Comment puis-je déduire mon téléphone cellulaire comme dépense d'entreprise?

Les téléphones portables ne sont plus listés - qu'est-ce que cela signifie?

Depuis plusieurs années, l'IRS traite les dépenses de téléphonie mobile pour les entreprises et les employés dans le cadre d'une catégorie d'actifs commerciaux appelée propriété cotée. Cette catégorie d'actifs comprend des actifs qui peuvent être utilisés à des fins personnelles et professionnelles, de sorte que l'IRS exigeait une tenue de dossiers plus détaillée de la part des entreprises afin de séparer l'utilisation des téléphones portables comme dépenses déductibles d'usage personnel.

Une disposition de la Loi sur les petites entreprises de 2010 a supprimé les téléphones portables de la catégorie des biens inscrits.

Les téléphones portables constituent un avantage accessoire

Bien que l'IRS ait supprimé les téléphones portables de la catégorie des biens répertoriés, il n'a pas supprimé les coûts des téléphones portables de la catégorie des avantages sociaux. De nos jours, la plupart des entreprises exigent que les employés qui voyagent ou occupent des postes de direction possèdent des téléphones cellulaires.

Mais quelle part de l'utilisation du téléphone portable est personnelle et cet usage personnel est-il un avantage imposable pour l'employé? L'IRS dit qu'un téléphone cellulaire fourni par l'employeur est un avantage accessoire pour l'employé, et la valeur du téléphone, y compris le coût du téléphone et les frais mensuels, est imposable pour l'employé à moins qu'il puisse être prouvé que le téléphone est étant utilisé principalement à des fins commerciales. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)

Mais l'IRS dit aussi que "lorsqu'un employeur fournit à un employé un téléphone portable principalement pour des raisons professionnelles , l'utilisation commerciale et personnelle du téléphone portable est généralement non imposable.

L'IRS n'exigera pas la tenue de registres pour un usage professionnel afin de bénéficier de ce traitement en franchise d'impôt. "

Les téléphones portables en tant que condition de travail

L'IRS appelle les téléphones portables condition «avantage accessoire», c'est-à-dire, tout bien ou service fourni à un employé de l'employeur dans la mesure où, si l'employé payait ces biens ou services, ce paiement serait déductible comme une entreprise ordinaire et nécessaire frais.

En tant qu'entité accessoire, l'utilisation personnelle des employés n'affecte pas la capacité de l'entreprise à déduire les coûts de téléphonie cellulaire liés à l'entreprise et n'est pas imposable pour l'employé en tant que prestation accessoire.

Premièrement, l'objectif principal de l'entreprise doit être établi, afin que les dépenses liées à l'entreprise soient déductibles pour l'entreprise et pour éviter que l'utilisation personnelle du téléphone fourni par l'employeur ne soit imposée à l'employé. L'utilisation personnelle non professionnelle du téléphone cellulaire est non déductible à titre de dépense d'entreprise de la compagnie.

Si vous demandez aux employés d'utiliser un téléphone cellulaire à des fins professionnelles, l'utilisation personnelle de l'employé est traitée à des fins fiscales comme un avantage accessoire de minimis tel que défini par l'IRS.Cette disposition de l'IRS s'applique à l'utilisation d'un téléphone cellulaire fourni par l'employeur après le 31 décembre 2009.

Objectifs commerciaux pour les téléphones cellulaires

Le «ordinaire et nécessaire» est déterminé par l'IRS et s'applique aux téléphones cellulaires de façon spécifique. Un exemple utilisé par l'IRS pour décrire les «fins commerciales» est l'exigence par l'employeur de contacter l'employé pendant les heures non ouvrables. L'IRS dit que fournir le téléphone cellulaire pour des raisons de «moral ou de bonne volonté», pour attirer un nouvel employé ou pour fournir une rémunération supplémentaire à un employé n'est pas considéré comme «un objectif commercial» et n'exclut pas le téléphone cellulaire d'être un avantage accessoire.

Conserver de bons enregistrements sur l'utilisation du téléphone cellulaire

La suppression des téléphones portables de la catégorie de propriété répertoriée ne signifie pas que vous ne pouvez pas ignorer le problème de la conservation des enregistrements personnels des téléphones portables. Vous devez toujours être en mesure de prouver que le téléphone a été utilisé principalement à des fins commerciales.

Que faire ensuite

Pour éviter les problèmes de vérification fiscale et vous conformer aux lois relatives à l'utilisation des téléphones cellulaires, discutez-en avec votre conseiller fiscal. Voici quelques mesures que vous pourriez envisager:

• Restreindre les téléphones cellulaires uniquement aux employés qui doivent les avoir pour bien remplir leurs fonctions, comme les représentants des ventes externes, les gestionnaires qui voyagent fréquemment et les cadres supérieurs.
• Conservez les journaux de téléphone portable des employés pour vérifier l'utilisation professionnelle. Si cela est onéreux, trouvez un moyen d'accéder aux journaux de téléphone portable en ligne via votre opérateur, de sorte que vous puissiez les récupérer si nécessaire.
• Exiger que les employés munis de téléphones cellulaires fournis par l'entreprise disposent d'un autre téléphone cellulaire à usage personnel.

En savoir plus sur l'IRS sur le traitement fiscal des téléphones cellulaires fournis par l'employeur.