Savoir comment, pourquoi et quand documenter le rendement des employés

Dans le monde des ressources humaines et de l'emploi, la documentation sur la performance d'un employé peut faire ou défaire votre capacité à discipliner, mettre fin, ou promouvoir, récompenser et reconnaître les employés.

La documentation est essentielle pour les gestionnaires et le personnel des RH, car vous devez faire un effort sérieux pour enregistrer tous les événements dans l'historique d'emploi de vos employés, à la fois des incidents de performance positifs et négatifs.

Voici pourquoi les gestionnaires et le personnel des RH voudront documenter soigneusement tous les événements.

Pourquoi documenter?

• La documentation fournit des preuves que les problèmes de performance ont été discutés avec l'employé de manière rapide et concise.
• La documentation présente l'historique de l'amélioration ou de l'échec de l'employé à améliorer ses performances au fil du temps. Il s'agit d'une description chronologique et précise des actions de l'employé, des actions du gestionnaire et des événements au fur et à mesure qu'ils surviennent.
• La documentation fournit des preuves qui soutiennent les décisions de la direction de prendre des mesures défavorables telles que la discipline ou la résiliation avec un employé.
• La documentation offre la preuve qu'un employé mérite une promotion ou une opportunité disponible par rapport à d'autres employés également admissibles.
• La documentation fournit des preuves pour justifier les augmentations de salaire, les diminutions ou pourquoi un employé n'a reçu aucune augmentation de salaire.
• En cas de poursuite, une documentation complète et complète protège les intérêts de l'employeur. La documentation peut prendre en charge les actions de la direction pour mettre fin à un employé qui a échoué. Il peut également prouver que l'employé a été licencié pour des raisons légales contrairement à d'autres, telles que la discrimination illégale.

Document à documenter

Les responsables doivent documenter les performances des employés, à la fois les contributions positives et les échecs de performance. Ils doivent documenter exactement ce que l'employé a fait et dit et ce que le gestionnaire a fait et a dit en réponse pendant la réunion ou la conversation.

Vous devez documenter les accords conclus au cours de la conversation, les objectifs fixés, les améliorations requises et attendues, ainsi que le calendrier d'amélioration.

La documentation devrait également contenir les engagements pris par le gestionnaire pour aider l'employé.

Comment documenter

La documentation doit être écrite pendant ou immédiatement après la réunion ou la conversation avec l'employé. À aucun moment, vous ne devriez manquer de noter la conversation le jour où elle s'est réellement produite. Attendre plus tard affecte la qualité de la documentation car elle est basée sur la mémoire.

L'une des pires erreurs commises par les gestionnaires est de croire qu'ils peuvent reconstituer les antécédents de counseling d'un employé au besoin. Aucune personne des RH qui a l'expérience d'une documentation correcte et opportune n'est jamais trompée par un dossier reconstitué.Les gestionnaires qui reconstruisent de mémoire font courir des risques inutiles et inacceptables à leur entreprise, car un historique inventé ne résistera pas à un procès potentiel.

Vous avez besoin de votre documentation pour paraître professionnelle, soignée et organisée. Ecrire la documentation comme si vous parlez de l'histoire à un tiers. Vous ne savez jamais qui peut lire votre documentation un jour, alors assurez-vous que cela reflète votre professionnalisme. (L'envers d'une serviette, d'une enveloppe ou d'un pense-bête ne constitue pas une documentation professionnelle.)

Votre document devrait être envoyé au nouveau gestionnaire d'un employé si celui-ci obtient un nouvel emploi dans votre organisation.

Pour votre mémoire et pour informer le nouveau gestionnaire de l'employé, vous devez inscrire le nom et le titre de l'employé, votre nom et titre, et la date complète sur chaque document.

Rédigez une documentation factuelle, juste, légale, objective, complète et cohérente. Évitez les opinions (Mike est bâclé, Alice est paresseuse, Tom me mentait), les insultes, l'éditorialisation (John est un abruti, Mark a un problème d'attitude) et l'étiquetage (Mary est irresponsable. joueur.).

Évitez également d'essayer d'interpréter le comportement de l'employé. (Marsha ne doit pas aimer cette mission Paula semble être dans sa tête.) Minimisez votre utilisation de mots descriptifs tels que les adjectifs et les adverbes (lentement, négligemment, malheureux, lunatique, grossier). Indiquer le comportement et les actions spécifiques de l'employé, et non votre opinion ou votre interprétation de celui-ci.

Dans la documentation, ce qu'il faut, c'est un enregistrement précis de la conversation. Stick avec les faits et écrire juste ce que vous avez dit et ce que l'employé a dit. Assurez-vous que votre documentation est sans ambiguïté et qu'elle corrige les faits. (Dans toute situation juridique potentielle, des erreurs dans les événements documentés rendent toute la documentation suspecte.)

Enfin, documentez les accords, les engagements, les délais, les améliorations nécessaires, les points d'enregistrement et d'autres détails Mémoire. Assurez-vous que vous fixez une date et une heure pour les dates limites et les dates d'échéance afin que le malentendu ne se produise pas.

Connaissez la politique de documentation de votre service des ressources humaines, qui vous indiquera quelle documentation doit être placée dans le dossier personnel de l'employé. Toute documentation sur les mesures disciplinaires doit certainement être incluse.

Où stocker la documentation de l'employé

La documentation sur les employés étant confidentielle et confidentielle pour l'employé, vous devez veiller à ce que toute documentation reste confidentielle pour le gestionnaire, les RH et éventuellement le prochain responsable de l'employé. Ainsi, mettre de la documentation sur un lecteur d'ordinateur partagé n'est pas recommandé. La documentation manuscrite et la documentation imprimée d'un gestionnaire sont mieux conservées dans un espace de stockage verrouillé.

Si vous suivez ces directives, lorsque vous vous adresserez aux RH pour demander de l'aide pour discipliner, terminer ou transférer un employé vers un emploi mieux adapté, les ressources humaines vous aideront à résoudre le problème ou à améliorer la situation. Lorsque les RH vous demandent de documenter, de documenter, de documenter ou qu'ils ne peuvent pas vous aider, toutes vos bases seront couvertes.

Avis de non-responsabilité: Veuillez noter que les informations fournies, bien qu'autoritaires, ne sont pas garanties pour l'exactitude et la légalité. Le site est lu par un auditoire mondial et les lois et règlements sur l'emploi varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Veuillez demander l'aide d'un avocat, ou l'aide des ressources gouvernementales d'état, fédérales ou internationales, pour s'assurer que votre interprétation légale et les décisions sont correctes pour votre endroit. Cette information est pour l'orientation, les idées et l'assistance.