ÉTapes pour configurer une carte de performance des fournisseurs Small Business

Dans les petites entreprises, la seule personne plus occupée que le propriétaire d'une petite entreprise est la personne chargée de gérer la chaîne d'approvisionnement de cette petite entreprise. Et c'est généralement parce que le propriétaire d'une petite entreprise gère aussi la chaîne d'approvisionnement.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise - ou simplement travaillez dans une petite entreprise - et que la chaîne d'approvisionnement est l'une de ces choses dont vous avez besoin, mais que vous n'avez pas le temps d'y réfléchir, prenez courage.

Les tableaux de bord des fournisseurs sont un excellent moyen de garder le pouls de la performance de vos fournisseurs. Et il existe des moyens simples et pratiques d'implémenter et de maintenir ces tableaux de bord - pour que vous puissiez réaliser les millions d'autres choses que vous devez faire aujourd'hui.

Données

Les grandes sociétés, avec des montagnes d'argent que leurs cadres utilisent comme murs d'escalade, paient cher pour les données. Ensuite, ils redoublent d'efforts et paient encore plus d'argent pour que les analystes tranchent, découpent et donnent un sens à ces données. Comment pouvez-vous espérer recueillir, analyser et interpréter ces données - et incorporer ce qui pourrait être utile dans les tableaux de bord de vos fournisseurs?

Eh bien, la bonne nouvelle est que vous avez déjà accès à toutes les données dont vous avez besoin pour suivre facilement la performance de vos fournisseurs.

Les commandes que vous passez sur vos fournisseurs vous indiquent la date de votre demande, la quantité commandée et le prix attendu.

Les documents d'expédition de vos fournisseurs et vos documents de réception vous indiquent la date d'expédition réelle, la date de réception, ainsi que la quantité reçue.

Et les factures de votre fournisseur peuvent confirmer votre prix de paiement réel.

C'est tout ce dont vous avez besoin pour lancer votre carte de pointage.

À quoi attribuer la note

Qu'est-ce que vous et votre petite entreprise espérez atteindre, du point de vue de l'épanouissement du client? Vous voulez probablement expédier à vos clients ce qu'ils ont commandé, quand ils le voulaient, et le faire en dépensant le moins d'argent possible.

Et c'est ce que vous devriez attendre de vos fournisseurs pour vous. Ils devraient vous expédier ce que vous voulez, quand vous le voulez et vous facturer le moins d'argent possible pour ce que vous avez commandé.

En termes de chaîne d'approvisionnement, cela se traduit par une livraison à temps, une précision des commandes et un contrôle du coût des marchandises.

Configuration de votre tableau de bord

L'utilisation d'une feuille de calcul est le moyen le plus simple d'y parvenir. Une fois les données sous-jacentes configurées, vous pouvez configurer un onglet Scorecard qui fournit les données de la feuille de calcul à un seul emplacement. L'onglet Scorecard vous permettra d'afficher facilement vos informations consolidées.

Ces tableaux de bord sont des outils qui vous permettent d'évaluer rapidement la performance de vos fournisseurs. Les tableaux de bord sont utilisés pour agréger les données afin de guider la stratégie de gestion de la chaîne d'approvisionnement et la prise de décision.Tout comme vous pourriez obtenir un A, B ou C sur un bulletin scolaire - il vous donne une idée de haut niveau de la façon dont vous faites. Les cartes de pointage des fournisseurs vous aident également, vous et votre petite entreprise, à vous concentrer sur les domaines dans lesquels un fournisseur peut avoir besoin d'améliorer ses performances.

Nous reviendrons aux détails de votre tableau de bord dans quelques minutes, mais d'abord - un examen des termes de la chaîne d'approvisionnement.

Livraison à temps

Vos clients souhaitent que votre petite entreprise expédie ses commandes à temps.

Vous souhaitez expédier à vos clients à temps. Donc, il va de soi que vos fournisseurs veulent expédier à votre petite entreprise à temps.

Alors, pourquoi y a-t-il autant de livraisons tardives dans le monde?

