Différences entre la planification d'événements et la coordination

Il existe plusieurs termes vaguement définis dans l'industrie de l'événementiel. Autrement dit, des mots qui peuvent être interprétés de différentes façons. Le mot «événement» en soi pourrait signifier n'importe quoi d'une fête d'anniversaire au bénéfice du concert. Et l'utilisation de termes différents peut entraîner de la confusion et des malentendus, en particulier autour des titres d'emploi. L'un des plus grands domaines de confusion est autour des planificateurs d'événements par rapport aux coordonnateurs d'événements.

Planificateurs d'événements vs coordonnateurs d'événements

À l'extérieur de l'industrie, de nombreuses personnes ne comprennent pas la différence entre un planificateur d'événements et un coordonnateur d'événements. De manière générale, le planificateur prend les décisions critiques concernant le quoi, quand, qui et comment. D'un autre côté, un coordonnateur d'événements est responsable de s'assurer que tous les détails sont exécutés et que chaque fournisseur se présente à temps et fonctionne correctement.

Responsabilités d'un planificateur d'événements

Un planificateur d'événements travaille directement avec le client pour déterminer la vision, les besoins et le budget du client. Par exemple, s'il s'agit d'un mariage, le planificateur d'événements peut discuter de la tonalité souhaitée du couple, du niveau de formalité et de la taille de la liste des invités.

De là, le planificateur d'événements conçoit un événement pour impressionner le client. Il ou elle choisira un lieu, un type de divertissement et travaillera avec le client pour déterminer un menu. Ils se concentrent sur les grands objets qui rendent un événement mémorable.

Devenir planificateur d'événements nécessite des années d'expérience. Un planificateur a beaucoup de responsabilités pour s'assurer que le client est heureux et pour concevoir un événement qui correspond aux besoins et aux attentes du client.

Avant de devenir planificateur, plusieurs années de travail en tant que coordinateur d'événement sont souvent nécessaires. C'est un tremplin important pour une carrière dans les événements.

Responsabilités d'un coordonnateur d'événements

Un coordonnateur d'événement ne participe pas à la conception de l'événement lui-même. Au lieu de cela, ils sont chargés de gérer les composants individuels pour assurer le bon déroulement de l'événement.

Une fois que le planificateur a déterminé la vision de l'événement, le coordinateur aide le planificateur à en faire une réalité. Ils peuvent regarder les fournisseurs, organiser les dates de livraison et gérer les tâches logistiques.

Les grandes organisations peuvent avoir deux coordinateurs pour chaque planificateur, tandis que les plus petites peuvent n'avoir qu'un coordinateur qui répond aux besoins de tous les décideurs exécutifs. De toute façon, il y a généralement une ligne directe de supervision sur le poste de coordinateur. Maintenant, cela ne veut pas dire que les coordonnateurs d'événements l'ont facilité. La plupart d'entre eux ont la tâche difficile d'organiser tout sur place avec seulement quelques heures avant le début de l'événement. Ceci, bien sûr, est lorsque la plupart des problèmes se produisent, ce qui explique pourquoi un bon coordonnateur est concentré, organisé et débrouillard.

C'est une excellente position pour ceux qui cherchent à démarrer une carrière dans la planification d'événements. Travailler en tant que coordinateur vous donne une base solide pour passer à un rôle de planificateur d'événements plus tard dans votre carrière. Un coordinateur fort vaut son pesant d'or pour tout planificateur, et la sécurité d'emploi (si vous êtes bon dans votre travail) est pratiquement garantie.

Se lancer dans une carrière en coordination d'événements, obtenir un stage ou faire du bénévolat auprès d'un organisme à but non lucratif pour les aider à planifier leurs activités de financement peut être avantageux. Vous aurez une expérience pratique de la coordination d'un événement réel et de la construction de votre réseau professionnel en même temps.