Vous pouvez vous demander s'il est légal de payer en espèces aux employés et entrepreneurs indépendants

Certains types d'entreprises font la plupart de leurs ventes avec de l'argent. Bon nombre de ces «entreprises de liquidités» paient également leurs employés et leurs employés non salariés en espèces.

Bien qu'il ne soit pas illégal de payer des employés et des entrepreneurs indépendants en espèces, ce n'est pas une bonne pratique commerciale pour plusieurs raisons. Certaines entreprises utilisent l'argent pour payer les employés dans le but d'éviter de payer des charges sociales, et certains employés demandent des paiements en espèces pour échapper à l'impôt sur le revenu.

Cet article traite des questions juridiques et fiscales et des lois fédérales relatives à l'impôt sur le revenu, les charges sociales et autres questions fiscales.

Problèmes de paie et d'impôt en payant les employés en espèces

• Les employeurs doivent retenir les charges sociales (impôt fédéral et provincial et FICA) sur les salaires des employés;
• Les employeurs doivent également déclarer et payer ces charges sociales, y compris les cotisations salariales et patronales des impôts FICA, à l'IRS
• Les autres impôts sur l'emploi doivent être payés sur les revenus des employés, y compris les impôts paiements
• Les employeurs doivent déclarer chaque année le revenu d'un employé sur le formulaire W-2. Cela comprend le revenu en espèces.
• Les employeurs doivent vérifier l'admissibilité au travail des nouveaux employés en utilisant le formulaire I-9 ou le système E-Verify. Cette vérification place l'employé dans le système fédéral, et si ces employés sont payés en espèces, les vérifications croisées des agences peuvent révéler des tentatives d'éviter les charges sociales en payant en espèces.

Effet des paiements en espèces sur les employés

• Les employés payés en espèces qui n'ont pas d'impôt FICA retenu se voient refuser les revenus de la sécurité sociale qui auraient pu être utilisés pour calculer leurs prestations sociales potentielles.
• De même, les employés qui ne sont pas «sur la liste de paie» ne sont pas éligibles à l'indemnisation des travailleurs ou aux allocations de chômage.

CPA Gail Rosen parle de payer les employés avec de l'argent:

Payer illégalement des travailleurs en espèces peut entraîner de graves problèmes en plus des problèmes fiscaux. Quand un travailleur n'est «pas sur les livres», vous pouvez soudainement avoir des responsabilités contingentes qui peuvent vraiment être désastreuses.
Si un travailleur se blesse au travail et atterrit à l'hôpital, on lui demandera s'il a été blessé au travail. Si le travailleur blessé répond oui, alors il sera couvert par l'indemnisation des travailleurs. Vous avez de sérieux ennuis, si vous n'avez pas payé l'indemnisation des travailleurs parce que vous les avez payés en espèces. La même chose est vraie pour ne pas payer dans le fonds d'invalidité et d'assurance chômage. Si, par exemple, vous licenciez le travailleur et que celui-ci fait une demande de chômage, des auditeurs frapperont à votre porte.

Enfants, conjoints ou membres de la famille en espèces

Les salaires des enfants de moins de 18 ans qui travaillent dans votre entreprise sont soumis aux mêmes exigences de retenue d'impôt, de charges sociales et d'impôts que les autres employés.Si vous engagez vos propres enfants, ils ne peuvent pas être soumis à des taxes FICA, mais leur salaire doit être déclaré à l'IRS. En savoir plus sur l'embauche de vos enfants en tant qu'employés.

L'embauche de votre conjoint ou d'autres membres de la famille pour travailler pour votre entreprise et payer en espèces peut également priver cette personne de prestations de sécurité sociale.

Et toutes les autres questions mentionnées ci-dessus, y compris votre responsabilité légale de déclarer et de payer les charges sociales, s'appliquent.

Payer des entrepreneurs indépendants en espèces

De nombreuses entreprises paient des travailleurs contractuels (travailleurs occasionnels, travailleurs d'été). Les paiements aux entrepreneurs indépendants ont moins de problèmes que ceux des employés, deux points méritent d'être signalés:

• être signalé annuellement sur le formulaire 1099-MISC, et
• Vous devez vérifier l'identité du contribuable pour les entrepreneurs indépendants, si l'identification du contribuable ne peut pas être vérifiée, vous devez retenir la retenue d'impôt de l'entrepreneur. Si vous souhaitez que ces paiements en espèces soient déduits en tant que dépenses dans votre déclaration de revenus, vous devez également payer les petits paiements en espèces par l'intermédiaire d'une caisse de petite caisse, avec la documentation appropriée. cet article n'est PAS destiné à aider les employeurs à échapper aux taxes.