Les problèmes de production et de qualité peuvent entraîner des livraisons tardives. La demande de dernière minute peut entraîner une commande de dernière minute, ce qui peut ne pas permettre des délais appropriés dans le processus de fabrication et de chaîne d'approvisionnement. Mais la cause la plus fréquente des retards de livraison est une mauvaise planification. Les bonnes nouvelles sont que c'est le pilote le plus facile à réparer.

Cependant, la première étape consiste à l'identifier.

Quand avez-vous passé votre commande chez votre fournisseur? Était-ce dans le délai imparti? La commande vous est-elle arrivée à temps? C'est une question oui ou non et votre fournisseur obtient un 100 pour cent ou un zéro.

Exactitude de la commande

Qu'avez-vous commandé chez votre fournisseur?

Est-ce que c'est ce qui s'est passé?

Combien de ces articles avez-vous commandés? Est-ce que c'est combien? (Il y a souvent une mise en garde si l'article n'est pas facilement dénombrable et que chaque unité est relativement peu coûteuse, dans ce cas les fournisseurs ont tendance à expédier de 3 à 10% de petits surplus et les clients ont une marge de manœuvre. du contrôle des marchandises

Combien vous attendiez-vous à payer à votre fournisseur? Est-ce que c'est ce que votre fournisseur vous a facturé?

Si les coûts de votre fournisseur grimpent, votre petite entreprise doit le savoir plus tôt que plus tard. Garder une trace régulière de cela via un tableau de bord des fournisseurs peut aider à éviter un désastre de coût des marchandises.

Scratecard Nuts-and-Bolts

En utilisant votre feuille de calcul (celle mentionnée ci-dessus), créez un onglet pour votre fournisseur, appelons le fournisseur A. Dans certains cas, il peut être plus facile de créer des feuilles de calcul séparées chacun de vos fournisseurs.

Si vous avez un système ERP (et si vous ne savez pas si vous avez un système ERP, vous ne le faites pas) ou un autre système qui suit les commandes que vous passez avec vos fournisseurs (Quickbooks, par exemple), vous devriez être capable d'exporter les données dont vous avez besoin. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être l'entrer manuellement - mais une fois que vous l'avez configuré, cela peut aller assez vite.

Vos colonnes doivent contenir quelque chose comme: numéro de commande, nom du fournisseur, date de commande, date d'expédition demandée, nom du produit (ou numéro de pièce), prix unitaire, quantité commandée. Vous pouvez obtenir toutes ces informations à partir de l'ordre que votre petite entreprise a généré.

Continuez les colonnes avec les informations de l'expédition réelle de votre fournisseur: date d'expédition réelle, date de réception et quantité reçue.

Lorsque votre fournisseur vous facture, vous pouvez ajouter une colonne pour le prix facturé.

Avec ces données, vous disposez de ce dont vous avez besoin pour comparer les dates d'expédition demandées avec les dates d'expédition réelles de votre fournisseur. Certains vont à la quantité commandée par rapport à la quantité reçue et le prix de la commande par rapport au prix facturé.

Ajoutez trois autres colonnes à votre extrême droite avec ces en-têtes de colonne:

À l'heure?

• 100% Précision de commande?
• Bon prix?
• Comparez maintenant ce que vous avez mis sur les commandes à ce que vous avez reçu de vos fournisseurs. Et peupler les cellules avec un Y ou un N. Le total de vos Y sur le total des commandes vous donne vos pourcentages. Vous pouvez capturer ces pourcentages dans ce premier onglet Scorecard dont nous avons parlé plus haut.

Une fois que vous avez défini le modèle, l'onglet Scorecard peut s'afficher automatiquement. Si vous n'êtes pas sûr de savoir comment configurer cela, il existe un certain nombre de tutoriels qui peuvent vous guider à travers. Ou demandez à votre adolescent.

Votre tableau de bord doit indiquer: Nom du fournisseur, pourcentage de ponctualité = xx%, exactitude de la commande = xx%, coût de la précision de la marchandise = xx%. Ce regard de haut niveau sur la performance de votre fournisseur peut vous dire si vous avez besoin de gérer ce fournisseur de plus près, ou si vous êtes libre de faire ces millions d'autres choses que vous deviez faire aujourd'hui.