Comment préparer une proposition de subvention Budget pour une organisation à but non lucratif

Pour beaucoup de rédacteurs de subventions, qui naviguent facilement dans la plupart de leurs propositions, le budget peut être un clou.

Cependant, connaître certains principes de base de la rédaction des subventions, comme la façon de présenter les coûts de votre projet, peut rendre l'écriture d'une subvention moins stressante.

Préparation du budget pour les subventions

Présentez votre budget de proposition de subvention d'une manière qui fera une excellente impression sur l'évaluateur des subventions.

• Imprimez-la sur une nouvelle page
• Alignez correctement les chiffres
• Vérifiez vos chiffres
• Incluez les titres de colonne, tels que la catégorie Budget, les fonds demandés, les contributions locales et le total du projet

Organisez votre budget pour qu'il soit facile à lire et à comprendre. Demandez à une autre personne de regarder votre budget. Peut-il ou elle le comprendre? Sinon, revenez à la planche à dessin.

Coûts directs pour les subventions

Les coûts directs de votre subvention sont peut-être la partie la plus importante du budget de votre subvention. Ce sont les fonds que vous demandez à la source de financement. Les coûts directs comprennent habituellement:

Personnel

Si votre programme exige que vous couvriez les frais de personnel, incluez ce salaire dans la catégorie «personnel».

Si vous embauchez de nouveaux employés, déterminer le salaire réel peut être difficile. Un point de départ est de vérifier auprès d'organisations similaires pour savoir ce qu'ils paient les employés du programme dans des postes similaires.

Indiquez si le salaire est annuel ou horaire salaire

Si horaire, indiquez la répartition des heures et des semaines, par exemple 10,00 $ l'heure X 40 heures par semaine X 52 semaines = 20 800 $

Avantages sociaux

Les avantages sociaux sont les suivants: En fonction du salaire brut, ils sont en moyenne d'environ 25 pour cent, selon la taille de votre organisme sans but lucratif et de ses avantages sociaux.

Les avantages sociaux qui sont exigés par la loi comprennent FICA (Sécurité sociale et Medicare), FUTA (Impôt fédéral sur le chômage / Assurance), SUTA ou SUI (State Unemploymen t Impôts / Assurance), et l'indemnisation des accidents du travail (assurance accident sur le lieu de travail).

Les autres prestations comprennent l'assurance médicale et les congés de maladie payés. Lors de l'inscription des avantages sociaux dans votre budget, assurez-vous de noter «Paquet standard des avantages sociaux du gouvernement tel que requis par la loi», dans le cas où un examinateur ne sait pas ce que les avantages sociaux comprennent.

Voyages

Il arrive souvent que des voyages soient inclus dans le budget de la proposition. Alors que les frais de voyage sont un élément très surveillé, il existe des moyens de les faire approuver.

Assurez-vous de fournir des formules et une documentation précises pour expliquer pourquoi le voyage est nécessaire. Inclure le coût d'un billet d'avion, le coût d'un hôtel par nuit et le nombre de nuits que vous resterez, et une allocation de nourriture.Utilisez des chiffres réalistes mais prudents,

Équipement

Les bailleurs de fonds contrôlent souvent l'achat d'équipement. Pour les aider à comprendre les coûts de l'équipement, donnez-leur la documentation sur les besoins du programme pour l'équipement.

Les coûts d'équipement doivent être bien définis et inclure des spécifications. Par exemple, vous pourriez inclure un système de photocopie à haute vitesse pour reproduire des rapports et d'autres documents pour les comités, les membres du personnel et les bénévoles.

Vous devriez expliquer comment le copieur aidera à administrer le programme.

Fournitures

Les bailleurs de fonds qualifient ou définissent les fournitures de différentes façons. Toujours vérifier auprès de la source de financement avant d'inclure cette section. Expliquez comment les fournitures aident à exécuter le programme. En outre, répartir les fournitures dans des catégories telles que les fournitures de bureau générales, les fournitures scolaires et de formation, et les fournitures informatiques.

Contributions en nature

Les contributions en nature sont des biens ou des services donnés à l'organisation. Ces services / contributions peuvent souvent être utilisés comme fonds de contrepartie par de nombreuses sources de financement. Exemples de contributions en nature:

• volontaires d'entreprise et services professionnels pro bono
• utilisation d'un bâtiment et services publics
• publicité
• don d'ordinateurs ou d'autres ressources techniques
• transports

Base la valeur de ces services ou biens sur leur «valeur marchande». Par exemple, un bénévole occupant un poste non qualifié serait calculé au salaire minimum.

Pour l'indiquer dans un budget, vous pouvez inclure une formule telle que cinq volontaires X $ xxx toutes les heures X 5 heures par semaine X 36 semaines = $ xxxx. Les contributions en nature peuvent impressionner les examinateurs, car ils fournissent des preuves que votre programme bénéficie du soutien de la communauté.

Coûts indirects pour les subventions

Les coûts indirects de votre subvention ("frais généraux") sont des coûts d'administration et d'installation tels que:

• Coûts de construction
• Assurance
• Services publics
• services de nettoyage, etc.

Parfois, un pourcentage du total des coûts indirects peut être remboursé par une source de financement, mais seulement si un taux de coût indirect a été négocié et approuvé par le constituant.

Avant d'inclure toute catégorie de coûts indirects dans votre budget, assurez-vous de lire attentivement la DP (demande de proposition) et les lignes directrices relatives aux subventions. Ces ressources vous diront si des coûts indirects s'appliquent à ce programme de subventions.

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