Comment offrir une orientation efficace aux nouveaux employés

Orienter les employés vers leur lieu de travail et leur emploi est l'une des fonctions les plus négligées de nombreuses organisations. Un manuel de l'employé et des piles de documents ne suffisent plus lorsqu'il s'agit d'accueillir un nouvel employé dans votre organisation.

Les plaintes les plus fréquentes au sujet de l'orientation des nouveaux employés sont les suivantes: il est accablant, ennuyeux ou le nouvel employé doit sombrer ou nager. Les employés ont l'impression que l'organisation a déversé sur eux trop d'informations qu'ils étaient censés comprendre et mettre en œuvre en trop peu de temps.

Le résultat est souvent un nouvel employé confus qui n'est pas aussi productif qu'il pourrait l'être. Il est également plus susceptible de quitter l'organisation dans l'année. Cela coûte cher à l'employeur et à l'employé. Multipliez ceci par le nombre d'employés que vous engagez chaque année et le coût du chiffre d'affaires devient important.

Avec une pénurie de main-d'œuvre continue, le développement d'une expérience d'orientation efficace des employés continue d'être crucial. Il est essentiel que les nouveaux programmes d'embauche soient soigneusement planifiés pour éduquer l'employé sur les valeurs et l'histoire de l'organisation et sur qui est qui dans l'organisation.

Un programme d'orientation bien pensé, qu'il dure un jour ou six mois, aidera non seulement à retenir les employés, mais aussi à augmenter la productivité des employés. Les organisations qui ont de bons programmes d'orientation accélèrent la mise en place de nouvelles personnes, harmonisent mieux ce que les employés font et ce que l'organisation a besoin de faire, et ont des taux de roulement inférieurs.

Objectifs de l'orientation

Les employeurs doivent se rendre compte que l'orientation n'est pas seulement un geste agréable de la part de l'organisation. Il constitue un élément important de l'accueil des nouveaux employés et de l'intégration de l'organisation.

• Pour réduire les coûts de démarrage: Une orientation correcte peut aider l'employé à atteindre une vitesse beaucoup plus rapidement, réduisant ainsi les coûts associés à l'apprentissage du travail.
• Pour réduire l'anxiété: Tout employé qui se trouve dans une nouvelle situation étrange éprouvera de l'anxiété qui l'empêchera d'apprendre à faire son travail. Une bonne orientation aide à réduire l'anxiété qui résulte de l'entrée dans une situation inconnue et aide à fournir des lignes directrices pour le comportement et la conduite, afin que l'employé n'ait pas à subir le stress de deviner.
• Pour réduire le chiffre d'affaires des employés: Le taux de roulement du personnel augmente lorsque les employés estiment qu'ils ne sont pas valorisés ou qu'ils occupent des postes où ils ne peuvent pas faire leur travail. L'orientation montre que l'organisation valorise l'employé et aide à fournir les outils nécessaires pour réussir dans l'emploi.
• Pour gagner du temps pour le superviseur: En résumé, plus l'orientation initiale est bonne, moins les superviseurs et les collègues auront tendance à enseigner à l'employé. Vous pouvez couvrir efficacement et efficacement tout ce qui concerne l'entreprise, les services, l'environnement de travail et la culture pendant l'orientation. Le manager et les collaborateurs n'auront alors qu'à renforcer ces concepts.
• Pour développer des attentes d'emploi réalistes, des attitudes positives et la satisfaction professionnelle: Il est important que les employés apprennent le plus tôt possible ce que l'on attend d'eux et ce qu'ils attendent des autres, en plus d'apprendre les valeurs et attitudes de l'organisation.
  Alors que les gens peuvent apprendre de l'expérience, ils feront beaucoup d'erreurs inutiles et potentiellement dommageables. Les principales raisons pour lesquelles les programmes d'orientation échouent: Le programme n'était pas planifié; l'employé n'était pas au courant des exigences du poste; l'employé ne se sent pas le bienvenu.

L'orientation des employés est importante - l'orientation offre de nombreux avantages et vous pouvez utiliser les commentaires des employés participants pour améliorer vos orientations.

Jetez un coup d'œil aux dix meilleures façons d'éteindre un nouvel employé.

Tous les nouveaux employés devraient suivre un nouveau programme d'orientation professionnelle conçu pour les aider à s'adapter à leur emploi et à leur milieu de travail et pour leur inculquer une attitude positive au travail et une motivation dès le début.

