Corporate Event Planning 101: Préparation de votre première réunion client

Vous avez récemment lancé votre entreprise de planification d'événements et vos clients potentiels commencent déjà à vous remarquer. Félicitations! Il y a un but à tout votre dur travail et planification!

Très bientôt, vous serez appelé à votre première réunion client et voici où votre formation de planification d'événements rencontre la route. Mais à quel point les planificateurs de réunions les plus expérimentés se préparent-ils à ce premier contact, pourtant critique?

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Dig It Up - Quoi faire de la recherche Avant Votre première rencontre

Oui, votre vie de planificateur de réunions sera parfois mouvementée et la recherche approfondie de votre client pourrait ne pas sembler au départ haute sur votre liste de contrôle de planification d'événements, mais ne passez pas cette première étape !

Prendre le temps de jeter un coup d'œil sur les premières pages des rapports annuels de vos clients (habituellement disponibles en ligne), des articles, des tweets ou des pages Facebook vous donnera un aperçu incroyable des objectifs commerciaux de votre nouveau client. vous aidera à présider votre première réunion avec un niveau de professionnalisme qui deviendra votre standard.

Mais que se passe-t-il lorsque votre client n'a aucune présence en ligne? Certains professionnels de la planification d'événements d'entreprise qui gagnent un salaire à six chiffres demandent à leurs connaissances des informations utiles sur les contacts eux-mêmes: par exemple, sont-ils fanatiques de la santé ou aiment-ils la viande et les pommes de terre?

Aiment-ils une marque de café en particulier?

Les réponses à ces questions vous aideront à proposer un endroit idéal pour votre première rencontre et à vous mettre dans la bonne grâce avant même de vous rencontrer.

Cette prise de contact initiale: gagner la confiance de votre nouveau client

L'étape suivante de votre liste de contrôle de planification d'événements consiste à commencer par projeter une image professionnelle dès le moment où vous serrez la main de votre nouveau client.

Rappelez-vous: une poignée de main énergique et un sourire sincère qui dit «Je suis impatient de travailler avec vous» va beaucoup plus loin qu'un blazer designer coûteux!

Voici un autre conseil: vous pouvez impressionner votre client sans dépenser un centime en arrivant à votre réunion avec une présentation personnalisée mettant en vedette son identité de marque. Utilisez simplement votre logiciel de traitement de texte pour copier et coller le nom et le logo de votre client (s'ils en ont un) dans Power Point.

Comme vous le savez, les entreprises et les particuliers consacrent énormément d'énergie au développement de leur marque et cette attention aux détails sera remarquée par votre client. Couvrir vos bases … tout en créant une vue d'ensemble

Le monde de la planification d'événements d'entreprise implique beaucoup de va-et-vient entre le client et le planificateur de réunions, alors ne vous sentez pas obligé de toucher chaque détail avec votre nouveau client à ce stade.

Cependant, en tant que planificateur de réunions, vous

ne voulez quitter cette réunion initiale avec une compréhension claire des points clés suivants:

Pourquoi cet événement a-t-il lieu? Est-ce un événement annuel récurrent ou ponctuel? Cet événement attirera-t-il l'attention sur quelque chose de spécial (un nouveau produit, un bal ou un jalon d'affaires)?

• Combien d'heures / jours / semaines l'événement doit-il se dérouler?
• Qui participera? Vont-ils aussi amener des conjoints et / ou des enfants? Y aura-t-il un ou plusieurs VIP présents?
• Cet événement a-t-il eu lieu avant? Si oui, qu'est-ce qui s'est bien passé et quelles étaient les leçons à emporter?
• Quelle impression cet événement devrait-il laisser à ses participants?
• Quel est l'investissement de votre client pour cet événement?

Il est recommandé de noter soigneusement les réponses à ces questions dans votre classeur d'événements afin de pouvoir vous y référer à tout moment si vous pensez que les choses évoluent dans une direction différente de celle de votre client. envisagé.

Pour chaque client de planification d'événements d'entreprise, assurez-vous qu'il ou elle vous informe également de qui aura des capacités de prise de décision le jour de l'événement. Ce petit bout d'information sera un véritable or lorsque l'un des participants demandera un changement de dernière minute à votre agenda!

Une première rencontre client bien pensée vous permettra de rédiger un résumé de votre discussion et de l'envoyer pour approbation écrite.

Faire une bonne première impression est un art et une science, et en suivant ces conseils, vous aurez bientôt assez d'emplois de planification d'événements d'entreprise pour gagner votre chemin vers un doctorat en planification d'événements en un rien de temps!