Apprenez la fonction d'un comité de projet

Votre projet a-t-il un tableau de projet? Vous pouvez également appeler cela un groupe de pilotage ou un comité de pilotage. Cet article définit les rôles et les responsabilités de cette importante fonction de gouvernance.

Commençons par dire que le comité de projet est une partie importante de la structure organisationnelle de tout projet. Si vous n'en avez pas, vous devriez parler à votre gestionnaire pour en obtenir une mise en place.

Le comité de projet est présidé par le promoteur du projet et comprendra généralement un certain nombre d'autres intervenants principaux ainsi que le gestionnaire de projet.

Il y a normalement trois à cinq personnes au tableau. Ce sont tous des intervenants clés du projet et des personnes qui ont la capacité de faire avancer les choses pour le projet.

Bottom line: c'est un groupe de personnes qui se rencontrent pour aider à superviser le projet et le faire avancer dans la bonne direction.

Les conseils de projet sont mis en place au début du cycle de vie du projet et fonctionnent tout au long du projet jusqu'à sa fermeture. Jetons un coup d'œil aux 4 rôles clés d'un comité de projet.

1. Le conseil de projet assure la gouvernance

Tout d'abord, le conseil de projet assure une gouvernance critique. Ils veillent à ce que les politiques soient respectées au niveau de l'entreprise et au niveau du portefeuille ou du programme. Ils offrent une surveillance de ce que l'équipe de projet réalise. Avec le parrain du projet, ils sont responsables de la bonne exécution du projet et ce rôle de gouvernance assure que l'équipe du projet agisse de manière éthique et dans les limites acceptables pour l'entreprise.

Ils le font en interrogeant le chef de projet et en fournissant de l'aide et du soutien.

2. Le comité de projet fournit des directives

Il y a souvent des décisions à prendre sur un projet, et certaines d'entre elles ne relèvent pas de la compétence du chef de projet. Lorsque le gestionnaire de projet n'est pas en mesure de prendre la décision, et que c'est quelque chose qui devrait être discuté avec plus d'intervenants que le seul promoteur, il sera soumis au Conseil du projet.

Leur rôle est de garder le projet sur la bonne voie en fournissant la direction appropriée pour l'équipe. Ils contribuent à définir la vision au début du projet et à garder le projet sur la bonne voie tout au long du projet.

3. Le conseil de projet prend des décisions

Le comité de projet est avant tout un organe décisionnel. Leur rôle est de prendre les décisions qui permettent au projet d'aller de l'avant en débloquant les problèmes et en aidant le chef de projet à voir une voie claire vers la réussite.

Le gestionnaire de projet soumettra des recommandations au comité de projet. Cela pourrait inclure des recommandations pour traiter:

• Risques, tels que des plans d'atténuation pour résoudre les problèmes potentiels
• Problèmes
• Problèmes de ressources, comme ne pas avoir les bons membres disponibles
• Délais de planification
• Dépassements budgétaires.

Le Project Board n'a pas nécessairement à suivre la recommandation du chef de projet. En tant que groupe, ils peuvent proposer d'autres suggestions pour aller de l'avant, ce qu'ils font fréquemment. C'est souvent parce qu'ils ont une vision plus globale de l'environnement du projet que ne le fait le chef de projet, ce qui leur permet de voir les itinéraires alternatifs et de choisir le meilleur à la fois.

4. Le conseil de projet approuve les dépenses

Enfin, le conseil de projet approuve le budget global.

Chaque bon de commande ou poste budgétaire est normalement géré par le chef de projet: vous n'avez pas besoin de vous rendre à votre tableau de projet pour obtenir le paiement de chaque facture.

Cependant, au niveau du projet dans son ensemble, le comité de projet a un rôle à jouer en approuvant d'abord comment vous allez dépenser l'argent (vos plans budgétaires) et ensuite en surveillant les dépenses continues pour s'assurer que le projet est sur la bonne voie.

Vous devrez également faire appel au comité de projet lorsqu'il vous semblera nécessaire de dépenser des fonds de prévoyance ou des réserves de gestion. Ils peuvent autoriser des dépenses excessives et aider les équipes de projet à accéder à des fonds supplémentaires lorsque cela peut être justifié.

Dans l'ensemble, le comité de projet assure une fonction essentielle de gouvernance et de pilotage pour l'équipe de projet. Leur direction et leurs conseils aident le chef de projet à guider le projet dans la bonne direction, et ils sont parfaitement placés pour intervenir et aider si quelque chose commence à mal tourner.