements est déductible d'impôt, mais il y a quelques exceptions à cette règle. Vous pouvez les trouver au chapitre 2 de la publication 463. Autres dépenses d'entreprise:
• Elles comprennent toutes les dépenses non incluses dans les catégories ci-dessus, telles que le coût des cartes de visite, les abonnements aux publications commerciales et commerciales, frais de bureau à domicile, cadeaux d'affaires et éducation liée au travail. Ils peuvent également inclure tous les outils ou équipements qui pourraient être nécessaires pour faire votre travail. Comment déduire les dépenses d'entreprise des employés

Pour demander le remboursement des dépenses d'entreprise, commencez par remplir le formulaire 2106 pour calculer le montant total de la déduction à laquelle vous avez droit. Si vous voulez déduire vos dépenses réelles de véhicule, vous pouvez calculer votre déduction en fonction des milles que vous avez parcourus en remplissant la page 2 de ce formulaire. Le formulaire 2106-EZ plus court peut être utilisé si vous souhaitez réclamer le taux de kilométrage standard au lieu des frais réels du véhicule.

Vous pouvez ensuite entrer la déduction que vous avez calculée à la ligne 21 de l'annexe A, le formulaire que vous devez utiliser pour détailler les déductions. Inscrivez le total de toutes vos déductions détaillées - déterminées après avoir rempli l'annexe A - à la ligne 40 de votre formulaire 1040 au lieu de la déduction standard à laquelle vous auriez autrement droit.

D'autres déductions détaillées comprennent des coûts tels que les frais médicaux et dentaires non assurés, les primes d'assurance-maladie dans certains cas, les intérêts hypothécaires et les dons de bienfaisance. Encore une fois, lorsque vous avez rempli l'annexe A, le total de toutes ces déductions devrait dépasser le montant de la déduction standard à laquelle vous avez droit.

Limitation de l'IGA

Toutes les déductions diverses sont réduites de 2% de votre revenu brut rajusté ou de votre AGI. Ce qui reste est le montant que vous pouvez déduire et inscrire à l'annexe A. Par exemple, si votre IAG est de 80 000 $, vous ne pouvez demander une déduction que pour le montant total de vos dépenses diverses qui dépasse 1 600 $ ou 2 pour cent de 80 000 $. Si vous avez des dépenses de 1 800 $, vous obtiendrez une déduction de 200 $. Si vos dépenses diverses n'atteignent pas 2% de votre AGI, elles ne donnent droit à aucune déduction.

Archivage

En supposant que vous respectiez toutes ces règles et que vous souhaitiez déduire vos dépenses liées au travail, l'IRS peut s'attendre à ce que vous soyez en mesure de les justifier. Vous aurez besoin d'une preuve pour chaque dépense que vous réclamez, en indiquant la description de l'argent dépensé, le montant, le but et la relation d'affaires ainsi que la date et le lieu où la dépense a été engagée. Vous souhaiterez peut-être conserver un fichier en cours d'exécution tout au long de l'année pour conserver tous vos reçus, ou vous assurer de les numériser régulièrement sur votre smartphone ou votre ordinateur portable. Non seulement cela rendra les calculs plus faciles au moment des impôts, mais vous aurez la preuve à portée de main si l'IRS vous demande jamais de le produire.