Informations de base sur le formulaire W-2

Qu'est-ce qu'un formulaire W-2?

Un formulaire W-2 est une déclaration que les employeurs doivent préparer chaque année pour les employés, en indiquant les gains bruts totaux de l'employé, les revenus de la sécurité sociale, les revenus de l'assurance-maladie et les impôts fédéraux et employé. Le but de ce formulaire est de fournir à l'employé des informations qui doivent être incluses dans son formulaire d'impôt sur le revenu. Il donne également l'Administration de la sécurité sociale et l'IRS des informations pour vérifier la déclaration de revenus de l'employé.

Quand le formulaire W-2 est-il dû?

CHANGEMENT IMPORTANT: À compter des rapports fiscaux annuels de 2016 et pour toutes les années subséquentes, les formulaires W-2 et W-3 doivent être déposés auprès de la Social Security Administration (SSA) au plus tard le 31 janvier de l'année suivante. Ainsi, pour les paiements d'impôt de 2017, vous devez déposer avant le 31 janvier 2018. Le changement a été mis en œuvre afin de réduire la fraude fiscale. Les 2018 délais de déclaration annuelle de la taxe sur les salaires pour les paiements d'impôt de 2017 indiquent les dates exactes pour l'année en cours.

Le formulaire W-2 doit être remis aux employés au plus tard à la fin de janvier, avec les informations de l'année civile précédente. Cette date limite n'a pas changé. Les W-2 doivent inclure un formulaire de transmission W-3, sauf si vous déposez en ligne avec la SSA. La date limite du 31 janvier s'applique aux envois postaux et en ligne à la SSA. Le dépôt après la date limite peut entraîner des pénalités pour production tardive.

Oui, vous devez déposer les W-2 auprès de la Social Security Administration (SSA) dans les mêmes délais que ceux que vous avez fournis aux employés.

C'est une bonne raison pour donner ses formulaires aux employés au début de janvier, de sorte que vous pouvez trouver et corriger les erreurs avant de déposer auprès de la SSA.

Parties du formulaire W-2

Un formulaire W-2 est une forme à plusieurs parties:

• La copie A est envoyée à l'Administration de la sécurité sociale. La copie A est habituellement imprimée sur une forme rouge pouvant être balayée par un laser spatial. Si vous produisez une copie papier, vous devez utiliser uniquement le papier fourni par la SSA.
• L'exemplaire 1 est pour la ville, l'État ou la localité
• L'exemplaire B est destiné à être déposé avec la déclaration fédérale de l'employé
• L'exemplaire C est pour les dossiers de l'employé
• L'exemplaire 2 est un autre exemplaire pour une ville. ou la localité
• L'exemplaire D est pour les dossiers de l'employeur.

Où puis-je obtenir des formulaires W-2?

Vous ne pouvez pas copier le formulaire W-2 sur Internet. Comme indiqué ci-dessus, la copie A du formulaire est imprimée sur du papier spécial. Vous devez utiliser les formulaires "officiels". Vous pouvez obtenir les formulaires officiels W-2 auprès d'un magasin de reprographie, à partir de certains logiciels d'impôt (recherchez la version pour petites entreprises) ou auprès de votre préparateur de déclarations de revenus.

De quelles informations ai-je besoin pour remplir les formulaires W-2?

Informations sur votre entreprise

Pour chaque W-2, vous devez inclure des informations sur votre entreprise:

• Votre numéro d'employeur
• Votre nom commercial
• Votre adresse professionnelle
• Votre entreprise

Informations sur vos employés

Pour chaque employé, vous aurez besoin d'informations personnelles à jour:

• Numéro de sécurité sociale ou autre numéro d'identification fiscale < Nom
• Adresse
• Renseignements sur les gains des employés

Ensuite, vous aurez besoin de renseignements sur les salaires totaux et les retenues pour chaque employé pour l'année dernière:

Total des salaires, pourboires et autres compensations

• Salaire total de la sécurité sociale (jusqu'à concurrence de la sécurité sociale maximale)
• Salaire total de l'assurance-maladie (égal au salaire total)
• Conseils de sécurité sociale et conseils attribués

Information sur les régimes de retraite vous devrez indiquer, pour chaque W-2, si chaque employé participe à un régime de retraite ou à un régime non qualifié wi votre entreprise, si cet employé est un employé statutaire, ou si la personne a reçu une indemnité de maladie de tiers.

Information sur les prestations spéciales

L'encadré 13 du W-2 exige des renseignements sur les déductions pour les régimes d'avantages sociaux des employés et autres retenues qui doivent être déclarées dans la déclaration de revenus de l'employé. Les instructions du formulaire W-2 contiennent un guide de référence pour les codes de la case 13.

Numéro de contrôle (facultatif)

Vous pouvez ajouter un numéro de contrôle interne sur chaque formulaire W-2 si vous payez plusieurs employés. Vous pouvez générer le numéro vous-même, ou votre logiciel de préparation de la paie peut générer ce numéro.

Où puis-je trouver les informations pour le W-2?

Les informations de ce formulaire proviennent de votre registre de paie, qui indique les totaux cumulatifs de chaque employé pour les salaires et retenues, ainsi que les déductions pour les régimes médicaux, les comptes d'épargne santé et d'autres éléments. Vous aurez également besoin d'un formulaire W-4 actuel pour chaque employé. Le formulaire W-4 est utilisé par l'employé pour vous donner son adresse,

Comment remplir le formulaire W-2?

Cet article sur la façon de remplir le formulaire W-2 vous guide étape par étape dans le processus.

Comment envoyer le formulaire W-2? Puis-je envoyer ces formulaires en ligne?

Vous envoyez le formulaire W-2 à l'Administration de la sécurité sociale (ASS), fin février. Oui, vous pouvez soumettre ces formulaires en ligne à la SSA, en utilisant leur service Business Online. Si vous avez 250 formulaires W-2 ou plus, vous devez les soumettre à l'ASS en ligne.

Et si je fais une erreur sur un formulaire W-2?

Avant d'envoyer ces formulaires aux employés, vérifiez les erreurs courantes. Si vous faites une erreur, vous pouvez facilement corriger le formulaire et remettre le formulaire corrigé à l'employé. Si l'erreur est découverte après que vous avez soumis les formulaires à l'administration de la sécurité sociale, voici le processus de correction du formulaire. Vous devez également soumettre à nouveau le formulaire de transmission W-3.