Learn Ce qu'il faut inclure dans votre planificateur d'événements Contrat

La plupart des professionnels de la planification d'événements - qu'ils soient planificateurs de mariages, planificateurs de congrès, planificateurs de fêtes ou spécialistes des événements corporatifs - savent que les contrats de planification d'événements sont essentiels à la réussite d'un événement. Et tandis que le mot «contrat» peut avoir une connotation négative dans la société litigieuse d'aujourd'hui, avoir un contrat légal oblige simplement les deux parties à s'entendre - par écrit - sur un ensemble de termes et conditions.

Le contrat de planification d'événements a pour but de protéger les deux parties.

Si vous avez déjà eu une rencontre avec quelqu'un et que vous pensiez que vous vous compreniez tous les deux, vous découvrirez plus tard que vous vous êtes tous deux éloignés avec un sens très différent de ce qui a été discuté et des étapes suivantes. de mauvaise communication. Cela arrive à tout le monde dans tous les domaines de la vie, dans les relations personnelles et professionnelles.

Dans certaines circonstances, les conséquences peuvent être minimes, comme ne pas prendre le dîner sur le chemin du travail parce que vous pensiez que votre partenaire le couvrait. Dans d'autres situations - en particulier dans les affaires - les ramifications peuvent être à la fois nuisibles et coûteuses. Avoir un contrat de planification d'événement en place garantit que vous et votre client avez une compréhension claire du travail qui sera accompli et d'autres aspects nécessaires pour faire des affaires ensemble.

Lors de l'élaboration de votre contrat de planification d'événements, veillez à inclure ces cinq éléments.

Précisez clairement les services de planification d'événements qui seront fournis

En tant que planificateur d'événements, la liste des services de planification d'événements que vous fournirez peut sembler l'élément le plus évident à inclure dans un contrat de planification d'événement.

Et, à certains égards, ça l'est. Toutefois, il est essentiel de spécifier en détail les services que vous fournirez, car votre travail se limitera à fournir uniquement les services spécifiés dans cette liste.

Les planificateurs d'événements offrent une vaste gamme de services et les services offerts peuvent varier d'un événement à l'autre. Un planificateur d'événements peut fournir des arrangements floraux, un autre ne peut pas. Certains planificateurs d'événements peuvent aider à la sélection des lieux et d'autres gérer les besoins de transport pour les invités. Il n'y a pas deux planificateurs d'événements identiques. Par conséquent, aucun contrat de planification d'événements n'est identique.

Bien que vos services de planification d'événements soient limités aux éléments spécifiés dans cette liste, il est important de répertorier également les services qui ne seront pas fournis. Pourquoi? Il vous aide à inscrire ces tâches dans le contrat de planification de l'événement afin que votre client sache clairement que ce sont des services que vous n'effectuerez pas.

Il est également utile d'avoir ceci par écrit et convenu dans le cadre de votre contrat afin que, lors de la planification de cet événement, si votre client vous demande de gérer ces responsabilités, vous avez un contrat à respecter lorsque vous refusez poliment d'accomplir ces tâches.Utilisez un langage général pour vous protéger contre tout ce qui ne relève pas de vos services de planification d'événements convenus.

Calendrier de paiement

Tous les contrats de planification d'événement doivent inclure les conditions de paiement et les détails concernant le calendrier de paiement. Commencez avec la date d'échéance du dépôt initial et communiquez clairement qu'aucun travail ne commencera à planifier cet événement tant que le dépôt n'a pas été reçu. Si la date de l'événement a été sélectionnée, indiquez la date à laquelle le dépôt doit être reçu afin de livrer les services pour la date choisie. Fournissez un calendrier de paiement et des détails concernant les paiements futurs, soit en établissant une date d'échéance fixe pour chaque paiement, soit en liant chaque paiement à un jalon dans le processus de planification d'un événement. Établissez un calendrier de paiement qui convient le mieux à votre entreprise et à votre flux de trésorerie. Inclure les taxes et les frais supplémentaires.

Conditions d'annulation de l'événement

Que se passe-t-il si - à tout moment du processus de planification de l'événement - votre client annule l'événement?

Ne laissez pas ce résultat au hasard! Votre contrat de planification d'événement doit inclure les conditions d'annulation de l'événement. C'est une partie importante du contrat qui protégera à la fois votre entreprise et les revenus attendus de cet événement.

Précisez que le dépôt initial et tous les paiements effectués jusqu'au point d'annulation ne sont pas remboursables. Cela garantira que vous serez payé pour le travail déjà accompli. Ceci est essentiel dans la planification des événements car la plupart du travail est terminé avant l'événement lui-même.

Envisagez d'inclure une clause stipulant que les clients sont responsables du paiement des services rendus jusqu'à la réception de la notification écrite concernant l'annulation de l'événement. Ceci est particulièrement utile si votre calendrier de paiement est structuré de manière à permettre le travail entre les paiements réguliers.

Clause de résiliation

Que se passe-t-il si un ouragan arrive juste à temps pour faire des ravages sur votre événement autrement bien planifié? Les circonstances indépendantes de votre volonté - telles que les conditions météorologiques extrêmes ou les arrêts de travail - qui empêchent l'une des parties de remplir les conditions du contrat d'organisation d'événements sont protégées par une clause de résiliation, également appelée force majeure. En incluant une clause de résiliation, l'une ou l'autre ou les deux parties sont dégagées de toute responsabilité dans ces circonstances. Assurez-vous de spécifier les termes et les délais de résiliation, par exemple en notant les raisons de l'annulation.

Clause d'indemnisation

La plupart des contrats contiennent une clause d'indemnisation. Mais juste parce qu'ils sont communs, vous ne devriez pas sous-estimer leur importance. L'inclusion et la portée d'une clause d'indemnité peuvent avoir une incidence importante sur votre entreprise. Fondamentalement, une clause d'indemnisation fournit une protection si votre client fait quelque chose qui vous cause un préjudice ou fait en sorte qu'un tiers vous poursuive en dommages-intérêts.

En termes simples, cela signifie que votre client ne peut vous tenir responsable des pertes, dommages, responsabilités ou dépenses résultant de sa négligence.Plus important encore, lors de la préparation d'un contrat de planification d'événements, ne signez rien tant que vous n'êtes pas entièrement satisfait des conditions.