Organismes sans but lucratif Remplacer le personnel par du bénévolat

Il est très tentant, dans les moments difficiles, de réduire les postes rémunérés et de transformer ces postes en postes bénévoles. Mais est-ce vrai? Est-ce que ça marche? Quels sont les pièges ou les avantages?

Le recours à des bénévoles pour effectuer des tâches ou des tâches qui pourraient autrement être effectuées par du personnel rémunéré (souvent appelé remplacement d'emplois) ne devrait faire partie d'une stratégie globale de réduction des coûts qu'en période difficile. Voici quelques conseils pour bien faire les choses:

Ne licencier personne avec l'intention de remplacer un volontaire par du personnel rémunéré. Une telle action ne peut qu'inciter les autres membres du personnel rémunérés à craindre pour leurs postes et à se sentir mal à l'aise de travailler avec des bénévoles, craignant qu'ils ne prennent leur poste. Cependant, quand il y a une attrition naturelle ou une réorganisation générale, profitez-en pour repenser la façon dont votre organisation est établie et comment vous pourriez reconfigurer les tâches afin que certaines tâches puissent être accomplies par des bénévoles.

Par exemple, vous venez de promouvoir votre réceptionniste à un poste d'assistant administratif travaillant avec le directeur du développement. Cela laisse le travail de réceptionniste ouvert. Est-ce que ce poste pourrait être comblé par des bénévoles? Une organisation que j'ai visitée récemment limite les heures d'ouverture au public à cinq heures par jour (10 heures-3 heures du matin) et utilise des bénévoles pour la réception. Il y a un volontaire différent chaque jour. Ce bénévole répond au téléphone, accueille les visiteurs et effectue un assortiment de tâches cléricales bien définies et documentées.

À la fin de la journée, le bénévole utilise un formulaire pour résumer les choses importantes qui se sont produites ce jour-là et tout problème qui pourrait devoir être résolu par le bénévole du jour suivant.

Cette organisation a mis au point la plupart des bugs, et les volontaires sont heureux et loyaux. Il y a maintenant assez de bénévoles formés pour avoir quelques autres bénévoles au bureau qui s'occupent d'autres tâches de bureau, aidant encore plus l'organisation.

N'utilisez pas seulement des volontaires pour les tâches les plus courantes

De nombreux bénévoles sont heureux de faire du travail de bureau ou d'envoyer des mailings ou de faire des courses, mais chaque fois que votre personnel aimerait faire quelque chose mais il n'y a pas de temps, pensez à utiliser un volontaire. Un bénévole peut être un coordonnateur bénévole, aider à rédiger des subventions ou des ressources de recherche, être responsable d'un bulletin, former d'autres bénévoles ou même le personnel, planifier et mettre en œuvre des événements spéciaux, ou une foule d'autres choses. Pensez de façon créative et recherchez des bénévoles qui ont des talents ou de l'expérience particuliers.

Envisager de trouver et d'utiliser des «bénévoles qualifiés»

Les bénévoles qualifiés sont généralement des spécialistes dans les domaines non liés au secteur à but non lucratif, comme les finances, les ressources humaines ou le marketing.Ce sont souvent des employés d'entreprises qui font partie du programme de responsabilité sociale des entreprises de leur employeur. Ils ont le temps par leurs sociétés de passer du temps à travailler avec des organismes sans but lucratif. Au cours de cette récession, il y a aussi des bénévoles qualifiés entre les emplois qui pourraient être très intéressés à garder leurs compétences pointues et à ajouter à leur curriculum vitae.

Les volontaires qualifiés ne peuvent pas remplacer le personnel, mais ils peuvent remplacer l'externalisation coûteuse et les consultants externes.

Ils peuvent vous aider à vous réorganiser, à effectuer une vérification organisationnelle, à élaborer les données nécessaires pour aider le conseil à prendre des décisions organisationnelles, à trouver des façons d'économiser sur les services essentiels ou à aider le personnel à se concentrer sur ce qui est le plus important.

Des études ont démontré que les organismes sans but lucratif n'utilisent pas de bénévoles qualifiés (aussi appelés bénévoles) aussi souvent qu'ils le devraient. Demandez à vos fondations d'entreprise locales si elles ont un programme de bénévolat qualifié, ou demandez une subvention pro bono à travers la Fondation Taproot.

La Corporation pour le service national et communautaire a une boîte à outils pour aider les organismes sans but lucratif à se préparer à utiliser des bénévoles axés sur les compétences. Vous pouvez également poster vos ouvertures pour les bénévoles ayant des compétences professionnelles chez Catchafire, un service de mise en correspondance en ligne.

Ne tolérez pas un système de castes dans votre bureau

J'ai vu des bureaux où les directeurs payés sortaient déjeuner tous les jours, généralement ensemble, tandis que le personnel de bureau et les bénévoles mangeaient des sandwichs à la salade d'œufs dans la salle de pause. descendre le fort jusqu'à ce que les gestionnaires reviennent.

Quelle façon de faire en sorte que le personnel de bureau et les bénévoles se sentent comme des citoyens de seconde zone. Trouvez des façons d'être inclusif et faites en sorte que tout le monde se sente essentiel à quelque chose de très important.

Agissez rapidement lorsque les bénévoles manifestent un intérêt

Les bénévoles ont beaucoup d'opportunités dans de nombreuses organisations. Agissez rapidement quand ils manifestent un intérêt pour le vôtre, sinon ils iront ailleurs. Il est fréquent que les bénévoles potentiels soient mal évalués par des organisations à but non lucratif. Soit le directeur des bénévoles est sourd à ce que le bénévole dit au sujet de son temps disponible (se sentir dépassé est une raison aussi fréquente pour le vol volontaire que le sentiment de sous-utilisation); ou le volontaire reçoit une interview superficielle qui ne révèle pas les capacités et les expériences qui pourraient être des indices dans l'installation du volontaire dans une situation enrichissante.

Gardez l'esprit ouvert sur les types d'emplois que les bénévoles pourraient remplir

Oui, vous pourriez avoir une liste des rôles de base que vous êtes toujours en train de magasiner, mais lorsque votre entrevue révèle d'autres possibilités, ne soyez pas lié par les précédents et les règles. N'hésitez pas à créer un emploi bénévole qui correspond à cette personne, ses talents et ses intérêts. Vous pourriez être en mesure de relever un membre du personnel rémunéré d'une tâche et de la transférer à un bénévole. Cela devrait permettre à votre personnel rémunéré de consacrer du temps à d'autres tâches urgentes. Cependant, il ne devrait jamais exposer un employé rémunéré à une éventuelle perte d'emploi.

En fin de compte, il est inutile de réduire les coûts en coupant délibérément le personnel et en le remplaçant par des bénévoles, mais il pourrait y avoir des façons créatives de permettre à des bénévoles de remplir certains rôles si vous le faites sagement.