Frais de déplacement, de repas et de divertissement

Les frais de déplacement, de repas et de représentation sont des déductions autorisées, avec des exceptions et des restrictions, en vertu des règles de l'Internal Revenue Service (IRS) pour les entreprises. L'IRS définit les frais de voyage comme des dépenses ordinaires et nécessaires de voyager loin de la maison pour votre entreprise, votre travail ou votre profession. Généralement, votre «maison» à des fins fiscales est la ville entière ou la zone générale où vous vivez.

En ce qui concerne le transport, vous pouvez déduire le coût du transport entre votre domicile et votre destination d'affaires.

Si vous conduisez votre voiture, la meilleure méthode consiste généralement à utiliser les taux de kilométrage standard établis par l'IRS. Vous pouvez également déduire ce qui suit: tarif de taxi, autobus de banlieue ou limousine d'aéroport; les bagages et l'expédition; nettoyage à sec et blanchisserie; conseils; diverses autres dépenses.

Vous pouvez déduire vos frais d'hébergement. Vous pouvez également déduire le coût de vos repas pendant votre voyage, mais seulement 50% du coût non remboursé de vos repas. Vous pouvez également utiliser le taux journalier d'état autorisé. Les taux quotidiens exacts pour chaque état sont disponibles. Pour être sûr que vous calculez correctement vos taux quotidiens, vous devriez jeter un coup d'œil aux taux quotidiens de l'État.

Les dépenses de divertissement sont généralement un drapeau rouge pour l'IRS. Afin de pouvoir déduire les frais de représentation, le divertissement doit être nécessaire pour que votre entreprise puisse gagner un revenu et il doit se dérouler dans un cadre d'affaires clair tel qu'une salle de conférence lors d'un congrès.

Il ne peut pas avoir lieu dans une boîte de nuit, un théâtre, un rassemblement social, un événement sportif ou un cocktail.

Lorsque vous déduisez une dépense de divertissement, vous devez être en mesure de prouver qu'une discussion d'affaires importante a eu lieu pendant l'activité. Généralement, vous ne pouvez déduire que 50% des frais de représentation.

Vous pouvez déduire 50% de vos repas s'ils servent à des fins de divertissement, mais pas si vous les avez déjà déduits pour un voyage d'affaires.

Il est d'une importance vitale de bien documenter les frais de voyage, de repas et de divertissement. Conservez vos reçus et conservez vos relevés de kilométrage dans un journal que vous gardez dans votre véhicule. Cette catégorie de déductions est souvent un drapeau rouge à l'IRS et vous pouvez être invité à prouver vos déductions si vous êtes audité. La publication 463 (2008) vous donnera plus de détails sur cette catégorie de déductions et un certain nombre de circonstances particulières. La version 2009 de la publication n'a pas encore été publiée.