Un programme d'orientation des nouveaux employés bien pensé peut réduire le roulement de personnel et faire économiser des milliers de dollars à une organisation. L'une des raisons pour lesquelles les gens changent d'emploi est qu'ils ne se sentent jamais bienvenus ou font partie de l'organisation à laquelle ils adhèrent.

Que devez-vous inclure dans votre nouveau processus d'orientation des employés?

Le principe le plus important à transmettre lors d'une séance d'orientation est votre engagement envers l'amélioration continue et l'apprentissage continu. De cette façon, les nouveaux employés se sentent à l'aise de poser des questions pour obtenir l'information dont ils ont besoin pour apprendre, résoudre des problèmes et prendre des décisions.

Un processus d'orientation bien pensé demande de l'énergie, du temps et de l'engagement, mais il est généralement avantageux pour l'employé, le ministère et l'organisation. Le comté de Mecklenburg (Caroline du Nord) a réussi à réorganiser son programme d'orientation des employés.

L'employeur voulait être à la hauteur de son credo: les employés constituent la plus grande ressource de l'organisation. En 1996, dans le cadre d'une initiative plus vaste visant à redéfinir les services pour répondre aux besoins des clients, le personnel du département des ressources humaines du comté de Mecklenburg a pris une décision intelligente. Ils considéraient les nouveaux employés comme faisant partie de leur clientèle et demandaient à leurs clients ce qu'ils voulaient.

On a demandé aux employés ce qu'ils voulaient et ce dont ils avaient besoin de l'orientation. On leur a aussi demandé ce qu'ils aimaient et n'aimaient pas l'orientation. On a demandé aux nouveaux employés ce qu'ils voulaient savoir sur l'organisation. De plus, on a demandé aux cadres supérieurs de l'organisation ce qu'ils croyaient important pour les employés d'apprendre lorsqu'ils se joignaient à la masse salariale du comté.

Grâce aux commentaires recueillis auprès des employés, le personnel de formation en ressources humaines de Mecklenburg s'est d'abord rendu compte que répondre aux besoins des employés nécessitait plus d'une demi-journée de formation. Faisant confiance aux commentaires des employés, les formateurs ont élaboré une orientation d'une journée qui donnait aux employés ce qu'ils disaient vouloir et ce que la haute direction croyait que les employés devaient savoir.

Essentiellement, le mélange d'orientation inclut maintenant les sujets moins passionnants tels que W-2 et diverses politiques et procédures, mais il inclut également des détails qui permettent à l'employé de savoir quelque chose au sujet de l'organisation.

Vous en voulez plus sur la façon de planifier une orientation des employés qui soit bénéfique et amusante?

Principales questions relatives à la planification de l'orientation des employés

Les professionnels des ressources humaines et les cadres hiérarchiques doivent d'abord examiner les principales questions de planification d'orientation avant de mettre en œuvre ou de réorganiser un programme en cours. Ce sont les questions clés à poser.

• Qu'est-ce que les nouveaux employés ont besoin de savoir sur cet environnement de travail qui les rendrait plus à l'aise?
• Quelle impression et quel impact souhaitez-vous avoir lors du premier jour d'un nouvel employé?
• Quelles politiques et procédures clés les employés doivent-ils connaître le premier jour pour éviter les erreurs le deuxième jour? Concentrez-vous sur les questions vitales.
• Quelles choses spéciales (bureau, espace de travail, équipement, instructions spéciales) pouvez-vous fournir pour que les nouveaux employés se sentent à l'aise, bienvenus et en sécurité?
• Quelle expérience positive pouvez-vous offrir à la nouvelle employée qu'elle pourrait discuter avec sa famille à la fin de la première journée de travail? L'expérience devrait être quelque chose pour que le nouvel employé se sente valorisé par l'organisation.
• Comment pouvez-vous aider le superviseur du nouvel employé à être disponible pour le nouvel employé le premier jour afin d'apporter une attention personnelle et de transmettre un message clair indiquant que le nouvel employé est un ajout important à l'équipe de travail?

Comment mettre votre meilleur pied en avant pour un nouvel employé

Puisque les premières impressions sont cruciales, voici quelques conseils pour mettre votre meilleur pied en avant.

