Processus de sélection des fournisseurs réussi

Le processus de sélection des fournisseurs peut s'avérer très compliqué et émotionnel si vous ne savez pas comment l'aborder dès le départ. Voici cinq étapes pour vous aider à choisir le bon fournisseur pour votre entreprise. Ce guide vous montrera comment analyser les besoins de votre entreprise, rechercher des fournisseurs potentiels, guider l'équipe dans la sélection du fournisseur gagnant et vous fournir des informations sur les négociations contractuelles et éviter les erreurs de négociation.

1. Analyser les besoins de l'entreprise

Avant de commencer à collecter des données ou à réaliser des entretiens, rassemblez une équipe de personnes ayant un intérêt direct dans ce processus particulier de sélection des fournisseurs. La première tâche que l'équipe de sélection des fournisseurs doit accomplir est de définir, par écrit, le produit, le matériel ou le service que vous recherchez pour un fournisseur. Ensuite, définissez les exigences techniques et commerciales. En outre, définissez les exigences du fournisseur. Enfin, publiez votre document dans les domaines pertinents pour ce processus de sélection des fournisseurs et demandez leur avis. Demandez à l'équipe d'analyser les commentaires et de créer un document final. En résumé:

1. Assembler une équipe d'évaluation
2. Définir le produit, le matériel ou le service
3. Définir les exigences techniques et opérationnelles
4. Définir les exigences du fournisseur
5. Publier un document d'exigences pour approbation < 2. Recherche de fournisseur

Maintenant que vous avez un accord sur les exigences de l'entreprise et du fournisseur, l'équipe doit maintenant commencer à rechercher des fournisseurs potentiels qui seront en mesure de livrer le matériel, le produit ou le service.

Plus la portée du processus de sélection des fournisseurs est grande, plus le nombre de fournisseurs à placer sur la table sera important. Bien sûr, tous les fournisseurs ne satisferont pas à vos exigences minimales et l'équipe devra décider de quels fournisseurs vous obtiendrez plus d'informations. Ensuite, écrivez une demande de renseignements (RFI) et envoyez-la aux fournisseurs sélectionnés.

Enfin, évaluez leurs réponses et sélectionnez un petit nombre de fournisseurs qui feront la «liste courte» et passeront au tour suivant. En résumé:

Compiler une liste de fournisseurs possibles

1. Sélectionner les fournisseurs pour demander plus d'informations à partir de
2. Écrire une demande d'information
3. Évaluer les réponses et créer une "liste restreinte" de fournisseurs > 3. Demande de proposition (RFP) et demande de devis (RFQ)
4. Les exigences métier sont définies et vous disposez d'une liste restreinte de fournisseurs que vous souhaitez évaluer. Il est maintenant temps d'écrire une demande de proposition ou une demande de devis. Quel que soit le format choisi, votre DDP ou votre DDP devrait contenir les sections suivantes:

Détails de la soumission

Introduction et résumé

1. Aperçu des activités et contexte
2. Spécifications détaillées
3. Hypothèses et contraintes
4. Termes et Conditions
5. Critères de sélection
6. En savoir plus sur Comment rédiger une demande de propositions (DP) ou une demande de prix (RFQ)
7. 4.Évaluation de la proposition et sélection du fournisseur

• L'objectif principal de cette phase est de minimiser l'émotion humaine et le positionnement politique afin d'arriver à une décision qui est dans le meilleur intérêt de l'entreprise. Soyez rigoureux dans votre enquête, demandez l'avis de toutes les parties prenantes et utilisez la méthodologie suivante pour guider l'équipe vers une décision de sélection unifiée:

Examen préliminaire de toutes les propositions de fournisseurs

Exigences commerciales et exigences du fournisseur

1. Affectation Valeur pour chaque besoin
2. Attribuer une valeur de performance pour chaque besoin
3. Calculer un score de performance totale
4. Sélectionner le fournisseur gagnant
5. En savoir plus sur Comment évaluer les propositions et sélectionner un fournisseur
6. 5. Stratégies de négociation des contrats

• La dernière étape du processus de sélection des fournisseurs consiste à élaborer une stratégie de négociation des contrats. Rappelez-vous, vous voulez "partenaire" avec votre fournisseur et non "les emmener chez les nettoyeurs." Passez en revue vos objectifs pour la négociation de votre contrat et planifiez les négociations sur les points suivants:

Classement de vos priorités avec les alternatives

Connaissez la différence entre ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez

1. Vous savez quand partir
2. Définir tout moment Contraintes et repères
3. Évaluer les responsabilités et les risques potentiels
4. Confidentialité, non-concurrence, règlement des différends, changements dans les exigences
5. Faites la même chose pour votre fournisseur un mille dans leurs chaussures)
6. En savoir plus sur Comment planifier les stratégies de négociation de contrats
7. 6. Erreurs de négociation de contrat

• La plus petite erreur peut tuer un processus de négociation de contrat par ailleurs productif. Évitez les erreurs de négociation de contrat et évitez de mettre en péril un processus de négociation de contrat autrement productif.

En savoir plus sur Comment éviter les erreurs de négociation contractuelle