Exemple Formulaires d'évaluation des conférenciers et rapports récapitulatifs

Toute personne qui travaille sur un programme éducatif reconnaît qu'il est important de développer un formulaire d'évaluation du locuteur pour mesurer l'efficacité du programme global ou d'une session individuelle. C'est quelque chose qui met au défi les planificateurs de réunions et d'événements, et c'est une étape que beaucoup aimeraient oublier.

Cependant, un bon formulaire d'évaluation des locuteurs peut être utilisé comme un outil important pour mesurer l'efficacité d'un programme donné, et il peut être utilisé comme un outil pour mesurer la contribution d'une réunion aux objectifs d'une organisation.

Le plus grand défi associé à la création d'un formulaire d'évaluation de locuteur est peut-être de le formater afin qu'il soit facile à compléter. Bien que la plupart des participants s'attendent à effectuer une évaluation, il est utile de se rappeler qu'ils sont généralement plus intéressés à quitter une session dès la fin de celle-ci.

Reconnaissant ce défi, fournissez une sorte d'incitation pour que les participants complètent le formulaire. C'est une occasion pour le planificateur de s'amuser et de renforcer l'entreprise, et peut inclure des articles promotionnels de l'organisation ou même des chèques-cadeaux.

Éléments d'un formulaire d'évaluation du locuteur

L'élément le plus important que les planificateurs de réunions doivent prendre en compte lors de l'élaboration d'un formulaire d'évaluation est l'importance de garder le formulaire bref (une page). Quelques conseils incluent:

• Donnez des instructions claires et brèves en haut.
• Liste le nom de la session et le haut-parleur sur le formulaire.
• Mesurez l'efficacité dans un maximum de cinq options.
• Demandez si les objectifs de la session ont été atteints.
• Demandez si la séance a été perçue comme utile.
• Posez une question ouverte pour plus d'informations.
• Conservez le formulaire facultativement anonyme.
• Demandez s'il y a un intérêt pour un contact de suivi.

Bien sûr, les commentaires sur les formulaires d'évaluation seront subjectifs, car les commentaires sont basés sur de nombreux facteurs personnels de qui répond.

Par exemple, ceux qui assistent à un programme donné seront probablement à différents niveaux d'expérience professionnelle sur un sujet donné, ce qui aura une incidence sur la façon dont ils réagissent. Leurs commentaires peuvent également varier en fonction des différentes attentes d'un programme avant de participer.

Exemple de formulaire d'évaluation du locuteur

L'association nationale des conférenciers (NSA), Tempe, AZ, a développé un modèle de formulaire d'évaluation des conférenciers qu'il utilise lors des réunions pour évaluer ses propres sessions éducatives.

«Nous demandons à tous nos conférenciers de nous fournir des résultats d'apprentissage pour leurs sessions, que nous imprimons dans le programme avec nos descriptions de session, explique Marsha Mardock, porte-parole de la NSA. "Ensuite, nous demandons à nos participants de mesurer le succès de la session par rapport aux résultats d'apprentissage."

Les questions spécifiques comprennent:

• Veuillez évaluer dans quelle mesure les objectifs d'apprentissage de cette session ont été atteints?
• Quelle valeur avez-vous reçu de cette session?
• Quelle est la meilleure idée que vous avez entendue dans cette session que vous prévoyez d'utiliser?

La NSA a été créée en 1973 et est une organisation de premier plan pour les conférenciers professionnels, fournissant des ressources et une éducation conçues pour faire progresser les compétences, l'intégrité et la valeur de la profession d'orateur.

Résumer les résultats du formulaire d'évaluation de session

Une fois les formulaires d'évaluation collectés, les organisateurs d'événements doivent compiler les résultats dans un rapport résumant tous les résultats.

Cela inclut des informations sur les notes attribuées aux locuteurs dans les différentes catégories mesurées, ainsi que sur les commentaires eux-mêmes.

Ces rapports sont utilisés pour mesurer l'efficacité avec laquelle un séminaire ou une conférence répond aux besoins de l'auditoire et ce qui peut être amélioré à l'avenir. Le conférencier motivateur, Pegine Echevarria, de Team Pegine Inc., à Ponte Vedra Beach, en Floride, suggère que les planificateurs de réunions regroupent les résultats dans un rapport appelé Rapport après action (voir l'exemple).

"Nous avons appris cela de l'armée", explique Pegine. «Tout le monde dans l'Armée rédige un rapport après action à partager avec ses supérieurs, y compris ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et des solutions pour l'amélioration après chaque projet ou tâche. Nous fournissons la même chose. Les rapports incluent non seulement les résultats de l'audience, mais aussi les informations de mon expérience de communication et de conseil. "

Rapport après action

Ce rapport fournit plus d'informations qu'une évaluation de session de haut-parleur. C'est une évaluation du programme lui-même, y compris le processus de planification. Pegine fournit un rapport après action après chaque engagement de parole. "Mes clients connaissent le rapport avant chaque événement et ils aiment le recevoir après, c'est une valeur ajoutée pour eux. Elle répond aux questions des planificateurs de réunions, notamment:

• Qu'ont-ils bien fait?
• Qu'est-ce qui aurait pu être fait différemment?
• Quelles idées ai-je pour les événements futurs?

Le Centre médical de l'Armée Walter Reed présente ses lignes directrices du rapport après action pour la planification de programmes éducatifs avec des conférenciers. L'information est présentée dans un format de rapport / tableau, et le résumé comprend les éléments suivants:

• Aperçu des activités
• Contenu de l'activité
• Conférenciers invités
• Processus de planification
• Documents d'activité
• Formulaires d'évaluation > Administration des activités
• Données budgétaires