• Commencez le processus avant que la nouvelle personne commence à travailler. Envoyez un agenda au nouvel associé avec la lettre d'offre afin que l'employé sache à quoi s'attendre. Restez en contact après avoir accepté le poste pour répondre aux questions. Assurez-vous que l'aire de travail de la nouvelle personne est prête pour le premier jour de travail.
• Assurez-vous que les collaborateurs clés savent que l'employé commence et encouragez-les à venir dire «bonjour» avant le début de l'orientation. Une nouvelle lettre de bienvenue des employés avec un ordre du jour permet aux collègues de rester en contact avec la nouvelle employée et son emploi du temps.
• Attribuez un mentor ou un copain, montrez la nouvelle personne, faites des présentations et commencez l'entraînement. Laissez le mentor avoir un préavis suffisant pour pouvoir faire des préparatifs. La relation de mentorat devrait continuer pendant 90 jours et peut continuer beaucoup plus longtemps si la paire établit une excellente relation. De nombreuses relations durent des années et peuvent même devenir un parrainage.
• Commencez par les bases. Les gens deviennent productifs plus tôt s'ils sont fermement ancrés dans les connaissances de base dont ils ont besoin pour comprendre leur travail.Concentrez-vous sur le pourquoi, le quand, le où et le comment du poste avant de les attendre à gérer des missions ou des grands projets. Ne les submergent pas avec trop d'informations.
• Fournissez des exemples sur la façon de remplir les formulaires et la description de travail de la personne avec le paquet d'orientation.
• Amusez-vous bien. Concentrez-vous uniquement sur les sujets très importants du manuel. Jouez à des jeux, cela peut aider les gens à apprendre. Les jeux incluent Photo Match: après la visite. Chaque employé reçoit des photos d'autres employés et une liste de noms. L'objet est de faire correspondre le nom avec le visage.
  Chasse aux signatures: Pendant que les employés visitent l'établissement, fournissez-leur un morceau de papier avec les noms de plusieurs associés qu'ils rencontreront. Ils sont ensuite invités à obtenir les signatures des personnes qu'ils rencontrent. L'employé qui obtient le plus de signatures d'une variété de nouveaux collègues obtient un prix.
  D'autres jeux qui se rapportent à ce que l'employé a appris pendant l'orientation sont également des assurances efficaces que l'orientation est réussie.
• Fournissez une liste de FAQ avec une personne de contact et un numéro de téléphone ou une extension.
• Prévoyez d'emmener le nouvel employé déjeuner ou demandez à d'autres personnes de se joindre au nouvel employé dans la salle à manger ou dans une salle de conférence avec d'autres membres du ministère. Le premier jour de travail n'est pas le jour pour laisser le nouvel employé seul pendant le déjeuner.
  C'est un bon moment pour le superviseur d'emmener l'employé déjeuner, d'inclure d'autres collègues et de s'assurer que l'employé est à l'aise. C'est aussi un excellent environnement dans lequel les employés peuvent apprendre à se connaître les uns les autres et le nouveau collaborateur.
• Gardez à l'esprit la famille de la nouvelle personne. Un nouvel emploi signifie un ajustement pour toute la famille, surtout s'ils ont déménagé. Faites ce que vous pouvez pour faciliter la transition et les aider à se sentir à l'aise dans la communauté.
• Demandez des commentaires. Renseignez-vous auprès des anciens nouveaux employés sur la façon dont ils ont perçu le processus d'orientation et n'ayez pas peur de faire des changements en fonction de ces recommandations. Vous pouvez envoyer une évaluation deux à quatre semaines après le début de l'emploi, et demander: Maintenant que vous avez travaillé pour l'entreprise, l'orientation des nouveaux employés a-t-elle répondu à vos besoins?
  Après que l'employé a travaillé pour vous pendant un certain temps, il découvre ce qu'il aurait dû apprendre, mais pas à l'orientation. Dans le comté de Mecklenburg, Allyson Birbiglia, l'un des formateurs, a déclaré: «Nous reconnaissons que nous devons continuellement améliorer notre orientation pour répondre aux besoins changeants de nos clients, mais ce qui fonctionne actuellement risque de ne pas bien servir nos employés le mois prochain. année. "

Un programme d'orientation efficace - ou l'absence d'un programme - fera une différence significative dans la rapidité avec laquelle un nouvel employé devient productif et a d'autres répercussions à long terme pour votre organisation. La fin du premier jour, la fin de la première semaine, la fin de chaque journée de travail, est tout aussi importante que le début.

Aidez vos employés à penser que vous voulez qu'ils reviennent le jour suivant, le suivant et le suivant.