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Il y a quelque chose à propos de l'archivage qui fait que mes yeux se glacent - et le fait de les classer pendant un certain temps me met en danger de tomber dans le coma.
Mais malheureusement, déteste ou pas, quand vous dirigez une petite entreprise, le dépôt doit être fait, ou vous verrez bientôt votre bureau s'effondrer sous le poids de tout le papier qui continue à s'accumuler. Qu'est-ce qu'un haineux de classement à faire?
Deux approches du problème peuvent aider.
Vous pouvez essayer de raccourcir le plus possible votre temps de dépôt (une méthode que j'ai presque perfectionnée au fil des années de bureau) ou vous ménager le plus de temps possible (quelque chose que je garde essayant d'accomplir). Regardons les conseils pour réduire la quantité de temps que vous passez réellement en premier lieu.
Comment réduire le temps passé Dépôt
1. Détruire et recycler si possible.
La première question au sujet de tout document qui vous regarde en attente de dépôt est: «Ce document doit-il être déposé? "(Découvrez les 3 étapes de la création d'un système de gestion de documents.)
Un grand nombre de documents qui arrivent par la poste peuvent aller directement dans la déchiqueteuse. À quoi cela sert-il de déposer des annonces ou des lettres d'information d'autres entreprises, par exemple? Lorsque vous avez affaire à du courrier, lisez une lettre une fois, décidez si vous en aurez besoin dans un an et déposez-la ou détruisez-la en conséquence.
Les chances sont bonnes que vous produisiez également beaucoup de copies papier de documents que vous n'avez pas besoin de classer - et que vous ne devriez même pas imprimer en premier lieu.
Il n'est pas nécessaire de produire des copies papier de factures ou de lettres, par exemple, si vos fichiers électroniques sont organisés et que vous suivez les procédures de sauvegarde appropriées. (Voir 6 Règles de protection des données de l'entreprise et Configuration d'un système de sauvegarde réussi pour plus de détails sur la façon de procéder.)
Alors, lorsque vous vous occupez de cette pile de documents, déchiquetez le «papier sans vie».
2. Utilisez un système de classement qui facilite les autres tâches de bureau, pas plus difficile.
La plupart des documents que je dois déposer sont liés au processus d'affaires - et ces documents doivent être saisis dans le système de comptabilité avant tout ce qui est fait avec eux. Donc, au lieu de prendre ce reçu pour une cartouche de toner d'imprimante et de le classer sous «P» dans mon système de classement principal, je le dépose dans mon «premier» système de classement, une série de dossiers étiquetés par mois et année.
Par exemple, si j'ai acheté la cartouche de toner en septembre 2014, c'est le dossier dans lequel elle se trouve, ainsi que tous les autres factures, reçus et autres documents commerciaux qui ont été produits au cours de ce mois. Il est ensuite simple de parcourir le dossier à la fin du mois et de faire toutes les écritures comptables à effectuer (ou, si vous ne le faites pas vous-même, de remettre le dossier mensuel à votre comptable ou comptable). .
Notez que je dirige une entreprise de services, pas une entreprise de vente au détail, alors si je travaille et travaille sur les comptes une fois par mois, ça marche pour moi. Vous devrez modifier l'idée de dossier mensuel en conséquence si vous devez mettre à jour vos comptes plus fréquemment.
3. Réfléchissez avant de classer.
Que se passe-t-il après que j'ai utilisé les dossiers mensuels pour faire la comptabilité?
Les documents doivent être transférés dans le système de classement "principal". Mais plutôt que de classer chaque document individuellement en fonction de son titre, je dépose logiquement selon le groupe, une procédure de dépôt que je trouve beaucoup plus rapide.
Jetons un autre regard sur l'exemple de la cartouche de toner de l'imprimante. Au lieu de classer ce reçu sous "P" pour la cartouche de toner d'imprimante, je classerais celui-ci sous Fournitures de bureau - Réceptions, au même endroit que je déposerais des documents comme un reçu pour une collection de notes post-it ou un reçu pour imprimante papier. Cela non seulement rend le dépôt plus rapide, mais il est beaucoup plus facile de trouver des documents par la suite.
4. Utilisez des mots entiers et des phrases sur vos étiquettes de dossier, pas seulement des lettres.
Il n'y a aucune règle qui stipule que vous n'êtes limité qu'à des lettres uniques lorsque vous créez les divisions de votre système de classement.
Et si vous le faites, vous rendez votre dépôt inutilement lent et compliqué. Personnalisez votre système de classement pour que vous puissiez bénéficier du classement par groupe et trouver le bon emplacement pour placer un document plus rapidement.
Par exemple, au lieu de simplement avoir une section de mon système de classement intitulée «C», j'ai aussi une section intitulée «Fichiers de clients». Les fichiers dans "Fichiers client" sont organisés par ordre alphabétique. La beauté de personnaliser votre système de classement de cette façon est qu'il peut toujours être subdivisé et organisé si nécessaire. Ainsi, un client important pourrait avoir un diviseur de système de fichiers étiqueté avec son nom dans la section «Fichiers client» pour faciliter la recherche de documents liés à elle.
Dans cet exemple, les étiquettes sur le système de fichiers indiqueraient "B", "C", "Fichiers client", "D" … Voyez combien votre dépôt devient plus facile?
Un autre conseil pour accélérer N'oubliez pas de personnaliser aussi l'alphabet: au lieu d'avoir simplement une section "M", étiquetez un "Mc" aussi.
5. Gardez votre "premier" système de classement près et pratique. > L'autre avantage de l'utilisation d'un système de classement en deux étapes tel que celui décrit ci-dessus est qu'il est beaucoup plus facile de garder la première étape de votre système de classement (les dossiers mensuels) physiquement près de votre espace de travail. Sera beaucoup plus enclin à déposer des documents immédiatement au lieu de les laisser s'accumuler si vous avez un endroit proche et organisé pour les classer.
Comment se faire plaisir
En vérité, la seule stratégie que j'ai trouvée ici est le pot-de-vin pur et simple, en me récompensant d'un cookie si je file pour un certain temps. Cela fonctionnera, mais peut conduire à mettre beaucoup de livres si vous avez beaucoup de dépôt à faire.
Et qui sait? Peut-être que le fait que votre archivage soit beaucoup plus rapide maintenant que tout est organisé le rendra beaucoup plus amusant à faire.
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