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En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devriez vous efforcer d'entretenir de bonnes relations de travail avec votre compagnie d'assurance. Cela est vrai que vous interagissiez avec votre assureur directement ou par l'intermédiaire d'un agent ou d'un courtier. L'assurance est une affaire de personnes et de relations. Une bonne communication est essentielle. Voici dix étapes que vous pouvez suivre pour établir et maintenir des interactions efficaces avec votre assureur.
1. Attribuer une personne point
Rationalisez les interactions avec votre assureur, agent ou courtier en affectant un employé de confiance à toutes les communications liées à l'assurance.
Cette personne peut être comptable, contrôleur, trésorier ou toute autre personne qui connaît les questions d'assurance. Informez vos employés que seulement le point de contact désigné communiquera avec votre assureur, agent ou courtier. Cela permettra de s'assurer que les informations importantes ne sont pas perdues et que les tâches critiques sont terminées en temps opportun.
2. Demander une personne-ressource
Si vous communiquez avec votre assureur par l'intermédiaire d'un intermédiaire, demandez à votre agent ou courtier de désigner une personne pour gérer toutes vos polices. La personne assignée doit gérer toutes les interactions avec votre assureur qui sont menées en votre nom. Quand une seule personne est responsable de superviser toutes vos affaires, les détails importants sont moins susceptibles d'être négligés.
3. Communiquer par écrit
Il est préférable de communiquer par écrit avec votre agent, courtier ou assureur. Vous pouvez communiquer par voie électronique ou via des documents papier.
Si vous avez un problème urgent nécessitant une intervention immédiate, appelez votre agent ou votre courtier au téléphone. Assurez-vous simplement de faire un compte rendu écrit de ce qui a été dit. Résumez la conversation dans une lettre ou un courriel et envoyez une copie à l'agent ou au courtier. La communication écrite est particulièrement importante pour traiter les demandes de couverture ou les problèmes de réclamation.
Une demande verbale peut être «perdue dans le remaniement» d'une compagnie d'assurance ou d'une agence d'assurance.
4. Connaissez votre entreprise
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devriez en savoir plus sur votre entreprise que quiconque. Votre assureur comptera sur vous pour fournir des informations spécifiques sur votre entreprise. Par exemple, un assureur de propriété commerciale demandera probablement la superficie en pieds carrés de votre immeuble ou de l'espace loué et la valeur des biens assurés. Un assureur de responsabilité civile peut vous demander de projeter vos ventes annuelles. Un assureur d'indemnisation des travailleurs demandera des informations sur la paie. Les informations que vous fournissez doivent être exactes car elles seront utilisées pour calculer vos primes.
5. Citez la réclamation ou le numéro de la police
Lorsque vous communiquez avec votre compagnie d'assurance ou votre agent au sujet d'une réclamation, veillez à indiquer le numéro de réclamation.Les dossiers de réclamation des assureurs sont organisés en fonction des numéros de réclamation et non des noms des souscripteurs. Si vous appelez ou écrivez au sujet d'un problème de couverture, donnez votre numéro de police à votre agent ou à votre assureur. Tout comme les réclamations, les polices se voient attribuer des numéros que les assureurs utilisent à des fins de documentation et de suivi.
6. Soumettre des informations complètes
Les compagnies d'assurance sont chargées de collecter les primes et de régler les réclamations. Bien sûr, les assureurs ne paient pas toutes les réclamations.
S'ils le faisaient, ils ne survivraient pas. Ils examinent les réclamations avant de faire des paiements aux assurés. Vous pouvez accélérer le processus de révision en déposant votre demande correctement. Inclure des informations complètes. Faites savoir à votre expert en sinistres que vous êtes un souscripteur averti. Faites ressortir votre demande.
7. Ne pas tergiverser!
Les questions liées à l'assurance doivent être traitées en temps opportun. Communiquez rapidement avec votre assureur, votre agent ou votre courtier si votre entreprise acquiert une nouvelle propriété, achète une autre entreprise, déménage à un autre endroit ou effectue tout autre changement susceptible d'influer sur votre couverture d'assurance. N'attendez pas qu'une perte survienne pour informer votre assureur des changements que vous avez apportés à votre entreprise.
Un avis rapide est particulièrement important après un accident ou une perte. La plupart des polices d'assurance vous obligent à aviser votre assureur rapidement ou «dès que possible» d'un accident ou d'une perte.
Si vous attendez des semaines ou des mois pour informer votre assureur d'une perte, votre paiement de sinistre peut être retardé ou même refusé.
8. Ne faites pas de menaces vides
Si votre assureur se traîne les pieds sur le règlement de votre réclamation, la menace d'un procès accélérera-t-elle le processus? La réponse est non. Une fois que vous avez mentionné une action en justice, l'expert soumettra votre dossier au service juridique de l'assureur ou à un conseil externe. Vous aurez alors affaire avec des avocats, pas des réclamations du personnel. Ne menacez pas de porter plainte, de déménager votre entreprise ailleurs ou de prendre d'autres mesures, à moins que vous n'ayez l'intention d'y donner suite. Le personnel des réclamations est motivé pour régler votre réclamation rapidement et à l'amiable. Les avocats ne sont pas. Ils font plus d'argent si votre réclamation traîne encore et encore.
9. Établir des relations à long terme
Comme la plupart des entreprises, les assureurs apprécient les clients fidèles. Essayez de développer une relation à long terme avec un assureur. Cette relation peut être payante dans le cas d'une réclamation importante ou compliquée, ou d'un marché d'assurance difficile. Ne pas voler d'un assureur à l'autre pour économiser quelques dollars.
10. Retenir des conseils compétents
Si vous retenez les services d'un avocat pour représenter votre entreprise dans une affaire d'assurance, choisissez une société qui a de l'expérience auprès des compagnies d'assurance. Votre avocat devrait comprendre le droit des assurances et être prêt à porter votre cas devant la justice, si nécessaire.
Article édité par Marianne Bonner
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